Finn og samle inn alle kvitteringer. Teip dem sammen, stift dem fast og skann dem inn. Legg inn all informasjonen om utleggene. Vent på tilbakebetaling. Vi må bare se det i øynene: å gå gjennom reiseregningen er en kjedelig og langtekkelig prosess de færreste ser frem til. Teknologiske fremskritt har gjort det mye enklere å administrere reisen, slik som å bestille hotell og sjekke inn på flyet med mobilapper, men digital behandling av reiseregningen henger dessverre etter. I følge 4. utgave av Egencia Business Travel and Technology Survey sender 41 % av forretningsreisende verden over inn reiseregningen via papirskjemaer. Sammenlign dette med de 34 % som bruker online reiseregningssystemer og de 19 % som benytter seg av mobilapper. Enda mer overraskende er det at papir viste seg å være en raskere innsendingsmetode enn onlineløsninger og apper. Vi mistenker at dette kommer til å være en kortvarig trend, takket være interessen blant bransjeledere om å modernisere systemet. Forretningsreisende verden over bruker i snitt 22 minutter på fylle ut en reiseregning for en tre dager lang reise. Dette er dobbelt så lenge som de helst vil bruke på det. * Når sant skal sies, har ikke brukervennligheten endret seg merkbart til tross for implementeringen av reiseregningssystemer og apper. De fleste reiseregningssystemene blir utviklet med et mål om å bedre flyten i regnskapsføringen, og da havner behovet til brukerne lengre bak i køen. Selv om alle forbedringer ikke vil gjøres over natten, kan heldigvis både arbeidsgiver og medarbeidere gjøre sitt for å gi brukerne en bedre opplevelse som sparer dem for dyrebar tid. Selskaper kan redusere tiden (og hodebryet) det tar å få inn reiseregningen ved å oppfordre sine reisende til å bruke bedriftens kredittkortleverandør. I dag bruker en tredjedel (33 %) av de forretningsreisende utelukkende sine private kort. * Travel Managers som gjerne vil forenkle prosessen med å sende inn reiseregninger burde også vurdere å bruke en løsning som gir de reisende muligheten til å synkronisere kredittkortutleggene sine.  Når kredittkorttransaksjoner med ett enkelt trykk går rett inn i reiseregningssystemet, gir dette de reisende en mye mer strømlinjeformet erfaring. 36 % av dem nevner at prosessen med å finne og samle kvitteringene fra reisen er det de ser minst frem til når de skal sende inn reiseregningen. * Denne løsningen gjør det også enklere for Travel Managers når de skal avstemme bedriftens kostnader i forbindelse med reiser. I følge Charlotte Business Journal viste det seg under et bokettersyn blant kommunalt ansatte i Charlotte at 25 % av de man gransket hadde gjort feil eller brutt retningslinjene når de sendte inn reiseregningene sine. Revisorene anbefalte som følge av dette at man – blant flere andre teknologiske oppgraderinger – knyttet et firmakort til reiseregningssystemet. Egencia forstår hvor viktig det er å spare Travel Managers og reisende for tid, og har introdusert et system som for å revolusjonere reiseregningsprosessen. Når brukerne kan bruke samme pålogging til alle deler av Egencias tilbud, har de alt de behøver for reisen på ett sted – reisebestilling, kredittkorttransaksjoner, reiseregning og utleggsrefusjon. En annen viktig del av Egencias reiseregningssystem er Egencia Open Connect Platform. Dette rammeverket utvider markedet for reiseregningsløsninger ved å sørge for at dataoverføring mellom samarbeidspartnerne går problemfritt. Egencia Open Connect Platform vokser hurtig og har per dags dato 29 samarbeidspartnere, blant annet Coupa, Expensify, Microsoft og Mobile Expense.

---

I dag er vi stolte av å kunne fortelle at vi er på GBTA-messen i Boston i Massachusetts i USA, hvor vi demonstrerer vår første fullstendig integrerte globale reiseregningsløsning sammen med Chrome River.  Møt oss på stand nr. 1951 på GBTA mellom 17. og 18. juli for å få mer informasjon om Egencias integrerte løsning med Chrome River. Kommer du deg ikke til Boston? Ikke vent lenger – hør mer om våre reiseregningsløsninger eller få en demonstrasjon. * 4. utgave, Egencia Business Travel and Technology Survey, juli 2017