Reiser vil alltid være en viktig del av forretningslivet. En sterk reisekultur hjelper bedrifter med å ivareta strategisk viktige relasjoner, skape innovasjon og få konkurransefordeler i bransjen. Men det er ingen tvil om at forretningsreiser er annerledes nå enn de har vært tidligere.

Mens bedrifter navigerer seg gjennom gjenoppbyggingen etter COVID-19, må Travel Managers balansere hensynet til risikostyring med behovet for vekst. Den gode nyheten er at det finnes ting du kan gjøre for å være proaktiv og forberedt.

Følg vår femtrinnsguide til å relansere forretningsreiseprogrammet ditt når pandemien er over.

Innholdsfortegnelse:

Trinn 1: Forbered deg på – og tre inn i – rollen som Travel Manager

Trinn 2: Bli en ekspert på risikostyring ved å bruke reisepolicyen din

Trinn 3: Hjelp dine reisende med å føle seg trygge og komfortable

Trinn 4: Reduser risiko og administrer utgifter ved å gjøre bruken av bedriftens forretningsreisebyrå obligatorisk

Trinn 5: Analyserer og optimaliserer forretningsreiseprogrammet ditt

Trinn 1: Forbered deg på – og tre inn i – den nye rollen som Travel Manager

Forretningsreiselandskapet har endret seg radikalt i løpet av det siste året, og det samme har rollen som Travel Manager. Risikostyring og utgiftskontroll står høyt på agendaen i de fleste bedrifter, noe som betyr at toppledelsen følger med på bedriftens reisevirksomhet på en ny måte. Din jobb er å formidle viktig informasjon og strategisk input for å omforme forretningsreiseprogrammet ditt på den måten som i størst grad hjelper bedriften din navigere seg gjennom disse usikre tidene.

Her er fire måter du kan forberede deg på denne nye virkeligheten på:

• Identifiser viktige nye interessenter: Forretningsreisenes viktighet har endret seg i mange bedrifter, og bedriftens reisevirksomhet blir nå ofte diskutert på toppledernivå både med tanke på bedriftens bunnlinje og de ansattes velferd.
  Som et første trinn bør du lage en liste over interessenter rundt reisevirksomhet, helse og sikkerhet – i toppledelsen, HR, drifts- og vedlikeholdsavdelingen og andre områder av bedriften – og tenk gjennom hvilke saker og risikohensyn som er mest relevante for hver enkelt av dem. Snakk også med avdelingsledere om måter deres ansatte kan trenge nye typer støtte på i tiden som kommer.
  
  Når du går gjennom denne listen, bør du merke deg hvilke av disse interessentene som vil måtte se gjennom og godkjenne beslutninger, fra strategiske beslutninger på toppnivå til godkjenning av individuelle reiser. Når du har identifisert og etablert nettverket ditt, bør du sørge for å gi dem jevnlige oppdateringer som er relevante for både dem selv og bedriften som helhet. Lær mer om hvordan du blir en enda dyktigere Travel Manager.
• Fordyp kunnskapene dine med nettseminarer: Vi får innsikter fra eksperter i nettseminarer om høyst relevante emner som «Hvordan foreberede forretningsreiseprogrammet ditt for tiden etter COVID-19» og «Planlegg fremtiden: Hvordan få mer ut av reisebudsjettet ditt etter COVID-19». Ikke gå glipp av vår nye nettseminar-serie om «den nye normalen» med Egencias toppledelse, ledere i reisebransjen, leverandører og bransjepartnere. Du kan registrere deg for kommende nettseminarer og få tilgang opptak av tidligere seminarer i seminaroversikten vår.
• Kommuniser med andre Travel Managers om beste praksiser: Egencia Connect Community har akkurat blitt mye bedre. For tiden er det stort fokus på digitale forbindelser og samhandling, og derfor har vi skapt et sted hvor Travel Managers kan holde seg oppdatert på bransjenytt, kommunisere med andre om beste praksiser og lære fra Egencias ledere.
• Bli med på Egencias opplæring i forretningsreiseadministrasjon: Vi gjør vårt konsulentteams opplæringsmateriale for Travel Managers fritt tilgjengelig for deg, slik at vi kan hjelpe deg med å håndtere den økte kompleksiteten i dagens forretningsreiselandskap. Denne opplæringen hjelper deg å få innsikt og nye ferdigheter i reiseadministrasjon, uansett om du er en erfaren Travel Manager eller ny i rollen, slik at det blir enklest mulig for deg å lykkes. Målet med disse fire kursene er å:
  • Gi deg opplæring i dagens forretningsreiselandskap.
  • Forberede deg på å ta del i strategiske samtaler i bedriften om innhenting av det tapte og tilbakevending til en mer normal reisepraksis.
  • Gi innsikt i emner som risikostyring og aktsomhetsplikt i en verden etter COVID-19.
  • Dele beste praksiser for administrering av forretningsreiseprogram, inkludert oppsett av den beste betalingsmåten, oppnåelse av et bærekraftig forretningsreiseprogram, optimalisering av besparelser og maksimal avkastning.

Trinn 2: Bli en ekspert på risikostyring ved å bruke reisepolicyen din

Startpunktet for risikostyring er å definere bedriftens nye retningslinjer for reisevirksomhet og implementere disse i reisepolicyen din ved å utføre disse tre handlingene:

1. Samkjør deg med dine interne interessenter for å svare på disse seks spørsmålene:
   • Når vil bedriften din åpne for forretningsreiser igjen – og hvilke typer reiser er det snakk om?
   • Hvor vil dine reisende ha tillatelse til å reise?
   • Hvem vil ha tillatelse til å reise?
   • Hvilke årsaker vil ligge til grunn for tillatelse til å reise, eller manglende tillatelse (hva er årsaken til reisen)?
   • Hvem må godkjenne eller avslå reisetillatelser på hvert nivå?
   • Hva er dine retningslinjer og prosedyrer for ivaretagelse av sikkerhet? Les denne artikkelen for mer informasjon om hvordan du får dine reisende til å føle seg trygge igjen.

2. Undersøk eksterne faktorer når du gransker destinasjoner og leverandører:
   • Reiserestriksjoner og -mandater: Bruk Egencia Travel Advisor for å få de siste oppdateringene om innreisekrav til hjemlandet ditt og de som står på listen din over ofte besøkte forretningsreisedestinasjoner, siden det kan være innreiseforbud eller kreves karantene i etterkant av innreise. Du vil også finne informasjon om nødvendige helsedokumenter og krav til personlig beskyttelsesutstyr.
   • Leverandørenes helse- og sikkerhetstiltak: Reisende som bestiller hotell på Egencias nettsted eller mobilapp vil kunne se overnattingsstedets helse- og sikkerhetstiltak i informasjonen som står i oppføringen. Som Travel Manager er det også smart å sjekke nettstedene til dine foretrukne leverandører for å se hvilke tiltak de har innført grunnet COVID-19 hva gjelder fleksible endringer, avbestillinger og sikkerhetstiltak. Få mer informasjon på siden om leverandører i hjelpesenteret vårt.
   • Få kunnskapen du trenger for å kunne ta informerte beslutninger rundt gjenopptagelse av reisevirksomheten: Egencias ressurs Forretningsreisetrender under COVID-19 viser en rekke indikatorer fra vår Early Recovery Simulator (ERS), for eksempel hvilke land som opplever økt reisevirksomhet (og hvordan), i hvilke bransjer det reises igjen, hvilke bransjer som forbereder seg på å reise igjen, og hvilke produkter (fly, hotell, tog og leiebil) som bestilles. Dette vil hjelpe deg med å forstå hva konkurrentene dine gjør, slik at du kan ta informerte beslutninger for din bedrift.

3. Implementer din reviderte reisepolicy i bestillingsverktøyet til Egencia. Når du har gått gjennom interne og eksterne faktorer og bestemt deg for hva du vil inkludere, kan du oppdatere reisepolicyen din på Egencia med all den nye informasjonen. Sørg for at du har dekket:
   • Grensen for antall reisende – Begrens antall reisende på samme flyvning
   • Destinasjoner utenfor policy – Definer høyrisikoruter eller -destinasjoner som utenfor policy eller blokker muligheten til å bestille fly til spesifikke destinasjoner
   • Godkjenningsinnstillinger – Definer hvem som skal godkjenne reiser – og under hvilke omstendigheter – for hver reisegruppe
   • Oppdateringer av retningslinjer for forhåndsbestillinger – Sørg for at policyen din reflekterer både hva dine reisende trenger og dine leverandørers nåværende situasjon

Få mer informasjon om å oppdatere reisepolicyen din i denne artikkelen.

Hvis du ennå ikke har en nedskrevet policy, kan du klikke her for å se Egencias policyguide for forretningsreiser under COVID-19.

Trinn 3: Hjelp dine reisende med å føle seg trygge og komfortable

Selv om dine ansatte kan være ivrige etter å møte kollegaer og kunder ansikt-til-ansikt igjen, er de sannsynligvis også bekymret for å skulle begynne å reise igjen. En del av rollen din som Travel Manager er å sørge for at dine reisende føler seg trygge, komfortable og ivaretatt gjennom hele reisen. Slik gjør du det:

Før bestilling – Invester tid i å forberede og lære opp dine reisende – før behovet for å reise oppstår.

• Kjør en intern opplæringskampanje med vår verktøykasse for gjenopptagelse av kommunikasjon, slik at du kan minne dine reisende om bedriftens bestillingsprosess og sikkerhetsretningslinjer. Hvis du aldri har gjennomført en slik kampanje før, kan du bruke denne guiden som hjelp.
• Gjør sikkerhetsretningslinjene og -prosedyrene dine tilgjengelige ved å legge til en egen link i menyen i bestillingsverktøyet. Du kan også legge til kontorene deres under egendefinerte steder for å gjøre dem lett tilgjengelige ved bestilling. Lær mer her.
• Opprett meldinger til reisende – både generelle og kontekstuelle – for å guide dine reisende gjennom bestillingsprosessen. Lær hvordan du gjør det her.
• Ønsk dine reisende velkommen tilbake med denne korte videoen om hvordan du bestiller reiser hos Egencia.

I bestillingsprosessen – Egencia gir reisende støtten og informasjonen de trenger for å ta de riktige beslutningene.

• Egencia gjør livet enklere for reisende – uansett om de bruker nettstedet eller mobilappen – gjennom å tilby en velkjent, intuitiv brukeropplevelse.
• Ansatte kan få hjelp døgnet rundt, hele uken -- Egencia Virtual Assistant (kun i Frankrike og USA) er tilgjengelig på nettstedet og i mobilappen for å hjelpe reisende med å finne svar, detaljer om reiseruten sin o.l. bare ved å skrive inn en forespørsel. Hvis reisende har behov for hjelp i arbeidstiden, vil de blir videresendt til en chat med en av Egencias reisekonsulenter.
• Reisende kan sjekke Egencias side med reiseråd mens de bestiller for å se om det finnes reiserestriksjoner, obligatoriske karantener eller andre krav som vil påvirke reisen deres.
• Reisende kan se et hotells helse- og hygienetiltak i informasjonen som står i oppføringen i Egencias søkeresultater. Og etter hvert som flere og flere hoteller utvikler ordninger basert på et sett med standarder, vil overnattingsstedene som etterlever disse standardene bli markert i bestillingsverktøyet.

Besøk denne siden for mer informasjon om å endre bestillinger.

Klikk her for å lære mer om hotellenes sikkerhetsprosedyrer.

Før reisen – Det finnes enkle handlinger du kan utføre før dine reisende drar avsted, slik at du får dem til å føle seg trygge og avslappet.

• Be om at reisende oppdatererer kontaktopplysningene og nødkontaktopplysningene sine i bestillingsverktøyet. Lær hvordan du gjør det her.
• Del en sikkerhetssjekkliste før reisen med dine reisende, slik at de føler seg godt forberedt og informert. Denne kan du laste ned og tilpasse her.

Under reisen – I dagens virkelighet er det viktig å sørge for at reisende har informasjonen og teknologien de trenger for å kunne holde kontakten og være oppdatert når de er på reise.

• Minn dine reisende på å laste ned Egencia-appen, slik at de har det de trenger når de reiser. Last ned ressurser for å promotere appen i dine interne kanaler.
• Registrer dine reisende til å motta reisevarsler fra Egencia, slik at de blir varslet umiddelbart hvis det skulle hende noe som påvirker reisen deres. Kontakt din Account Manager for å sette opp dette.
• Hold kontakten med dine reisende gjennom Egencia Traveler Tracker. Hvis en krise skulle oppstå, vil du raskt kunne fastslå hvilke reisende som befinner seg på et bestemt sted i et spesifikt tidsrom, og kommunisere direkte med dem. Lær mer om Egencia Traveler Tracker.

Etter reisen – Gjør det enkelt for dine reisende å forbedre prosessen.
Opprett en feedback-loop, slik at du kan lære fra interessenter og reisende. En undersøkelse til etter reisen vil for eksempel gjøre at reisende, ledere og andre interessenter føler at de blir hørt, samtidig som de får en måte å dele verdifulle innsikter om hva som fungerer, hva som ikke fungerer og behov du kanskje ikke hadde forutsett.

Les «Slik kommuniserer du reisepolicyen din på en effektiv måte internt»

Les «5 ting personalansatte kan gjøre for at forretningsreisende skal føle seg trygge»

Les «HMS på hoteller: Egencia og hotelleiere innfører nye tiltak for forretningsreiser»

Trinn 4: Gjør bruk av Egencia obligatorisk for å redusere risiko og administrere utgifter

Å bruke flere forskjellige reisepartnere eller å la reisende bestille gjennom forskjellige nettsteder gjør at viktige opplysninger ikke blir samlet på ett sted, noe som igjen svekker din evne til å redusere reiserisikoer og maksimere sparemuligheter. Å gjøre det obligatorisk for dine reisende å bestille gjennom Egencia vil hjelpe deg med å nå fire viktige mål:

• Risikostyring – Når reisende bestiller på Egencia, vil du kunne nå dem umiddelbart gjennom Traveler Tracker og meldinger til reisende hvis en krise skulle oppstå. I tillegg bruker vi reisevarsler til å holde dem oppdatert på situasjoner under utvikling som kan påvirke reiseplanene deres.
• Optimaliser leverandørforhandlinger – Hvis det er obligatorisk for reisende å bestille gjennom Egencia, samles alle data på ett sted. Når du kombinerer dette med intuitive visuelle verktøy, muligheter til dyptdykkende analyser og benchmarkingsrapporter, har du et arsenal av viktig informasjon som du kan ta med deg til forhandlingsbordet.
• Spar mer – Når dine reisende bestiller gjennom Egencia, vil bedriften din spare mer penger på måter som er mer eller mindre usynlige for de reisende. Sparingen begynner med Smart Mix-søkeresultatene våre, som utformer søkerangeringer basert på din bedrifts reisepolicy og den reisendes preferanser. Dine foretrukne leverandører og avtalepriser – i tillegg til spesialpriser fremforhandlet av Egencia – vises øverst på listen. Vi hjelper deg også med å spare etter at de reisende har bestilt. Savings Finder for Air and Hotel overvåker prisendringer og ombestiller kvalifiserte billetter til en lavere pris, uten at du trenger å løfte en finger.
• Administrer ubenyttede billetter – Med Egencia vises ubenyttede billetter til høyre på hjemmesiden til bestillingsverktøyet for hver reisende. Med et klikk kan de reisende deretter se hvilke flyselskaper billettene kan brukes hos, hvor mye de er verdt og når de utløper. Når en reisende bestiller en flyreise med et flyselskap hvor bedriften har en ubrukt billett, vil muligheten til å bruke tilgodebeløpet vises på betalingssiden.

Se denne kundens historie om hvordan Egencia bidrar til etterlevelse av aktsomhetsplikten.

Les om leverandørforhandlinger under og etter COVID-19

Les om hvordan du håndterer refusjoner og tilgodebeløp for flyreiser.

Les om effektene reiserapporter kan ha under COVID-19.

Trinn 5: Analyser og optimaliser forretningsreiseprogrammet ditt

Som vi alle vet er hverdagen i stadig endring nå, og slik vil det sannsynligvis fortsette i overskuelig fremtid. Dette gjør det viktigere enn noensinne at du holder øye med resultatene forretningsreiseprogrammet ditt gir, samt effekten globale hendelser har på reiselivet og hvilke spesifikke behov din bedrift har med tanke på forretningsreiseprogrammet. Slik gjør du det:

• Bruk Egencias risikostyringsverktøy – Egencia gir deg enkel tilgang til verktøy for aktsomhetsplikten, kommunikasjon med reisende og reisegodkjenning.
• Skap en feedback-loop – En undersøkelse til etter reisen vil for eksempel gjøre at reisende, ledere og andre interessenter føler at de blir hørt, samtidig som de får en måte å dele verdifulle innsikter om hva som fungerer, hva som ikke fungerer og behov du kanskje ikke hadde forutsett.
• Del og lær beste praksiser rundt COVID-19 -- Besøk vårt COVID-19 i Egencia Connect Online Community for å dele informasjon med og lære av andre.
• Få tilgang til spesialrapporter om COVID-19 med bare et trykk – Rapportsiden for COVID-19 i Egencia Analytics Studio (ligger på hjemmesiden) tilbyr en samling rapporter som hjelper deg med å redusere de økonomiske konsekvensene av pandemirelaterte reiseforstyrrelser.

Bli med i nettsamfunnet

Lær om rapportsiden for COVID-19