Skip to main content

Reisepolicy og den skjulte effekten den har på reisendes velferd

Posted: 31 July 2018
Topics: Blogg
Three-faces-showing-travaler-well-being.jpg
Følelser er involvert når man reiser. Det påvirker en direkte når man er borte fra familien. Det er ikke det samme å få en shoppingdag på tirsdag som å kunne dra til badeland med familien på søndag. Reisen kan også ha en ikke fullt så åpenbar innvirkning på den reisende. En reisepolicy som fungerer godt for én bedrift er ikke nødvendigvis egnet for en annen. Økonomiklasse har kanskje ingen innvirkning på effektiviteten til reisende som arbeider for en bedrift der man kun reiser langt i forbindelse med interne møter, men det kan godt påvirke advokater der kundemøtene deres kan føre til betydelige inntekter. Her kommer noen eksempler på reisepolicyer som ikke nødvendigvis er de mest optimale. Vi ser også på hvordan du kan løse dette ved å få øye på skjulte effekter ved deler av policyen.

Klasse

Et sentralt innslag i reisepolicyer er klassen man reiser på. Forretningsreiser betyr ikke automatisk at man reiser på business-klasse lenger. Historisk sett har berettigelsen til å kunne reise på bedre klasser vært avhengig av lengden på reisen ogeller ansiennitet. Etter finanskrisen i 2008 var det mange selskaper som endret reisepolicyen sin og kuttet ned på antall ansatte som var berettiget, eller antall timer reisene kunne vare, slik at de kunne spare penger. Er dette den beste måten å oppnå maksimal avkastning på investeringer i forretningsreiser på? Vil det være like fordelaktig for en høyere leder å reise på en bedre klasse når vedkommende reiser i forbindelse med et kort møte der en kontrakt for flere titalls millioner står på spill, som når reisen er for et ukelangt kurs? Enkelte selskaper legger til ulike formål for reiser i policyen sin. Ett eksempel er å spesifisere at de reisende kan få bestille en bedre klasse enn vanlig hvis de forventer å utføre forretningsvirksomhet innen tre timer etter at de har landet. Mange bedrifter vurderer mellomlandinger for å holde kostnadene nede. En lang løpetur gjennom en ukjent flyplass for å rekke neste del av reisen er ikke så passende for gravide og eldre reisende. En gjennomgang av hvem som er berettiget til direkteflyvninger kan gjøre store utslag for de reisende. En god policy kan for eksempel spesifisere den laveste logiske prisen heller enn den billigste reisen. Hvis den aller billigste billetten er for en flyvning fra en flyplass som ligger 60 kilometer unna hovedflyplassen, kan bestillingen av denne bety at den reisende bruker lengre tid og at bedriften får økte totale reisekostnader. Mange lavprisflyselskaper har imidlertid vist at de fungerer godt i enkelte omstendigheter for å fly fra a til b, og flere og flere selskaper ser at det å endre policyen til å åpne for å reise på Premium Economy-klasse istedenfor å automatisk godkjenne business-klasse, gir en god balanse mellom pris og tilfredshet.

Makspriser

Vi befinner oss i en tid der reisepolicyene fokuserer på de reisende i form av makspriser eller kostgodtgjørelse. De reisende kan velge overnattingssteder i henhold til egne behov og preferanser, istedenfor et foretrukket hotell som har god pris men ikke noe treningsrom. Men hvor ofte gjennomgår selskapet ditt nytteverdien av disse takene?  Tilgangen og etterspørselen i forbindelse med overnattingsmuligheter i en by kan endre seg av alle mulige slags årsaker, med alt fra at et hotell stenges for oppussing til et terrorangrep. Makspriser kan imidlertid føre til utilsiktede konsekvenser. Dersom maksprisen ikke blir gjennomgått med jevne mellomrom, er det en viss fare for at de reisende blir nødt til å velge mindre passende hoteller, noe som kan føre til en høyere personlig risiko dersom overnattingsstedet er i et utrygt område. Det kan være gode grunner til å ha en sesongbasert makspris som tar med i beregningen ting som messer og sportsarrangementer som i stor grad kan påvirke hotellprisene.

Godkjennelse av reise

Prosesser som har som mål å sørge for at man ikke reiser unødvendig eller overdådig, er vanlige. Det kan være å foretrekke at en leder godkjenner kostnadene før reisen, istedenfor en irettesettelse etterpå. Allikevel er det mange bedrifter som har en tilfeldig eller langvarig godkjennelsesprosess, noe som kan føre til at prisene øker i perioden mellom forespørsel og bestilling av reisen. Ved å gjennomgå og forbedre denne prosessen kan man oppnå en høyere tilfredshet blant de reisende. Reisepolicyen bør alltid bekrefte hvilke reisende som behøver godkjennelse for hvilke typer reise.

Aktsomhetsplikten

Selskaper som forventer at de reisende drar til såkalte «risikofylte destinasjoner», bør vurdere om de skal inkludere all relevant informasjon i reisepolicyen. For ytterligere å bidra til sikkerheten og velferden til de ansatte, er det en god idé å minne de reisende om nødvendige tiltak før de reiser, slik som opplysninger om vaksiner, hva man bør gjøre hvis det skulle oppstå en naturkatastrofe eller en politisk hendelse, samt annen relevant informasjon om reisemålet. Reisepolicyen bør kanskje også inneholde forskjellig informasjon for de som reiser for første gang og de som reiser ofte. Noe som er åpenbart for én person, kan være noe en annen overhodet ikke tenker over. Derfor bør førstegangsreisende få flere opplysninger om hva de kan forvente av – og hvordan de bør forholde seg til reisemålet. Er det på tide å ta en grundig gjennomgang av reisepolicyen? Her kan du lese om flere løsninger...