Skip to main content

Forretningsreisende slåss fortsatt mot papirmøllene når de skal sende inn reiseregningen

Posted: 17 July 2017
Topics: Blogg
ExpenseBlogMainPhoto.jpg
Finn og samle inn alle kvitteringer. Teip dem sammen, stift dem fast og skann dem inn. Legg inn all informasjonen om utleggene. Vent på tilbakebetaling. Vi må bare se det i øynene: å gå gjennom reiseregningen er en kjedelig og langtekkelig prosess de færreste ser frem til. Teknologiske fremskritt har gjort det mye enklere å administrere reisen, slik som å bestille hotell og sjekke inn på flyet med mobilapper, men digital behandling av reiseregningen henger dessverre etter. I følge 4. utgave av Egencia Business Travel and Technology Survey sender 41 % av forretningsreisende verden over inn reiseregningen via papirskjemaer. Sammenlign dette med de 34 % som bruker online reiseregningssystemer og de 19 % som benytter seg av mobilapper. Enda mer overraskende er det at papir viste seg å være en raskere innsendingsmetode enn onlineløsninger og apper. Vi mistenker at dette kommer til å være en kortvarig trend, takket være interessen blant bransjeledere om å modernisere systemet. Forretningsreisende verden over bruker i snitt 22 minutter på fylle ut en reiseregning for en tre dager lang reise. Dette er dobbelt så lenge som de helst vil bruke på det. * Når sant skal sies, har ikke brukervennligheten endret seg merkbart til tross for implementeringen av reiseregningssystemer og apper. De fleste reiseregningssystemene blir utviklet med et mål om å bedre flyten i regnskapsføringen, og da havner behovet til brukerne lengre bak i køen. Selv om alle forbedringer ikke vil gjøres over natten, kan heldigvis både arbeidsgiver og medarbeidere gjøre sitt for å gi brukerne en bedre opplevelse som sparer dem for dyrebar tid. Selskaper kan redusere tiden (og hodebryet) det tar å få inn reiseregningen ved å oppfordre sine reisende til å bruke bedriftens kredittkortleverandør. I dag bruker en tredjedel (33 %) av de forretningsreisende utelukkende sine private kort. * Travel Managers som gjerne vil forenkle prosessen med å sende inn reiseregninger burde også vurdere å bruke en løsning som gir de reisende muligheten til å synkronisere kredittkortutleggene sine.  Når kredittkorttransaksjoner med ett enkelt trykk går rett inn i reiseregningssystemet, gir dette de reisende en mye mer strømlinjeformet erfaring. 36 % av dem nevner at prosessen med å finne og samle kvitteringene fra reisen er det de ser minst frem til når de skal sende inn reiseregningen. * Denne løsningen gjør det også enklere for Travel Managers når de skal avstemme bedriftens kostnader i forbindelse med reiser. I følge Charlotte Business Journal viste det seg under et bokettersyn blant kommunalt ansatte i Charlotte at 25 % av de man gransket hadde gjort feil eller brutt retningslinjene når de sendte inn reiseregningene sine. Revisorene anbefalte som følge av dette at man – blant flere andre teknologiske oppgraderinger – knyttet et firmakort til reiseregningssystemet. Egencia forstår hvor viktig det er å spare Travel Managers og reisende for tid, og har introdusert et system som for å revolusjonere reiseregningsprosessen. Når brukerne kan bruke samme pålogging til alle deler av Egencias tilbud, har de alt de behøver for reisen på ett sted – reisebestilling, kredittkorttransaksjoner, reiseregning og utleggsrefusjon. En annen viktig del av Egencias reiseregningssystem er Egencia Open Connect Platform. Dette rammeverket utvider markedet for reiseregningsløsninger ved å sørge for at dataoverføring mellom samarbeidspartnerne går problemfritt. Egencia Open Connect Platform vokser hurtig og har per dags dato 29 samarbeidspartnere, blant annet Coupa, Expensify, Microsoft og Mobile Expense.
I dag er vi stolte av å kunne fortelle at vi er på GBTA-messen i Boston i Massachusetts i USA, hvor vi demonstrerer vår første fullstendig integrerte globale reiseregningsløsning sammen med Chrome River.  Møt oss på stand nr. 1951 på GBTA mellom 17. og 18. juli for å få mer informasjon om Egencias integrerte løsning med Chrome River. Kommer du deg ikke til Boston? Ikke vent lenger – hør mer om våre reiseregningsløsninger eller få en demonstrasjon. * 4. utgave, Egencia Business Travel and Technology Survey, juli 2017