Noen av de største utfordringene for Travel Managers er å
spare penger og
sørge for at de reisende overholder reisepolicyen. Du kommer ikke langt med et godt reiseprogram hvis dine reisende ikke bruker det. Kanskje har du allerede tenkt på å bruke insentiver og spillifisering for å nå målene dine. Men kan det å
belønne god policyoppførsel bidra til at du
oppnår de målene du har satt for reiseprogrammet?
La oss begynne med noen definisjoner:
- Spillifisering er å gjøre om en dagligdags oppgave til noe som ligner mer på et spill.
- Insentiver går ut på å belønne enkelte handlinger for å gjøre dem mer attraktive.
Vanlige insentivordninger benytter «en gulrot» til å belønne reisende, for eksempel med økonomisk kompensasjon, rabattkuponger eller gaver, hvis de velger det billigste reisealternativet.
Teresa Matheson, Managing Director i Egencia i Australia, deltok i mai 2018 i en paneldebatt med temaet
«Beating the Rebels using Gamification» på GBTA. Men er det slik at dine forretningsreisende er rebeller som trenger å disiplineres? Vet du om de bevisst handler som rebeller eller kan det tenkes at reiseprogrammet ikke er tilpasset deres behov? Før du velger en gulrot bør du tenke godt gjennom hva dine reisende faktisk har lyst til å spise …
Har du noen gang tenkt på konsekvensene av insentiver?
- Produktivitet: Det er slitsomt å dra på forretningsreise. Kan det tenkes at en mer komfortabel reise (med business lounge, direkteruter osv.) kan bidra til at de reisende er mer produktive mens de er på farten?
- Sikkerhet: Det kan være risikabelt å velge det billigste alternativet. Å bestille et hotell i et usikkert område eller reise på natten i enkelte byer er eksempler på dette. Vil du utsette dine reisende for dette?
- Rettferdighet: Ikke alle de ansatte reiser. Hvordan kan du rettferdiggjøre at de som reiser mye får flere fordeler enn de som ikke gjør det? Hvordan belønner du reisebestillerne?
- Skatt: Belønninger teller som skattepliktig inntekt. Hvem skal betale den skatten? Hvordan regnes den ut? Hvem står for utregningen?
- Relevante tall: Kostnadskutt handler om mer enn å velge den billigste av to priser. Er du klar over hvor mye det koster å bruke en time på å finne den billigste prisen når man egentlig skulle ha jobbet? Har du tatt høyde for tilleggsutgifter (bakketransport, frokost osv.) eller gebyret for å endre flyreisen i siste liten? Kan det hende at du opplever et økende antall unødvendige forretningsreiser?
Image og HR: Reisepolicyen deres reflekterer HR-avdelingens standpunkt og kan brukes som et salgsargument i ansettelsesprosesser. Har du virkelig lyst til å prioritere kostnadsreduksjoner fremfor komfort og sikkerhet?
Holdbarhet: Spillifisering og insentiver skal ikke være midlertidig. Hvordan skal du gå tilbake til vanlig drift etter å ha lansert disse konseptene? Kommer rebellene dine til å følge policyen i det lange løp eller vil de bare gjøre det som gagner dem selv?
Hvilken del av reiseprogrammet ønsker du å gjøre mer attraktiv med bruk av insentiver?
Bestillingsverktøyet: Forretningsreisebyrået ditt burde legge til rette for at du kan lykkes
-
Påse at du har et bestillingsverktøy som fungerer for dine reisende
66 % av alle forretningsreisende ønsker å kunne bestille og administrere reisene sine på tvers av ulike enheter. De ønsker seg en brukervennlig løsning som støttes av alle enheter slik at de kan finne den informasjonen de trenger, når de trenger den. Hvis du bruker et forretningsreisebyrå som ikke tilbyr slike løsninger, klarer de da å tilby de reisende den servicen de forventer? Hvis ikke, er det ikke sikkert at insentivene vil ha noe for seg i det lange løp. De vil heller ikke kunne gagne alle dine reisende.
-
Påse at du har tilgang til et godt utvalg og konkurransedyktige priser
Hvis de reisende ikke finner det hotellet de leter etter til den prisen de forventer, risikerer du at de bestiller reisene sine andre steder. Har du sammenlignet forretningsreisebyråets utvalg med andre leverandører? Har du videreformidlet manglende hoteller til din Account Manager? Kanskje finner du svaret ditt der.
Når det gjelder priser, må du
tørre å sammenligne. Vet du om forretningsreisebyrået ditt tilbyr avtalepriser som omfatter tjenester som er nyttige for dine forretningsreisende (frokost, gratis wi-fi, fleksibilitet eller gratis avbestilling)? Har du noen gang vurdert å forhandle frem spesialpriser hos enkelte hoteller eller flyselskaper? Ta det opp med forretningsreisebyrået ditt og se om de kan hjelpe deg.
-
Påse at dine reisende oppdaterer profilene sine
Vindusplass, medlemskap og bonuspoeng er gjengangere for både forretningsreisende og reisebestillere. Du burde sørge for at de har mulighet til å tilpasse profilene sine, slik at de kan legge inn all informasjon om reisepreferanser og bonuskort.
Reisepolicyen: Sørg for at den er tilpasset bedriften din
Det at ansatte bryter reisepolicyen kan være et signal om at retningslinjene er utdatert og ikke lenger møter de reisendes behov eller bedriftskulturen. I følge 3. utgave av Travel and Tech Study (2016), var det kun 38 % som svarte at reisepolicyen i høy grad møtte behovene deres.
Hvis du har lyst til å gjøre reisepolicyen mer attraktiv, kan det lønne seg å begynne på nytt og følge trendene! Vurder om du vil legge til rette for bestilling på mobil, bruk av delingsøkonomi (Uber, HomeAway, osv.), fleksibilitet, persontilpassing og hvilken grad av komfort du vil tilby. Ikke glem å få med deg dine reisende og forretningsreisebyrået når du skal
oppdatere reisepolicyen, slik at alle får sin stemme hørt. Deretter må du sørge for å overbevise ledelsen. Da kan det lønne seg å vise til noen tall.
Sist, men ikke minst er det viktig å kommunisere! Fortell om og forklar viktigheten av policyetterlevelse. Hvis du opplever at mange ansatte bryter reisepolicyen, kan du kontakte forretningsreisebyrået for å sette opp en godkjenningsprosess som en del av bestillingsverktøyet. Dette vil bidra til at flere respekterer retningslinjene.
Vi i Egencia vet at en rettferdig reisepolicy avhenger av et aktivt og innovativt forretningsreisebyrå, gode team (Account Managers, reisekonsulenter, utviklere) og teknologi. Det er verdt mer enn en gulrot. Er du enig?
