Mike Orchard, prinsipalkonsulent, FESTIVE ROAD

Pandemien førte til at opptil 90 % av reisevirksomheten i deler av verden ble stanset, og innad i bedrifter varierer perspektivene på forretningsreisenes fremtid kraftig.

Høres dette scenarioet kjent ut?

Forretningsreiselivet står ved en korsvei. Nå er tiden inne for å fastslå hvilken avkastning og verdi forretningsreiser har for din virksomhet, og bestemme hvilke typer reiser din bedrift kan og ikke kan klare seg uten.

Når du gjenopptar reisevirksomheten, er det viktig å finne den rette balansen mellom mennesker, inntekter og miljø.

Det er på tide med en formålstjenlig tilnærming til forretningsreiser.

Trender som forandrer behovet for forretningsreiser

Tre nøkkeltrender former debatten blant ledere som vurderer hvordan de skal starte opp med forretningsreiser igjen:

1. Arbeidsplassen er i endring. Virksomheter har forskjellige perspektiver på når, hvordan og hvorvidt forskjellige team skal komme tilbake på kontoret igjen. 72 % av finansdirektører forventer at de vil se en reduksjon i antall kontorplasser i løpet av de neste to årene^[i]. Videokonferanseteknologien vi har tilgjengelig, har blitt bedre og kan i noen tilfeller være et godt alternativ til å reise.
2. Ansattes villighet til å reise har endret seg. En undersøkelse blant de som jevnlig har pleid å dra på forretningsreise, anslår at kun en tredjedel av respondentene forventer at de vil reise like mye etter pandemien som før^[ii]. For andre har mangelen på reiser skapt utfordringer. For eksempel sier 63 % av forretningsreisende at de vil forsøke å bytte jobb hvis det legges begrensninger på de fremtidige reisemulighetene deres^[iii].
3. Fokus på bærekraftige reiser. 30 % av administrerende direktører sier at klimaendringer nå er «en meget stor bekymring».^[iv] Dette tallet har økt med 24 % på bare et år. Forretningsreiser kan være en stor faktor bak såkalte «scope 3»-utslipp av klimagasser, altså indirekte utslipp tilknyttet bedriftens virksomhet. Over 70 % av Travel Managers sier at de er bekymret over bedriftens karbonavtrykk som følge av reisevirksomhet.^[v] EY har for eksempel annonsert planer om å redusere karbonutslippene sine fra forretningsreiser med 35 % innen 2025^[vi].

Forretningsreiser: en mentalitetsendring

Før faktiske endringer kan finne sted, er det viktig å vurdere hvor klar virksomheten din er for dem.

Hvis virksomheten din er på vei mot en ny måte å tenke på, så er tiden inne for å starte en gjennomgang for å bestemme formålet med og verdien av forretningsreiser for din bedrift.

Verdien av å definere formålet med forretningsreiser

En formålstjenlig tilnærming til forretningsreiser hjelper virksomheten din med å fastslå formålet med reiser sett i lys av bedriftens mål, hvilket bidrar til reelle inntekter og økt verdi på både et menneskelig plan og for bedriften som helhet.

Denne nye måten å tenke på skaper en tilnærming til forretningsreiser hvor de regnes som en investering, ikke en kostnad.

En modell for formålstjenlige reiser kan levere:

1. Operasjonell effektivitet og kostnadsbesparelser. Ved å klargjøre i hvilke tilfeller møter ansikt til ansikt har reell verdi, identifiserer du automatisk verdien til hver enkelt type reise og avkastningen den gir. Dette gjør det mulig for virksomheten din å ta mer effektive beslutninger rundt verdien av hver foreslåtte forretningsreise. Det kan også bidra til at du erstatter noen typer reiser med alternative kommunikasjonsmetoder for å redusere kostnader, skape økt produktivitet hos de ansatte og maksimere investeringene i teknologi samtidig som du beholder dine konkurransefortrinn. Men det er ikke så enkelt som å bare kutte i de interne reisene. Noen interne reiser har stor verdi, mens noen møter med klienter kan gjøres like eller mer effektivt ved hjelp av teknologi. Dette vil bli tydelig når du definerer hvilke behov bedriften egentlig har.
2. Økte inntekter. Formålstjenlig reisevirksomhet betyr også at du prioriterer reiser basert på verdien av møter ansikt til ansikt med klienter og hvilke behov disse klientene har. For eksempel kan det være bra for virksomheten din å investere i reiser som muliggjør oppkjøp og sammenslåinger, kundebevaring og åpner for nye forretningsmuligheter. På den annen side kan klientene dine velge å begrense møter ansikt til ansikt av bærekraftshensyn. Å ha «kun virtuelt» som standard for møter kan skape lavere inntektsøkning enn møter ansikt til ansikt – det er viktig å finne den rette balansen.
3. Risikostyring og etterlevelse. Modellen kan også hjelpe virksomheten din med å bestemme hvilke typer forretningsreiser som finner sted, slik at det er mulig å iverksette tiltak for risikostyring som blir inkludert i planleggings-, godkjennings- og reisebestillingsprosessene. Dette betyr at du oppretter de korrekte prosedyrene og prosessene for å sikre at hver enkelt reise er i tråd med bedriftens retningslinjer, samt at de rette risikostyringstiltakene er på plass for å ta vare på dine reisende i en stadig mer usikker verden. Å godta at en reise tas av de rette grunnene er det første steget i et effektivt risikostyringsprogram.
4. En autentisk tilnærming til bærekraft. Formålstjenlig reisevirksomhet kan hjelpe deg med å prioritere de rette reisene og redusere bedriftens karbonavtrykk. Modellen kan hjelpe med å sette fokus på bærekraft når det skal tas beslutninger om reiser, og skape endringer i reiseetterspørselen. For de reisene bedriften ønsker at skal finne sted, kan man i større grad vektlegge bærekraft. For eksempel kan det å ta tog fremfor å fly, eller å prioritere flyreiser med mer effektive fly, bidra til kraftige reduksjoner i bedriftens karbonavtrykk. I tillegg kan reiser brukes til flere formål enn de opprinnelig var tenkt, slik som å reise til en konferanse, men bli værende på stedet i etterkant for å møte klienter.
5. Reisendes/ansattes velferd og trivsel. De ansattes apetitt for forretningsreiser har blitt en personlig sak. Det samme har deres tillit og komfortnivåer. Tid ute på reise er tid borte fra familie og venner, og det anerkjennes i stadig større grad at hyppige forretningsreiser kan føre til økt stress og påvirke de ansattes trivsel og velvære. På den andre siden har noen reisende virkelig savnet denne delen av stillingen sin. Ved å tydeliggjøre formålet med reiser og hvorfor de utføres, vil ansatte forstå at de kun blir bedt om å ta reiser som er viktige og verdifulle for bedriften. De vil også få støtte før, under og etter reisen, slik at den blir vellykket og produktiv for både dem og bedriften.

Forstå verdien av forretningsreiser

En undersøkelse som ble utført av Harvard Business Review like før pandemiutbruddet i 2019^[vii] gir innsikt i fordelene forretningsreiser gir. Undersøkelsen fant at bedrifter som investerer i forretningsreiser som en måte å iverksette sine strategier på (i stedet for en kostnad som må minimeres), får:

• Interne fordeler som:
  • 2,2 ganger raskere lanseringstider
  • 2,3 ganger høyere tilfredshet blant de ansatte
  • 2,0 ganger større effektivitet
  • 1,6 ganger høyere lønnsomhet

• Eksterne fordeler som:
  • 2,4 ganger sterkere kundelojalitet og -bevaring
  • 2 ganger høyere markedsandel

Som en følge av forandringene skapt av pandemien, endringer på arbeidsplassen, viljen til å reise og et større fokus på bærekraft er det sannsynlig at antallet og typen forretningsreiser som finner sted i fremtiden, vil være svært annerledes. Med en veloverveid tilnærming til forretningsreiser gjennom modellen for formålstjenlig reisevirksomhet kan du hjelpe bedriften din med å fortsette å høste fordelene som forretningsreiser gir gjennom reisene som gir størst avkastning og har de mest positive effektene generelt.

For mer informasjon kan du laste ned rapporten «Adding Purpose to your Travel Program».

^{Uavhengige synspunkter og bilder fra FESTIVE ROAD}

Mike Orchard er prinsipalkonsulent hos FESTIVE ROAD. Med over 20 års erfaring fra forretningsreisebransjen arbeider han med reiseinnkjøpere og -leverandører for å skape positive, varige og virkningsfulle endringer i forretningsreiseprogrammene og -tjenestene deres.

^{[i] Don’t overlook critical talent intelligence in your postpandemic location strategy, Gartner, april 2021}

^{[ii] Business travellers planning to cut future flights, poll finds, The Guardian, april 2021}

^{[iii] The future of corporate travel = return on people, 2021}

^{[iv] 24th Annual Global CEO Survey, PwC, mars 2021}

^{[v] Sustaining the future, reducing the environmental impact of business travel, BTN Europe, juni 2021}

^{[vi] EY to cut business travel emissions by 35 per cent by 2025, BTN Europe, januar 2021}

^{[vii] Travel culture: your innovation and growth advantage, Harvard Business Review, 2019}