Som Travel Manager vet du at det finnes to slags kunder innen forretningsreiser: bedriften og de reisende – og et vellykket reiseprogram betyr at begge parter er fornøyde. Personlig tilpasning kan bidra til at dette skjer.

De reisende blir stadig bedre til å bruke teknologi. Mange er nå vant til at nettstedene de bruker på fritiden inneholder personlig informasjon om dem og kjenner til hva de foretrekker. De forventer at det skal være like enkelt å bruke nettsteder i forbindelse med jobben. Selskaper som Netflix er eksperter på å forstå personlige preferanser. Det som forventes i privatlivet kan ofte overgå det bedriftens reiseprogram tillater og deres teknologi kan tilby. De reisende ønsker noe mer enn en standard brukeropplevelse – de ønsker en som virkelig tar deres personlige behov med i betraktningen. Ulike jobbrelaterte databaser inneholder allerede en god del personopplysninger. For eksempel inneholder Passenger Name Record (PNR) i de globale distribusjonssystemene (GDS) eller bestillingsverktøyet til forretningsreisebyrået personopplysninger som passnummer, utstedelsesland og utløpsdato. Medlemsprofilen hos flyselskapenes bonusprogram inneholder informasjon om setepreferanser og hva slags måltid man foretrekker ved bestilling av reise. Men det er når vi går enda lengre og ser på vedkommendes reisemønster at det skjer spennende ting.

Fordelene - Rett valg vs. for mange valg

Personlig tilpasning gjør bestillingsprosessen enklere. De reisende vil gjerne ha mye å velge mellom når de skal bestille hotell og transport, men når utvalget vokser er det også viktig å tilpasse det til den enkelte så ikke kunden føler seg overveldet. I arbeidslivet kan dette føre til produktivitetsgevinster i tillegg til pengegevinster – hvor mye tid og penger kan man spare ved å gi de reisende færre men mer relevante alternativer? Bestilling av hotell kan dermed dreie seg om å foreslå fire hoteller du vet stemmer overens med den reisendes ønsker, behov og reisemønster, og som enten ligger under beløpsgrensen eller er en del av bedriftens reiseprogram. Hvis du kjenner til de reisendes mest besøkte reisemål, burde du kunne benytte deg av denne informasjonen for raskt å bestille deres ideelle overnattingssted. Eller hvis de ansatte ofte bor på et spesifikt hotell, burde bedriftens reiseportal vise dette til nye reisende så de lettere kan ta en beslutning. Alle parter vinner! Med preferanser som del av de reisendes profiler vil de ha rask og enkel tilgang til det de ønsker, samtidig som de holder seg innenfor reisepolicyen – og bedriften sparer penger.

Utfordringene

Du lurer kanskje på hvilke nåløyer man skal gjennom for en såpass tydelig fordelaktig situasjon?

Balansegangen mellom deling av privat informasjon og personvern

De reisende vil gjerne dele flere personopplysninger hvis de ser fordelen i dette, men dette må også stilles opp mot personvern og de lover og regler som gjelder for oppbevaring av denne type informasjon. For eksempel kan det å kjenne til en persons religion hjelpe når man skal sette opp spesifikke ønsker om måltider, men det kan også føre til anklager om ulovlig datainnsamling. Lovene som bestemmer hva som kan og hva som ikke kan gjøres varierer fra land til land og kan ikke endres av bedriften. Det er derimot ingenting i veien for at dere kan ha teknologi som gir den reisende en bedre brukeropplevelse og samtidig oppmuntrer til å følge reisepolicyen. En sikker metode er å opplyse de reisende om fordelene ved å legge inn personlig data i reiseportalen, for så å la det være opp til hver enkelt hvor mye informasjon de ønsker å dele.

De rette verktøyene

Samtidig som det er viktig å være villig til å øke personlig tilpasning i et forretningsreiseprogram, behøver dere også ha den rette teknologien på plass for å kunne tilby dette. Egendefinerte policyer for ulike brukergrupper er allerede mye brukt. Du kan også bruke filtre for å tilpasse flysøket når du bruker forretningsreisebyråets onlinesystemer. For å kunne tilby et virkelig personlig tilpasset verktøy behøver du teknologi som forstår hvordan brukerne bestiller reise idet det skjer – f.eks. teknologi som forstår at en reisende søker på et reisemål hver uke og så gi vedkommende de relevante alternativene basert på denne informasjonen. En brukeropplevelse som dette via online-verktøy eller apper kan øke etterlevelsen av reisepolicy og spare både tid og penger for bedriften.

Når alt kommer til alt

Som Travel Manager vet du at reiseadministrasjon burde dreie seg om mer enn en generell bestillingsprosess. Hvis du behandler bedriftens reisende som enkeltpersoner med ulike behov og ønsker istedenfor å skjære alle over én kam, vil du kunne gi dem en bedre opplevelse og sørge for at det blir naturlig å følge reisepolicyen. Da sparer du tid, og bedriften sparer penger. English version - The Netflix effect in business travel: How personalisation helps save cost and time