Koronaviruset: de reisendes sikkerhet og stabilitet for virksomheten

Foretrekker du å få denne informasjon i en video? Klikk her. Egencia er her for å hjelpe deg med eventuelle forretningsbehov og med å minimere risikoen for de reisende. Vi har samlet sammen den viktigste informasjon du trenger for å kunne hjelpe bedriften med å håndtere den nåværende koronakrisen. Ikke nøl med å ta kontakt med din Egencia Account Manager dersom det er noe du lurer på. Bruk Traveler Tracker

• Du kan bruke Egencia Traveler Tracker til å finne ut hvor de reisende etter planen skal befinne seg, og hvem som kan være i faresonen. Du kan også generere en global rapport over alle eksisterende og fremtidige reiseplaner i bedriften – uavhengig av reisemål – og søke etter land, by, region eller et bestemt geografisk område på kartet.

Gå gjennom policyen for forretningsreiser

• Blokkér visse reisemål som krever reise med fly: For å sikre at de reisende ikke tar noen unødvendige sjanser, kan du enten svarteliste bestemte ruter eller reisemål i policyen eller blokkere muligheten til å bestille reiser til bestemte reisemål.
• Oppdater Egencia-grensen for antall reisende: Du kan begrense antallet ansatte på den samme reisen eller flyvningen ved å legge til en maksgrense for antall reisende i bedriftens reisepolicy.
• Gå gjennom godkjenningsinnstillingene: Vi vet at godkjenning kan gjøre bestillingsprosessen tregere, og vanligvis oppfordrer vi til å la de ansatte bestille uten dette. I en krisesituasjon er det imidlertid viktig å se på hvordan godkjenning kan sikre at ledere vet om planlagte forretningsreiser og tar veloverveide beslutninger deretter. Du kan enkelt tilbakestille disse innstillingene når sitasjonen er over. I EMEA/APAC kan du ta det ett steg lenger og legge til en sikkerhetsadministrator for ruter som er utenfor reisepolicyen.

Oppdater de reisendes kontaktopplysninger

• Dette sikrer at du enkelt kan kontakte de reisende og deres pårørende hvis det skulle oppstå noe uforutsett i løpet av forretningsreisen. Be alle de reisende om å gjennomgå og oppdatere Egencia-profilen sin og kontaktopplysningene sine for nødsituasjoner.

Kommuniser direkte med de reisende gjennom Egencia

• Meldinger til de reisende: Velg de bestemte varslene du vil dele på bedriftens Egencia-hjemmeside, eller opprett kontekstuelle meldinger knyttet til visse typer bestillinger (fly, hotell, tog eller bil) eller reisemål.
• Meldinger om reisebekreftelser: Lag en melding som du vil dele med reisende når de mottar en bestillingsbekreftelse.
• Fremhev virksomhetens aktsomhetsplikt: Sørg for at de reisende har informasjonen de trenger om aktsomhetsplikten ved å legge til en link til policyen på bedriftens Egencia-hjemmeside. Du må huske å informere om hvilke tiltak bedriften har iverksatt for nødssituasjoner.
• Hvis du ikke har bestemte retningslinjer for aktsomhetsplikten, kan du bruke disse tipsene for å hjelpe de reisende.

Tips for å holde de reisende informert

• Fremhev Egencia-appen: Sørg for at de reisende bruker Egencia-appen når de er på farten. «Reisemeldingene» du lager på Egencia-plattformen, vises i appen og sikrer at informasjonsflyten er konsekvent. Appen deler også varsler med de reisende som er knyttet til reisene deres (avbestillinger, forsinkelser), og gir dem muligheten til å endre bestillinger ved behov.

Hold deg oppdatert med siste nytt For å holde deg informert om pågående situasjoner kan du

• Gå til hjelpesenteret for COVID-19 for å få viktige oppdateringer som hjelper deg å administrere forretningsreiser i denne utfordrende perioden, blant annet informasjon om fleksible reisepolicyer.
• Se reisevarsler fra Egencia på hjemmesiden din på plattformen. Vi har et eget team som oppdaterer disse jevnlig.
• Abonnere på reisevarsler på e-post. Dette gjøres ved å gå til kommunikasjonsinnstillingene i en brukerprofil (for deg og de reisende), eller du kan kontakte din Account Manager for å abonnere på bedriftsnivå.
• Bli med i online-samfunnet Egencia Connect for å snakke med andre Travel Managers, få de siste oppdateringene, dele beste praksiser og mer.

Øk etterlevelsen av forretningsreiseprogrammet

• For å ha full kontroll over hvor de reisende befinner seg, er det viktig at de følger bedriftens anbefalte prosesser eller prosessene til forretningsreisebyrået. Hvis de ikke gjør det, kan du ikke se hvor de skal være eller være sikker på at de ser varsler eller endringer som gjøres i policyen.
• Hvis du trenger hjelp med å informere de ansatte om reiseprogrammet internt, kan du ta en titt på e-postmalene våre.
• Som et referansepunkt har Egencias kunder over 81 prosent policyetterlevelse for bestilling av både fly, hotell, bil og tog.^*

^{*Tallet er hentet fra global statistikk for policyetterlevelse for online bestillinger (inkludert fra appen) for alle Egencia-kunder i perioden 1. januar til 31. desember 2018.} 

Mer informasjon om risikohåndtering i forbindelse med reiser