Se for deg en forretningsreisende som skal fylle ut informasjon om flybillett, leiebil, klesrens, parkering, taxi og måltider i reiseregningen. Ser det sånn ut: finne kvitteringer, matche de faktiske kostnadene, teipe, stifte og skanne? La oss være ærlige: Å føre reiseregnskap er en prosess som folk gruer seg mye mer til enn forretningsmøter. Egencia har forbedret og gjort føringen av reiseregnskap for reisende, Travel Managers og bedrifter raskere ved å samle alt de reisende trenger, på ett sted – fra om utgiftene er transaksjonsbaserte eller fradragsberettigede, til refusjon. Det finnes likevel ting som både reisende og Travel Managers kan gjøre for å effektivisere arbeidet med innsendingen av reiseregningen.

Hvordan kan forretningsreisende forbedre reiseregningsopplevelsen?

Ifølge Egencia Business Travel and Technology Survey sender 41 % av alle forretningsreisende på verdensbasis inn reiseregningen på papir når de er tilbake fra forretningsreisen. Til sammenligning sender 34 % reiseregningen inn via nettbaserte utgiftssider, og 19 % bruker mobilapper. Forretningsreisende verden over bruker i snitt 22 minutter på å føre reiseregnskap for en tre dager lang reise. Dette er dobbelt så lenge som de helst vil bruke på det. Til tross for introduksjonen av utgiftssider og -apper har ikke brukeropplevelsen endret seg nevneverdig. De fleste reiseregningssystemer er utviklet for å optimalisere regnskapsflyten og har kun et sekundært fokus på å løse brukernes behov. Men selv om en overhaling ikke skjer over natten, kan både arbeidsgivere og ansatte iverksette tiltak for å forbedre opplevelsen og gjenvinne verdifull tid. Ved å oppmuntre alle reisende til å bruke firmakort kan bedriften redusere tidsbruken (og hodebryet) i forbindelse med innsamlingen av spredte kvitteringer fra vanlige reisefradrag og nødvendige utgifter, som f.eks. måltidsutgifter. Trettitre prosent av forretningsreisende bruker i dag utelukkende personlige betalingskort, noe som også kan gjøre det vanskeligere å få dekket fradragsberettigede utgifter.

Hvordan kan forretningsreisende og Travel Managers forbedre reiseregningsopplevelsen?

Travel Managers og bedriftseiere som ønsker å forenkle innsendingsprosessen, bør også vurdere å bruke en reiseregningsløsning som gjør det mulig for de reisende å synkronisere de nettbaserte/mobile løsningene sine med firmakortet sitt eller det personlige betalingskortet sitt. Kredittkorttransaksjoner som registreres direkte i et reiseregningssystem med bare ett klikk, skaper en mer sømløs opplevelse for de reisende. Trettiseks prosent av reisende sier at det å finne og samle inn kvitteringer, for eksempel kvitteringer for måltider, leiebil og representasjon, er det de liker minst når de skal sende inn reiseregning etter hjemkomst. Denne løsningen gjør det også enklere for Travel Managers å avstemme bedriftens reisedata når bedriftens regnskap og selvangivelse skal leveres. Ifølge Charlotte Business Journal ^[1] hadde 25 % av arbeidstakere begått feil eller overtredelser i reiseregningene sine, for eksempel feilaktige kostnader, feilfordeling av relaterte utgifter til forretningsformål, personlige utgifter og uforutsette utgifter som var for vagt angitt. Revisorene anbefalte som følge av dette at man – blant flere andre teknologiske oppgraderinger – knyttet et firmakort til reiseregningssystemet.

En forbedret reiseregningsopplevelse med Egencia

Egencia erkjenner behovet for å gi tid tilbake til Travel Managers og reisende – og å gjøre det enklere for alle parter å håndtere forretningsrelaterte utgifter – og gir brukerne alt de trenger for enkel føring av reiseregnskap på ett sted, dvs. reisebestillinger, kredittkorttransaksjoner og håndtering av reiseutgifter. Vi samarbeider med småbedrifter og internasjonale bedriftskontoer for å sikre at det heretter er lettvint å registrere forretningsaktiviteter og faktiske utgifter. Dette gjør det også mye enklere ved levering av skattemelding. Det kan for eksempel være mye enklere å sende inn HMRC når alle skattefradrag og utgifter er klare til innlevering.

En annen viktig del av Egencias reiseregningssystem er Egencia Open Connect Platform. Dette rammeverket utvider markedet for reiseregningsløsninger ved å sørge for at dataoverføring mellom samarbeidspartnerne går problemfritt. Egencia Open Connect Platform vokser hurtig og har per dags dato 29 samarbeidspartnere, blant annet Coupa, Expensify, Microsoft og Mobile Expense.

^{[1] Erik Spanberg. «Audit: 25 percent of city workers tested had errors in expense reports», Charlotte Business Journal, 2017.}