Skip to main content

Hva gjør en Travel Manager, og hvordan kan Egencia Analytics Studio være nyttig?

3 måter Egencia Analytics Studio kan hjelpe Travel Managers på

5 min
Publisert: 15 July 2020
Analytics-Studio-main-image.jpg

Du tenker kanskje at det er lett å beskrive forretningsreiser, men detaljene blir fort utydelige. Uten effektiv dataanalyse og -visualisering kan det være vanskelig å snakke konkret om reiseprogrammets resultater.

Forretningsreiser virker som et enkelt tema: Folk reiser. De bruker bedriftens penger på reiser med fly, tog og leiebil og opphold på hotell. Det virker relativt ukomplisert, men det er det ikke.

Uansett hvor stort forretningsreiseprogrammet er, mangler de fleste Travel Managers noen nøkkeltall. Hvor mange bestilte på forhånd, som de skal gjøre? Bruker mange nok ansatte bedriftens forretningsreisebyrå? Hvor mye førte avtalepriser til at bedriften sparte på reiseutgifter siste kvartal? Hjelper forretningsreisebyrået bedriften med å spare penger automatisk? Spørsmål som disse krever de riktige tallene og analysene, slik at du får svarene du trenger.

Egencia Analytics Studio er løsningen. Denne brukervennlige funksjonen på plattformen vår er utviklet med Travel Managers og rapportbehovene deres i tankene. Den er rett og slett til for de som har forretningsreiseadministrasjon som yrke. Med Analytics Studio kan du få visuelle fremstillinger av reiseutgifter, oppdage hva som skjuler seg i tallene, og finne nye måter å spare på. Følg med på tendenser over tid for å optimalisere utgiftene på tvers av reisekategorier som fly, hotell, tog og leiebil. Analytics Studio er mer enn en vanlig oversikt. Du får ikke bare utfyllende visualiseringer av data raskt, men også muligheten til å dele viktige reisedata og -resultater med interne team og ledere.

Å vite hvor mange reisende som benytter seg av forretningsreisebyrået deres og bestiller i samsvar med reisepolicy er det viktige første steget mot effektiv administrering av forretningsreiseprogrammet ditt. Med Analytics Studio får du klare svar rundt nøkkeltallene dine. Du kan raskt få tilgang til visuelle fremstillinger av tall som utgifter, online-andel, policyetterlevelse og mer på tvers av hele reiseprogrammet. Hvis du ønsker å dykke dypere ned i tallene, kan du for eksempel filtrere etter transportmetode eller avdeling.

Gjennom samarbeidet vårt med bedrifter som bruker forretningsreiser som del av vekststrategien sin, har vi funnet tre måter Analytics Studio hjelper Travel Managers på.

1. Forstå utgiftene

Med Analytics Studio er det mulig å lage overbevisende rapporter som kan deles med HR-, økonomi- og innkjøpsavdelingene i tillegg til ledelsen. Vi gjør dette mulig ved å lage en samlet oversikt over bedriftens forretningsreisedata. Egencia lagrer alle reisedataene på ett sted, uansett om bestillingene gjøres online, offline eller i appen, slik får du en fullstendig oversikt over forretningsreiseprogrammet.

Å forstå hvor utgiftene dine ligger er fundamentalt viktig. Tenk for eksempel på flyutgifter. Det er viktig å vite hvilke ruter som flys mest, hvor ofte de flys, og hvem som flyr. Når du har denne informasjonen, kan du se på hvor mye penger som er blitt brukt, og finne ut om du kan spare penger ved å forhandle frem avtalepriser med flyselskapene. Hvis bedriftens reisevirksomhet endres fra år til år, kvartal til kvartal eller til og med fra initiativ til initiativ, er det viktig å vite hva man skal bruke ressurser på.

Flyoversikten i Analytics Studios gir deg fullstendig oversikt over hele bedriftens flyutgifter. Der kan du gjøre et dypdykk i utgifts- og transaksjonstallene per reisende, flyrute eller flyselskap. Hvis du ønsker å gå enda dypere til verks, får du også rapporter per avdeling, type reise (innenlands eller utenlands) og kabinklasse. Oversikter som denne finnes også for hotell, tog og leiebil.

2. Se flere lag med reisedata på en rask måte

Relevans er avgjørende for effektiv kommunikasjon om reisedata med kolleger og sjefer. Om du for eksempel administrerer reiser for én region i en bedrift som holder til i en rekke land, vil du først og fremst være interessert i hva som skjer i denne regionen. Det kan være nyttig å ha det store bildet, men ledere er vanligvis interessert budsjettet sitt, ikke hele bedriften.

Travel Managers kan gi ansatte ulike typer tilgang til Analytics Studio basert på rollen de har Systemet er fleksibelt og kan tilpasses dine forretningsbehov. Reglene lar brukerne se det de trenger for å gjøre jobben sin, men ikke mer enn det. På denne måten får ikke ansatte tilgang til data som ikke angår dem, og de blir ikke overlesset med informasjon om sider ved bedriften som ikke er knyttet til jobben deres.

Analytics Studio gir også muligheten til å dykke dypt ned i tallene. Du kan filtrere datavisualiseringene etter avdeling eller reisegruppe. La oss si du vil sammenligne avdeling A med avdeling B når det gjelder i hvilken grad hver gruppe følger forkjøpsreglene. Analytics Studio har enkle, klikk-baserte funksjoner slik at du raskt kan opprette sammenlignende visuelle diagrammer. Dette kan hjelpe deg med å oppdage mønstre og tendenser i reiseprogrammet som ledelsen bør være obs på, eller som kan gi muligheter for sparing eller tilpassing av strategien for etterlevelse.

Datavisualisering for multinasjonale bedrifter

3. Bruk rapporter for å ivareta de reisendes sikkerhet

Reisepolicyer skal bidra til å spare penger, men for å gjøre det må de overholdes. For å øke nivået av etterlevelse må det være enkelt å finne ut hvem som ikke overholder policyen. Det må også være mulig å innhente data om hva manglende etterlevelse koster bedriften. En global forretningsreiseløsning gjør det dessuten mye enklere å samle inn data.

Hvis du legger frem data i samtaler om reisepolicyen, kan det også bidra til at online-andelen øker. Avvik kan for eksempel oppstå dersom det ikke tas hensyn til de ansattes lokale reiseskikker. Hos Egencia forstår vi viktigheten av å støtte visse typer transport og å ha policyer som underbygger dette. En analyse av besparelser som oppnås lokalt gjennom etterlevelse av reisepolicyen, kan også gi innsikt i hvilke policyer som kan fungere bra globalt.

Analytics Studio er bygget for å være brukervennlig for de som har som forretningsreiseadministrasjon som yrke. Det gir deg muligheten til å forstå hvor godt reiseprogrammet fungerer, hvordan det kan forbedres, hvor du kan finne sparemuligheter og hvordan du effektivt kan kommunisere med hvem som helst i din bedrift om programmets effektivitet.

Du finner mer informasjon i Egencia Analytics Studio-dokumentet.

Var dette innholdet nyttig?
0

Looking for better business travel solutions? Get in touch with our team.