Er anbudsforespørsler verdt det? Når bør de gjøres og når bør de ikke det?
4 min
Emner: Blogg
En anbudsforespørsel er en formell prosess der man vurderer og sammenligner de selskapene som ønsker å være leverandør av spesifikke varer eller tjenester til bedriften. De blir ofte brukt når man skal velge forretningsreisebyrå, men det finnes både positive og negative sider ved selve prosessen.
Det kan være bedriften din har flere løsninger på plass for å håndtere forretningsreiser, det være seg en forretningsreisebyråkjede, et lokalt reisebyrå, direkte bestilling eller en kombinasjon av forskjellige løsninger. Hvis du bestemmer deg for å søke etter en totalleverandør av forretningsreisetjenester, kan dette kreve både tid og penger, men det finnes en rekke fordeler ved å holde alt det reiserelaterte på ett og samme sted.
Når du må sende ut en forespørsel
Noen ganger kan det være umulig å unngå anbudsforespørsler, takket være krav utenfra. Offentlige instanser må gjennomføre en formell anbudsrunde for alle innkjøp over et visst beløp. Andre styringsorganer er nødt til å bruke et spesifikt forretningsreisebyrå basert på et rammeverk satt opp av et innkjøpskonsortium. Derfor opererer enkelte bedrifter med retningslinjer om bruk av anbudsforespørsler, men for de fleste er dette bare et av alternativene når man skal velge en leverandør.Når du har et valg
Så hva bør du ta med i betraktningen når du undersøker om anbudsforespørsler er den rette veien å gå for bedriften?- Omfanget Du må ha oversikt over både reiseprogrammet og potensielle leverandører. En hovedfaktor i prosessen er bedriftens årlige totale reisekostnader. Reisebudsjettene kan være på alt fra 100 000 € til mer enn 10 millioner €. Du vil kanskje måtte vurdere om en fullstendig anbudsrunde er verdt tiden og kostnadene for et budsjett på under 500 000 €. Selv om møter før de formelle forhandlingene starter kan bli oppfattet som å gi en urettferdig fordel, anbefales det at du i alle fall organiserer en form for innledende møter med potensielle forretningsreisebyråer for å luke ut eventuelle leverandører som ikke vil passe bedriften. Dette vil spare dere for tid på lang sikt når dere venter på svar på anbudsforespørslene.
- Research Selv om du legger opp til en omfattende anbudsforespørsel som går over mange sider, må du allikevel være klar over hvilke spørsmål som faktisk er relevante når du skal ta en beslutning, istedenfor å bare lage et spørreskjema med bokser som skal hakes av. Et poengsystem for svarene kan virke praktisk, men kan også dekke til den faktiske verdien av reiseadministrasjonsløsningen om du kun fokuserer på faktorer som mange forretningsreisebyråer kan endre senere, slik som honoraret. Du må også være inneforstått med hvilke faktorer som er de mest viktige for deg, for ledelsen, og for de reisende.
- Beslutningstakere Hvem må være involvert i beslutningene? Reisebestillere, økonomiavdelingen, innkjøpsavdelingen, reisekontoret, HR-avdelingen, IT-avdelingen? Holder de til i samme bygning? Vil de gjerne være aktive deltakere i anbudsrunden eller bare kunne komme med innspill på områder som er relevante for dem eller den endelige beslutningen? Det kan noen ganger forlenge prosessen når du må koordinere interne møter hvis ikke alle de rette personene er involvert. Du bør skaffe deg en god oversikt over hvem som er “viktige” innen du starter hele prosessen.
- Tid og kostnader Det er viktig å separere selve kostnaden knyttet til endringene (f.eks. selve implementeringen) fra den tiden og kostnadene som er direkte koblet til anbudsrunden (f.eks. anmodning om informasjon, poengberegning og aktsomhet, intervju med de tre beste kandidatene, og diskusjon mellom beslutningstakerne). Noe annet å ta med betraktningen er om du skal gjennomføre dette ved hjelp av elektroniske verktøy eller gjøre det selv.
