Fem måter å bruke data på i prosesser for å ta bedre innkjøpsbeslutninger

Husker du hvordan det var å se moren din lage mat? Hver gang hun trengte litt inspirasjon for en ny rett slo hun opp i kokeboken, som var en samling trykte oppskrifter som sto i bokhyllen. Ser du noen gang på mens sønnen eller datteren din lager mat? De plasserer smarttelefonen eller nettbrettet sitt på kjøkkenbenken og ser på nettsider som tilbyr dem et utvalg oppskrifter med utgangspunkt i brukerprofilene deres. Høres det kjent ut? Måtene vi finner informasjon og løsninger på utenfor arbeidslivet kopieres gjerne på kontoret. Travel Managers pleide å motta digre papirbunker med datarapporter. Så ble rapportene flyttet over til Internett. De er fremdeles på Internett i dag, men du har nå tilgang til dem ikke bare fra PCen, men også fra mobilenheter – til og med når du står ved kjøkkenbenken. Å gjøre informasjon og data til en grunnleggende del av måten bedriften arbeider på er selve definisjonen på en datadrevet virksomhet. Og dette kan gi store fordeler hva gjelder innkjøp, spesielt for kjøp av reiser. Her er fem nøkkelfaktorer som kjennetegner innkjøp i en datadrevet virksomhet, samt beskrivelse av hvordan en slik tilnærming kan hjelpe deg med å finne den rette løsningen til det rette problemet.

1. Bedriftskultur

Ansatte i en datadrevet virksomhet bruker alltid data som utgangspunktet for beslutningene som tas. Noen eksperter mener at dette bør gjøres obligatorisk for alle avdelinger i en bedrift, slik at det blir en normal måte å arbeide på for alle ansatte. Å bruke data i beslutningsprosessen for innkjøp høres kanskje ut som en selvfølgelighet, men gjøres ikke alltid i virkeligheten. Tenk på hvor mange ganger et hotell har blitt valgt som sted for en konferanse på grunn av et godt og langvarig arbeidsforhold med hotelledelsen. Ting som reiseavstand, fasiliteter for de med særskilte behov eller til og med wi-fi-hastighet er alle eksempler på datapunkter som kan brukes i beslutningsprosessen. Personlige relasjoner er kanskje ønskelige, men det er noe annet enn å være grunnlaget for den endelige beslutningen

2. Teknologi

En innkjøpsavdeling kan bare finne databaserte løsninger hvis bedriften har investert i teknologi som kan samle den nødvendige informasjonen. Reiseavdelinger trenger en plattform med innholdet de reisende ønsker seg og et brukervennlig verktøy som de reisende bruker konsekvent, slik at så mye informasjon som mulig blir samlet.

3. Maskinlæring

Folk har alltid brukt data til å få svar på spørsmål. Utfordringen er å stille det riktige spørsmålet, og det er på dette punktet at maskinlæring er uvurderlig. Da brukes algoritmer til å finne relevante trender og sette fokus på utfordringer og løsninger knyttet til bedriftens mål.

4. Mål

Reiseadministrasjon kan produsere mange KPIer (nøkkeltall) for bedriften, f.eks. de ti mest populære rutene, bruke av kabinklasse iht reisepolicy, og i hvor stor grad de reisende bestiller online.  Innkjøpsledelsen må kunne finne de nøkkeltallene som er relevante for at bedriften skal kunne oppnå målene med reiseprogrammet sitt.

5. Forståelse

Travel Managers og reiseinnkjøpere må være trygge nok på tallene til å kunne forstå hva de betyr, for det er bare da de kan finne de rette løsningene. Ledelse handler til syvende og sist om å kunne identifisere hvilke handlinger som mest sannsynlig vil levere de riktige løsningene med tanke på målene man vil oppnå. Å ha omfattende data hjelper innkjøpsledelsen med å være fleksibel, smidig og kunne handle raskt når det er nødvendig. Skulle en økonomisk hendelse som for eksempel Brexit inntreffe, og innkjøpsledelsen blir bedt om å kutte i budsjettet, så trenger de å vite hvor og hvordan de kan gjøre det. English version - Travel procurement in a data-driven enterprise