Av Tanishka Goyal, Marketing Manager

Når tidene føles så usikre som de gjør nå, er det lett å ta beslutninger som kan føles riktige med tanke på den nåværende situasjonen, men som kan skade forretningsreiseprogrammet ditt på sikt. Vi har samlet forretningsreisetips og -anbefalinger fra erfarne Travel Managers samt Account Managers hos Egencia. Disse tipsene vil forhåpentligvis bidra til å styrke forretningsreiseprogrammet ditt i denne usikre tiden, i tillegg til å hjelpe deg med å være klar for fremtiden, når dine forretningsreisende skal ut igjen.

Det du kan gjøre nå

• Risikoredusering for bedriften og de reisende: Har du fremdeles ansatte på forretningsreise? Sett av et par minutter til å se nærmere på hvordan du kan støtte dem og ivareta sikkerheten deres med disse løsningene for risikohåndtering og -redusering, og få de siste oppdateringene om reisealternativer fra Egencias hjelpesenter.
• Lær mer om beste praksis innen bransjen: Bli med på et av våre virtuelle arrangementer eller besøk samlesiden for webinarer for å lære mer om hva din bedrift kan gjøre med tanke på risikohåndtering, ivaretakelse av aktsomhetsplikten og sikkerhetsforbedringer under naturkatastrofer og pandemier.
• Kom i kontakt med andre Travel Managers og Egencias ledelse: Bli med i nettsamfunnet Egencia Connect, der du kan lære mer om hvordan andre Travel Managers håndterer denne krisen, dele tips om hva som har fungert for din bedrift, og få tilgang til mange nyttige ressurser som kan støtte deg i håndteringen av forretningsreiseprogrammet ditt. I tillegg kan du delta på online-arrangementer og Q&As med Egencias ledelse for å holde deg oppdatert på de siste reisenyhetene.
• Fordyp deg i spesifikke forretningsreisetemaer: Endringene i de vanlige arbeidsmengdene gjør dette til et godt tidspunkt å sette deg bedre inn i forskjellige forretningsreisetips og -temaer som du alltid har villet lære mer om. Besøk vårt videobibliotek eller samarbeid med din Account Manager om for eksempel hvordan du setter opp betalingsvilkår og hvordan du får mer ut av Egencia Analytics Studio.
• Forbered deg nå, for å komme raskere ut av krisen: ​ Litt forberedelse vil være et godt bidrag til at forretningsreiseprogrammet fungerer godt når reisevirksomheten tiltar igjen.

1. Minn dine reisende om
   • hva de skal gjøre med ubrukte billetter
   • når de skal bruke fleksible priser
   • hvordan de selv avbestiller eller endrer reiser online
   • hvordan de oppdaterer profilen sin ved å legge til mobilnummeret sitt og opplysninger om nødkontakter
2. Se nærmere på forretningsreiseprogrammet ditt: Behovene dine vil sannsynligvis ha endret seg etter denne krisen, noe som betyr at dette er det rette tidspunktet til å gjøre endringer i forretningsreiseprogramet ditt, gå gjennom retningslinjene for aktsomhetsplikten, og kanskje til og med legge til noen bærekraftskomponenter. Du kan blant annet vurdere å ta et nærmere blikk på betalingsløsningene dine. For eksempel kan reisekontoen brukes til å samle data og strømlinjeforme avstemmingsprosessen.
3. Forbered relansering av forretningsreiseprogrammet: Når dine reisende nå må være hjemme, har du muligheten til minne dem om fordelene ved å booke online, i tillegg til å styrke bedriftens reisepolicy og -retningslinjer. Vi har utarbeidet et trinnvis program for dette, samt et sett med ressurser som du kan tilpasse med din bedrifts logo og informasjon.
4. Gjennomgå kommunikasjonsinnstillinger: Gjennomgå kommunikasjonsinnstillingene dine for å være trygg på at vi kan nå deg og dine reisende med riktig informasjon til riktig tid. Regelmessig kommunikasjon vil være viktig for å hjelpe reisende med å holde seg oppdatert gjennom denne perioden.

Det du ikke bør gjøre akkurat nå

• Ikke deaktiver/slett alle profiler for å hindre reiser: I stedet for å slette profiler, bør du se på hvordan reisepolicyen din er satt opp , slik at du forsikrer deg om at dine reisende ikke tar unødvendige sjanser. Du kan definere reiseruter og reisemål som utenfor reisepolicy, eller blokkere muligheten til å bestille flyreiser til spesifikke destinasjoner.
• Ikke avbestill alle fremtidige bestilinger på forhånd: Mange flyselskaper, togselskaper, leiebilselskaper og hoteller vil tilby fleksible avbestillingsregler og refusjoner nærmere avreisedatoen, hvis de nåværende reiserestriksjonene fremdeles gjelder. Du kan se de siste avbestillingsreglene her.
• Ikke tillat bestillinger på andre reisenettsteder eller direkte fra leverandørene: Aktsomhetsplikten er viktigere nå enn noensinne. Å bestille hos Egencia er ikke bare en måte å spare tid og penger på, men sikrer også at du kan nå dine reisende og gi dem støtten de trenger for å komme seg trygt hjem igjen.
• Ikke få panikk: Ikke ta overilte beslutninger om forretningsreiser akkurat nå – det vil ta tid før ting begynner å føles som normalt igjen. Konsultert dine Account Managers før du tar store beslutninger om forretningsreiseprogrammet ditt, og følg med på våre Q&As med Egencias ledere for å få svar på spørsmålene dine.