Egencia har holdt flere nettseminarer med fokus på reisenyheter for å støtte bedrifter under – og etter – COVID-19-krisen. Det andre seminaret tok for seg hvordan situasjonen kan bli for forretningsreisebransjen i etterkant av COVID-19. Vi så også nærmere på hvordan bedrifter bør gå frem for å nå ut til interessenter og få støtte til å relansere forretningsreiseprogrammet.

Vår Chief Operating Officer and SVP of Customer Success, Mark Hollyhead, møtte (virtuelt) Caroline Strachan, Managing Partner hos Festive Road, til en åpen samtale om hvordan Travel Managers bør bruke denne tiden til å forberede seg på å gjenoppta forretningsreiser igjen. 

Se nettseminaret for tips og råd om hvordan du starter opp forretningsreiseprogrammet igjen.

Bruke statistikk om forretningsreiser 

Verden har så vidt begynt å åpne opp igjen etter COVID-19-situasjonen, men det er fremdeles mye usikkerhet om den fremtidige utviklingen. Det er imidlertid enkelte ting Travel Managers kan gjøre for å gjøre reiseprogrammet klart i henhold til den nye normalen.

Travel Managers bør først og fremst prioritere to ting. Det første er å finne ut hvor bedriftens kontorer ligger, og hvor de ansatte befinner seg. Det andre er å finne ut hvilke reisemål bedriftens ansatte reiser mest til. 

Det er ikke mulig å holde seg oppdatert på alle regler og restriksjoner i forskjellige land. Derfor bør du fokusere på hvilke reisemål som er mest populære. Du kan bruke tidligere reiserapporter til å begrense fokusområdet og se på reglene for disse stedene og rutene. Snakk med de ansatte om disse reglene hvis du ikke allerede har gjort det. Sørg for at de forstår hvordan bedriften forholder seg til forretningsreiser, for å unngå bestilling av unødvendige reiser.

Samarbeid med interessenter

Be om innspill fra bedriftens viktigste interessegrupper. «Ikke gjør alt helt alene. Snakk med interessegrupper innen reise, helse og sikkerhet, f.eks. HR-avdelingen, tjenestetilbydere, ledelsen osv.», sier Strachan. 

Det er viktig å forstå de forskjellige kravene fra alle deler av bedriften. Uansett om du skal snakke om risikohåndtering eller reiseutgifter, er det viktig at du tilpasser kommunikasjonen til mottakerne. Du bør lytte godt til tilbakemeldingene og ta hensyn til dem når du utarbeider en plan for relansering av reiseprogrammet. 

• Andre funksjoner: Ha møter med forskjellige avdelinger som håndterer sikkerhet og personalansvar, for å diskutere krisesituasjoner og finne ut hvilke reisemål som utgjør en risiko. Tilbakemeldingene fra kolleger er viktig når du skal utarbeide en relanseringsplan samt angi mål og prioriteringer. Dere bør prøve å finne en balanse mellom virtuelle og personlige møter. Det må dessuten tas en avgjørelse om hva som er essensielle reiser kontra forsvarlige reiser
• De reisende: Gjennomfør en undersøkelse blant de ansatte for å finne ut hvor mange jobbreiser de vanligvis er på i løpet av et år, om de er komfortable med å reise, og hva som kan gjøres for at de skal føle seg tryggere når forretningsreisene gjenopptas. Du kan også opprette en fokusgruppe med de som reiser oftest, for å snakke om utfordringene de har møtt i denne perioden uten reiser. En slik undersøkelse er like viktig som statistikk og kan være til hjelp når du skal utarbeide en oppdatert reisepolicy og oppfylle kravene til sikkerhet.
• Ledelsen: Noter deg hovedpunktene i tilbakemeldingene fra medarbeidere og interessentgrupper, og snakk med ledelsen. Bruk data når du legger frem relanseringsplanen for reiseprogrammet. Det er her du virkelig må vise at du er en strategiekspert.

Jobb deg videre opp i rekkene 

Hvis du ikke har kontakter i toppledelsen, kan du begynne med din nærmeste leder. Dersom du klarer å få støtte fra lederen din, kan vedkommende kanskje hjelpe deg videre opp i hierarkiet. 

Alle ledere fokuserer nå på å få bedriften på beina igjen, og hvis du forbereder deg godt, kan forretningsreiser bidra til dette. Bruk statistikken og innflytelsen du har, samt støtten fra lederen din til å kommunisere med toppledelsen. Grundig planlegging kan hjelpe deg med å fremstå som en ekspert på strategi og en uunnværlig rådgiver. 

Som Mark sa: «Selv om drama og krisesituasjoner er negativt for oss som personer og for bransjen, har det aldri vært en lignende mulighet i reisebransjen for ansatte til å ta på seg ansvar for viktige områder.»

Se hele nettseminaret for å få tips fra eksperter om hvordan du relanserer reiseprogrammet.