Skip to main content

Personvernerklæring for Egencia

Personvernerklæring

Sist oppdatert: [13.06.2022]

Hos Egencia («Egencia», «vi», «oss» og «vår») forstår vi at bestilling av reiser online involverer mye tillit fra din side. Vi tar denne tilliten svært alvorlig og prioriterer å sikre at personopplysninger som du eller bedriften din formidler til oss (i form av navn, telefonnummer, e-postadresse eller betalingsdetaljer), behandles sikkert og konfidensielt.

Denne personvernerklæringen beskriver vår praksis for behandling av personopplysninger.

Når du bestiller reise via Egencia, tar vi visse avgjørelser om hvordan og hvorfor vi behandler dine personopplysninger for å kunne gjennomføre bestillingen. Vi er derfor ansvarlige for å beskytte dine personopplysninger under hele bestillingsprosessen.

Denne Personvernerklæringen angir derfor Egencias retningslinjer for behandling av personopplysninger og beskriver hvilke typer personopplysninger Egencia behandler, hvilke formål som ligger til grunn for behandlingen, og på hvilke måter Egencia samler inn, bruker og deler disse personopplysningene.

FORRETNINGSREISEPROGRAM – OVERSIKT

Bedriften din har registrert seg i Egencias forretningsreiseprogram ("Programmet") for å administrere sine forretningsreiser. Som deltaker i dette Programmet kan bedriften utnevne en «Reiseadministrator» til å organisere og administrere bedriftens reisebehov, og bedriften kan også utnevne én eller flere reisebestillere («Reisebestiller» eller «Reiseansvarlig») som skal bestille og administrere reisene til både enkeltansatte («Reisende») og ikke-ansatte i den grad dette er hensiktsmessig («Gjester»).

  • Regler knyttet til reisendes bestillinger

For å kunne bestille og administrere sin egen reise, må Reisende registrere seg som medlemmer av Programmet eller få Egencias implementeringsteam til å laste inn profildata i systemet. Dersom en Reisende ikke registrerer seg som medlem av Programmet, må vedkommendes Reiseadministrator, Reisebestiller eller Reiseansvarlige gjennomføre bestillingen på vegne av den reisende. For Reisende gjelder denne Personvernerklæringen for hvordan vi samler inn og bruker dine personopplysninger, uavhengig av om du bestiller og administrerer reisen selv eller via Reiseadministrator, Reisebestiller eller Reiseansvarlig. I samsvar med dette, og med mindre annet er uttrykkelig angitt, kan enhver henvisning til «deg» i denne Personvernerklæringen tolkes som en henvisning til deg som reisende, enten du selv administrerer reisen eller om en Reiseadministrator, Reisebestiller eller Reiseansvarlig administrerer reisen for deg.

  • Reiseadministrator, Reisebestillere og Reiseansvarlige

Selv om denne Personvernerklæringen først og fremst er rettet mot Reisende og Gjester, gjelder den også for Reiseadministrator, Reisebestillere og Reiseansvarlige.

Alle personopplysninger en Reiseadministrator, Reisebestiller eller Reiseansvarlig oppgir om seg selv i forbindelse med vårt Program, behandles i samsvar med denne Personvernerklæringen. Egencia forbeholder seg imidlertid retten til å kontakte Reiseadministrator, Reisebestillere og Reiseansvarlige i henhold til bedriftens forretningsreiseavtale med oss (f.eks. for tilbakemeldinger om Programmet, for å diskutere forretningsforholdet eller for å diskutere nye eller oppdaterte tjenester). Slik kontakt kan skje via telefon, e-post, tekstmelding eller post.

Ved bestilling og administrasjon av reiser på vegne av Reisende eller Gjester skal Reiseadministrator, Reisebestillere og Reiseansvarlige innhente samtykke fra den aktuelle Reisende eller Gjesten. Reiseadministrator, Reisebestillere og Reiseansvarlige må også forsikre seg om at den aktuelle Reisende eller Gjesten mottar og gjennomgår denne Personvernerklæringen.

Enten du bestiller reise direkte fra oss eller lar en Reiseadministrator, Reisebestiller eller Reiseansvarlig bestille på dine vegne, kan autoriserte enkeltpersoner i bedriften ha tilgang til ditt brukernavn og navnet på din medlemsprofil, samt reiseruter og alle andre opplysninger i profilen, og de kan også instruere oss om å dele disse opplysningene med tredjeparter for regnskapsformål eller andre godkjente formål. Din Reiseadministrator, Reisebestiller eller Reiseansvarlige vil også kunne oppdatere dine profilinnstillinger (unntatt brukernavn og passord) og reisepreferanser i henhold til dine instrukser. Din Reiseadministrator, Reisebestiller eller Reiseansvarlige vil også kunne se, endre eller avbestille dine reiseruter såfremt det er nødvendig for å oppfylle dine instruksjoner eller i samsvar med dine avtaler med dem.

  • Personvernerklæringens omfang

Denne Personvernerklæringen angir Egencias praksis knyttet til innsamling og bruk av personopplysninger. Bedriften din kan ha andre retningslinjer eller praksis, og vi er ikke ansvarlige for bedriftens, Reiseadministrators, Reisebestillers eller Reiseansvarliges behandling eller deling av dine personopplysninger, eller for eventuelle handlinger eller unnlatelser fra deres side. Dersom du har spørsmål om hvordan din bedrift, Reiseadministrator, Reisebestiller eller Reiseansvarlige behandler dine personopplysninger eller bestiller eller administrerer reiser på dine vegne, ber vi deg om å kontakte den personen i bedriften din som har ansvar for dette, eller lese bedriftens personvernerklæring.

OPPLYSNINGER VI SAMLER INN FRA DEG

Før du får tilgang til Egencias nettsted, må du godkjennes og logge på som medlem. Vanligvis samler Egencia inn og lagrer alle opplysninger du oppgir til oss, deriblant, men ikke begrenset til, alle personopplysninger om deg som du spesifikt og frivillig oppgir eller gir oss på annen måte. Dette inkluderer opplysninger som kan identifisere deg («personopplysninger»), deriblant fornavn, etternavn, fødselsdato, telefonnummer, e-postadresse, passinformasjon eller opplysninger fra andre reisedokumenter (ID-kort, førerkort), personlig adresse, påloggingsdetaljer og betalingsinformasjon (f.eks. kredittkortnummer, kortinnehaverens navn og utløpsdato). Vi kan også be om opplysninger om dine reisepreferanser, deriblant forespørsler om måltider, setevalg, lojalitetsprogram for fly/hotell/bilutleie og valg av billettyper. Din Reiseadministrator, Reisebestiller eller Reiseansvarlige kan oppgi ytterligere personopplysninger om deg, for eksempel ditt ansatt-ID-nummer.

Egencia vil blant annet samle inn personopplysninger når du:

  • blir Egencia-medlem
  • fyller ut en reiseprofil
  • bestiller reiser
  • bruker reisebestillingstjenesten
  • deltar i en undersøkelse
  • kontakter oss

Når du bruker vår vårt nettsted, vår mobilapp eller tilhørende verktøy eller tjenester, kan vi samle inn følgende typer personopplysninger fra deg:

Passasjerinformasjon: Når en reisebestilling gjennomføres hos Egencia, samler Egencia inn den Reisendes fornavn, etternavn, fødselsdato, telefonnummer, e-postadresse og andre personopplysninger som trengs for å kunne gjennomføre bestillingen, inkludert passinformasjon eller opplysninger fra andre reisedokumenter (ID-kort, førerkort), personlig adresse, påloggingsdetaljer og betalingsinformasjon. Vi kan også samle inn opplysninger Reisendes reisepreferanser, deriblant forespørsler om måltider, setevalg, lojalitetsprogram for fly/hotell/bilutleie og valg av billettyper.

Informasjon om Gjester: Når du bestiller på vegne av andre via dette nettstedet, kan det hende vi ber om den personens personopplysninger og reisepreferanser. Du må innhente samtykke fra slike andre personer og forsikre deg om at de leser gjennom denne Personvernerklæringen før de oppgir personopplysninger og reisepreferanser til oss. All tilgang til å se eller endre disse opplysningene vil kun være tilgjengelig via din profil. Vi vil samle inn, bruke og dele vedkommendes personopplysninger kun for å opprette en bestilling.

Automatisk innsamlede opplysninger: Vi samler automatisk inn opplysninger om datamaskinen din når du besøker dette nettstedet. Vi vil for eksempel samle inn IP-adresse, hvilken nettleser du bruker (f.eks. Firefox, Safari eller Internet Explorer) og hvilket nettsted du kommer fra. Vi kan også samle inn informasjon om nettaktiviteten din, f.eks. reiser du har sett på eller bestillinger du har gjort. Formålet med innsamlingen av disse opplysningene er blant annet å tilpasse brukeropplevelsen din samt oppdage og forebygge svindel. Se vår cookie-erklæring for mer informasjon.

Avlytting: Telefonsamtaler til og fra vår kundeservice kan bli tatt opp eller avlyttet for å kontrollere kvaliteten, beskytte oss ved eventuelle juridiske tvister og for å lære opp ansatte. Lydopptak lagres så lenge det med rimelighet er nødvendig eller så lenge loven krever det, og vil deretter slettes. Alle personopplysninger som mottas fra deg under samtalen, vil behandles i samsvar med denne Personvernerklæringen.

Annen kommunikasjon på nettet: All kommunikasjon du har med oss via nettsider eller annen teknologi, for eksempel chat, blir registrert og overvåket for å kontrollere kvaliteten, beskytte oss ved eventuelle juridiske tvister og for å lære opp ansatte. Disse personopplysningene blir behandlet og lagret i samsvar med denne Personvernerklæringen.

Spesielle kategorier av personopplysninger: Enkelte typer personopplysninger, som blant annet offentlig utstedte identifikasjonsnumre eller opplysninger om religion, helse eller seksualitet, anses som sensitivt, og må derfor, i henhold til gjeldende lovgivning, gis ekstra beskyttelse. Vi begrenser innsamlingen av slike sensitive personopplysninger. Noen eksempler på slike opplysninger:

  • Helseopplysninger, som kan være nødvendig for å kunne tilby egnede overnattingssteder og for å dekke særlige behov i forbindelse med funksjonsnedsettelse.
  • Offentlig utstedte identifikasjonsnumre som pass eller førerkortnummer, som kan kreves i forbindelse med flyvninger, bilutleie eller andre reisebestillinger
  • Andre opplysninger du velger å oppgi, som kan indikere noe om din religion, helse eller annet, slik som spesifikke diettbehov.

Hvis du ikke oppgir dine opplysninger: Du må logge på som medlem med brukernavn og passord for å få tilgang til Egencias nettsted. Når du planlegger reiser eller legger inn reservasjoner eller bestillinger via nettstedet, må du oppgi de forespurte kontakt- og betalingsopplysningene. Vi vil bruke kontaktopplysningene dine til å bestille de forespurte tjenestene, til å sende deg bekreftelser, til fakturering og til å informere deg om eventuelle oppdateringer eller endringer i reiseplanene dine. Hvis du ikke oppgir de forespurte opplysningene, vil du ikke kunne få tilgang til Egencia-nettstedet, og vi vil kanskje ikke kunne fullføre dine forespørsler eller bestillinger.

Bruk av dine opplysninger: Egencia bruker sensitiv betalingsinformasjon (for eksempel kortinnehaverens navn, kredittkortnummer og utløpsdato) for å kunne gjennomføre reisebestillingene du legger inn på nettstedet. Vi bruker andre opplysninger om deg til følgende generelle formål: å registrere deg som Egencia-medlem, levere produktene og tjenestene du har forespurt, gi deg reisebekreftelse og oppdateringer, sende deg reisevarsler, informere om tjenesteoppdateringer og tjenester som kan interessere deg, kommunisere med deg generelt, svare på dine spørsmål og kommentarer, måle interesse for og forbedre produktene, tjenestene og nettstedene våre, tilpasse Egencia-opplevelsen på andre måter for deg, tilrettelegge for belønninger som del av lojalitets- eller bonusordninger du velger å delta i, be deg om opplysninger, inkludert via f.eks. spørreundersøkelser; for å løse tvister, samle inn avgifter, feilsøke problemer, forebygge potensielle forbudte eller ulovlige aktiviteter, avholde lovpålagte undersøkelser, håndheve våre brukervilkår, samt som ellers beskrevet når opplysningene samles inn.

Behandlingsgrunnlag: Vanligvis vil vi kun innhente personopplysninger fra deg (i) når vi trenger personopplysningene for å kunne inngå en kontrakt med din organisasjon, (ii) når behandlingen baseres på vår (eller en tredjeparts) berettigede interesse som ikke overstyres av dine rettigheter, eller (iii) når du har gitt ditt samtykke. I noen tilfeller er vi juridisk forpliktet til å innhente personopplysninger, f.eks. når vi må bruke transaksjonshistorikken din til å overholde våre lovpålagte økonomiske og skattemessige forpliktelser.

Dersom vi ber deg oppgi personopplysninger for å overholde en lovpålagt forpliktelse eller i forbindelse med en kontrakt vi har inngått med din organisasjon, vil vi på det aktuelle tidspunktet informere deg om årsaken, samt hvorvidt du er pålagt å oppgi personopplysninger (i tillegg til mulige konsekvenser dersom du ikke oppgir personopplysningene dine).

Dersom vi samler inn og bruker dine personopplysninger basert på vår berettigede interesse (eller interessene til en tredjepart), vil denne interessen vanligvis være drift av plattformen vår og den kommunikasjon med deg som er nødvendig for å kunne levere tjenester til deg, for verifiseringsformål når du kontakter oss, samt våre berettigede, kommersielle interesser når vi for eksempel svarer på forespørsler fra deg, forbedrer plattformen vår, gjennomfører markedsføringsaktiviteter eller for å oppdage eller forhindre ulovlige aktiviteter. Vi kan ha andre berettigede interesser som vi vil informere deg om når det er aktuelt.

Hvis vi ber deg om å samtykke til å oppgi personopplysninger, vil vi også informere deg om at du har rett til når som helst å trekke tilbake slikt samtykke.

DELING AV DINE OPPLYSNINGER

Egencia og Egencias tjenesteleverandører kan dele dine personopplysninger med følgende virksomheter:

  • Leverandører, for eksempel hoteller, flyselskaper, togselskaper, bilutleiefirmaer eller aktivitetsleverandører som bidrar til reisebestillingene dine. Alle tjenester som leveres av tredjepartsleverandører, beskrives som dette på nettstedet. Disse leverandørene vil behandle personopplysningene dine i samsvar med sine personvernerklæringer. Derfor oppfordrer vi deg til å lese gjennom personvernerklæringene til alle reiseleverandører du bestiller produkter fra via Egencia. Merk at disse leverandørene også kan kontakte deg i den grad det er nødvendig for å innhente ytterligere informasjon om deg eller for å muliggjøre reisebestillingen.
  • Tredjepartsleverandører som kan levere tjenester eller funksjoner på vegne av oss, inkludert, men ikke begrenset til, behandling av kredittkort, forretningsanalyse, kundeservice etter vanlig åpningstid, utsendelse av nyhetsbrev eller spørreundersøkelser og forebygging av svindel. På forespørsel fra din arbeidsgiver kan vi også dele dine personopplysninger med tredjepartsleverandører som leverer tjenester som kostnadssporing og tilbakebetaling. Disse selskapene har tilgang til personopplysningene som er nødvendige for å utføre disse funksjonene, men har ikke lov til å dele eller bruke opplysningene for andre formål. Kontakt oss gjerne ved å bruke kontaktinformasjonen slik det er angitt i avsnittet «Våre kontaktopplysninger» for å få mer informasjon om hvordan våre tjenesteleverandører behandler dine personopplysninger.
  • Andre i din bedrift, for eksempel Reiseadministrator, Reisebestiller eller Reiseansvarlig, som beskrevet ovenfor i avsnittet «Reiseadministrator, reisebestillere og reiseansvarlige».
  • Andre i vårt bedriftsnettverk : Vi kan dele visse opplysninger med våre forretningspartnere for hosting-, analyse og rapporteringsformål, og slik at vi og de kan bruke, analysere og forbedre våre og deres tjenester. I den utstrekning en forretningspartner har tilgang til opplysningene dine for å levere tjenester på våre vegne, vil selskapet overholde retningslinjer som er minst like restriktive som retningslinjene i denne Personvernerklæringen.

Vi og tjenesteleverandørene våre kan også dele opplysningene dine:

  • Når du særskilt har bedt om det.
  • Som svar på stevninger, rettskjennelser eller annen rettsprosess, for å stadfeste eller utøve våre juridiske rettigheter, for å forsvare oss mot søksmål eller ellers dersom gjeldende lov krever eller tillater det. I slike tilfeller forbeholder vi oss retten til å benytte oss av eller tilsidesette enhver juridisk protest eller rettighet som er tilgjengelig for oss.
  • Når vi mener det er hensiktsmessig å undersøke, hindre eller iverksette tiltak knyttet til ulovlige eller mistenkte ulovlige aktiviteter; for å beskytte og forsvare Egencias, våre kunders eller andres rettigheter, eiendom eller sikkerhet, og i forbindelse med våre bruksvilkår og andre avtaler.
  • Med politiet og offentlige myndigheter rundt om i verden for sikkerhets-, toll- og innvandringsformål. For eksempel krever US Department of Homeland Security Bureau of Customs and Border Protection, i henhold til amerikansk lov, at enkelte reise- og bestillingsopplysninger, kjent som Passenger Name Record eller PNR-data, knyttet til folk som reiser til eller fra USA, eller gjennom amerikansk luftrom, utleveres til departementet før slike reiser. Vi kan dele disse opplysningene til flyselskapene eller andre reiseleverandører, slik at de kan videresende dem til det aktuelle landets politi og myndigheter.
  • I forbindelse med en foreslått eller gjennomført selskapstransaksjon, for eksempel et oppkjøp, fusjon, konsolidering eller salg av aktiva, eller dersom vi mot formodning skulle gå konkurs.

DINE RETTIGHETER OG VALG KNYTTET TIL INNSAMLING OG BRUK AV DINE OPPLYSNINGER

Du kan få tilgang til, legge til, oppdatere eller slette opplysninger på sidene Min profil og Mine reiser, og du kan avslutte profilen som beskrevet nedenfor.

Du kan også skriftlig be oss om å få tilgang til personopplysninger vi har lagret om deg. Hvis du sender en slik anmodning, har Egencia rett til å be om identifikasjon før anmodningen kan behandles. Du kan be oss om å få tilgang til personopplysningene dine ved å kontakte oss skriftlig via kontaktalternativene som er angitt nedenfor i avsnittet «Våre kontaktopplysninger". Vi vil forsøke å svare innen rimelig tid og i alle tilfeller innen eventuelle tidsrammer som kreves av loven.

Visse land og områder gir innbyggerne flere personvernrettigheter. Slike rettigheter varierer fra land til land og region til region, og kan inkludere muligheten til å

  • be om en kopi av dine personopplysninger
  • be om informasjon om formålet med behandlingsaktivitetene
  • be om informasjon om dine personopplysninger som har blitt solgt eller delt for forretningsformål
  • be om å få slettet personopplysningene dine
  • protestere mot vår bruk eller deling av dine personopplysninger
  • begrense behandlingen av dine personopplysninger
  • angi at dine personopplysninger ikke kan selges
  • overføre personopplysningene til andre (dataportabilitet)
  • be om informasjon om logikken som brukes i de automatiserte beslutningene vi bruker til å hindre svindelforsøk, og resultatet av slike beslutninger

Hvis du vil sende inn forespørsler til oss, er det enklest å gå via «Våre kontaktopplysninger» nederst i denne personvernerklæringen. Vi vil ikke diskriminere deg fordi du håndhever disse rettighetene.

I tillegg til rettighetene over kan du ha rett til å klage til en tilsynsmyndighet på vår innsamling og bruk av personopplysningene dine. Vi ber deg imidlertid kontakte oss først, slik at vi kan få prøve å løse problemene. Du kan sende forespørselen til oss ved å bruke opplysningene under «Våre kontaktopplysninger». Vi besvarer alle forespørsler vi mottar fra personer som vil håndheve sine personvernrettigheter i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Som deltaker i Programmet kan du motta meldinger fra oss med reisenyheter og oppdateringer. Du kan når som helst avslutte abonnementet på slike nyhetsbrev på siden Min profil under overskriften «E-postinnstillinger» eller ved å opplyse til din Reiseadministrator, Reisebestiller eller Reiseansvarlige at du ikke lenger ønsker å motta slike henvendelser fra Egencia. Du kan også avslutte abonnementet på nyhetsbrevene via alle slike e-poster vi sender. Vær oppmerksom på at vi forbeholder oss retten til å sende deg annen kommunikasjon, herunder driftsmeldinger, administrative meldinger og undersøkelser knyttet til Egencia-profilen eller transaksjonene dine med Egencia, uten å tilby deg muligheten til å velge ikke å motta dem.

BRUK AV EGENCIA-APPER FOR MOBILTELEFON OG NETTBRETT («MOBILAPPER»)

Når du bruker en Egencia-Mobilapp, samler vi inn og bruker opplysninger om deg på samme måte og med samme formål som når du bruker nettstedet vårt. I tillegg bruker vi også en del andre opplysninger som samles inn automatisk når du bruker Mobilappene våre. Nærmere bestemt:

  • Vi samler inn informasjon om Mobilapp-funksjonalitet som du får tilgang til og bruker. Dermed kan vi identifisere de områdene av mobilappen som er av interesse for kundene våre, slik at vi kan tilpasse Mobilappen og kontinuerlig forbedre den./li>
  • Hvis du bruker «finn hoteller»-funksjonen på Mobilappen ved hjelp av lokasjonsdata på mobilen, bruker vi lokasjonsdataene fra mobilen basert på GPS eller lignende teknologi, til å vise fasiliteter i nærheten. Vi samler ikke inn lokasjonsdata med mindre du samtykker uttrykkelig til dette ved å klikke på «finn hotell»-funksjonen og bruker «nåværende posisjon» som destinasjon eller ved å slå på innhenting av lokasjonsdata i mobilinnstillingene. Hvis du godtar å dele lokasjonsdata med oss via app- eller enhetsinnstillinger, kan vi bruke og dele dette for å kunne tilby deg lokale hotell- eller transportalternativer eller for å gi deg annen relevant informasjon eller tjenester.
  • Hver Mobilapp vil også sende oss feilmeldinger hvis den krasjer eller henger. Ved hjelp av feilmeldingen kan vi undersøke feilen og forbedre Mobilappens stabilitet i senere versjoner. Som en del av disse feilmeldingene sender Mobilappen oss opplysninger om mobilenhetstype og -versjon, din kunde-ID, tidspunktet feilen oppstod, funksjonen som ble brukt, og applikasjonens tilstand da feilen oppstod. Vi bruker ikke disse opplysningene til andre formål enn å undersøke og finne en løsning på problemet.
  • Vi kan sende push-varsler om endringer i status for flyvninger eller andre aktuelle ting knyttet til turene dine. I tillegg kan vi i nødsituasjoner bruke push-varsler til å sende viktig kommunikasjon fra din Reiseadministrator / reisebestiller / arbeidsgiver. Disse tillatelsene kan alltid styres fra mobilenhetens innstillinger.
  • Hvis du velger «Kontakt en reisekonsulent» og alternativet «Be om tilbakeringing» under Egencia Hjelp, der denne funksjonen er tilgjengelig, vil Mobilappen sende din kunde-ID, reiserute og potensielle andre opplysninger om nylig Mobilapp-bruk til reisekonsulenten. Dette gjøres for å effektivisere samhandlingen med kundeservice og sørge for mer smidig og presis kommunikasjon.

Du kan kontrollere visse opplysninger en Mobilapp sender til oss. Du kan slå av innsamling av posisjonsdata når som helst via telefonens innstillinger. Du kan eventuelt fjerne Mobilappen helt fra mobilen og kun bruke tjenestene våre via nettstedet vårt eller per telefon.

SLIK BESKYTTER VI OPPLYSNINGENE DINE

Vi vil at du skal føle deg trygg når du bruker tjenestene våre for å planlegge og bestille reiser, og vi er opptatt av å beskytte informasjonen vi samler inn. Ingen bedrift kan garantere absolutt sikkerhet, men vi har implementert egnede administrative, tekniske og fysiske sikkerhetsprosedyrer for å beskytte personopplysninger vi har under vår kontroll. For eksempel har bare autoriserte ansatte tilgang til personopplysninger, og de har bare tilgang i kraft av sine forretningsfunksjoner. I tillegg bruker vi kryptering når sensitive personopplysninger sendes mellom ditt og vårt system, og vi bruker brannmurer og systemer for å fange opp inntrengere for å forhindre at uvedkommende får tilgang til din informasjon.

SLIK FÅR DU TILGANG TIL OPPLYSNINGENE DINE

Du har tilgang til opplysningene dine på følgende områder av dette nettstedet:

Min profil
Ved hjelp av Min profil-sidene på Egencias nettsted kan du se og endre profilinnstillingene dine. Under alternativet for e-postinnstillinger kan du endre e-postadressen og administrere innstillinger for kommunikasjon. Du kan også tilpasse e-postinnstillingene ved å klikke på «Avslutt abonnement» via linken i fotnoten til e-posten vi sender deg. Du kan endre passordet ditt og velge automatisk passordpålogging når du logger deg på dette nettstedet. En Reiseadministrator som logger på sin Egencia-profil, kan legge til nye brukere, oppdatere status eller slette eksisterende brukerprofiler, oppdatere eller korrigere navn, telefonnumre, passinformasjon og kontaktperson for nødssituasjoner for reisende som er knyttet til profilen, samt oppdatere egne reisepreferanser.

Be om å avslutte en konto
Du kan avslutte Egencia-kontoen din ved å kontakte oss som beskrevet nedenfor. Når du har avsluttet kontoen, kan du ikke logge på, og du har ikke tilgang til noen opplysninger tilknyttet kontoen, men du kan åpne en ny konto når som helst. Vi sender deg en e-post som bekrefter at kontoen er stengt, til den e-postadressen som er i profilen din.

MINE REISER

På siden Mine reiser på Egencias nettsted kan medlemmer se, oppdatere eller slette sine lagrede reiseruter. Hvis du vil varsle Egencia om at visse personopplysninger om deg ikke er nøyaktige, fullstendige og oppdaterte, ber vi deg kontakte oss ved å bruke informasjonen under «Våre kontaktopplysninger». Egencia skal gjøre det som med rimelighet kan forventes for å korrigere personopplysningene slik at de er nøyaktige, fullstendige og oppdaterte.

EKSTERNE LINKER

Hvis noen del av dette nettstedet videresender deg til andre nettsteder som vi ikke eier eller drifter, gjør vi oppmerksom på at disse nettstedene ikke omfattes av denne Personvernerklæringen. Vi anbefaler at du undersøker disse nettstedenes personvernerklæringer for å forstå deres retningslinjer for innsamling, bruk og deling av personopplysninger.

HVOR DATA LAGRES

Egencia lagrer og behandler personopplysninger om reisende i sikre lokasjoner:

  • i USA ved hjelp av datasentre for operatører på toppnivå (i Arizona) og i nettskyen (US West Region) ved hjelp av Amazon Web Services, og
  • i EU (Irland) i nettskyen ved hjelp av Amazon Web Services, .

Når det gjelder behandling av personopplysninger om ikke-amerikanske reisende, må Egencia – for å kunne tilby sine tjenester – overføre personopplysningene dine til sine partnerselskaper og/eller tjenesteleverandører i USA og eventuelt andre land utenom ditt bostedsland, der personvernlovgivningen kan være annerledes enn lovene i ditt land. Egencia vil sørge for at personopplysningene dine beskyttes i samsvar med denne Personvernerklæringen og kravene i den personvernlovgivningen som måtte gjelde der personopplysningene dine behandles. Expedia bruker EUs standardklausuler internt i gruppen når det er aktuelt, for å dekke overføringen av personopplysninger fra EU til USA.

Vi garanterer at alle våre leverandører som vi overfører data til, har etablert egnede sikkerhetstiltak for å verne om personopplysningene dine. De egnede tiltakene kan være (i) adekvansbeslutning, noe som vil si at EU-kommisjonen anser at det aktuelle landet er «adekvat» fordi personvernlovningen tilsvarer lovgivningen i EU, eller (ii) EUs standardklausuler.

LAGRINGSTIDER

Vi lagrer ikke informasjon lenger enn nødvendig for våre å oppfylle våre forretningsformål eller overholde rettslige krav. Vær imidlertid oppmerksom på at vi kan lagre enkelte opplysninger etter at du har avsluttet kontoen din hos oss, for eksempel hvis det er nødvendig for å overholde våre rettslige forpliktelser, herunder å lagre opplysninger for skatte- og regnskapsmessige formål. Vi vil fjerne personlig identifiserbare opplysninger, aggregere eller anonymisere personopplysningene på annen måte dersom vi har til hensikt å bruke dem til analyseformål eller trendanalyse over lengre perioder.

Vi bruker følgende kriterier når vi fastsetter lagringsperiodene:

  • varigheten på relasjonen vår til deg, inkludert eventuelle åpne kontoer hos Egencia eller nylige bestillinger eller andre transaksjoner på nettstedet vårt
  • om vi har rettslige forpliktelser knyttet til personopplysningene dine, for eksempel fordi vi er pålagt å lagre opplysninger om dine transaksjoner hos oss
  • om det er noen gjeldende og relevante rettslige forpliktelser knyttet til hvor lenge vi skal lagre personopplysningene dine, inkludert avtalefestede forpliktelser, rettslige pålegg, foreldelseslover og lovpålagte undersøkelser.

ENDRINGER I DENNE PERSONVERNERKLÆRINGEN

Egencia kan oppdatere denne Personvernerklæringen i fremtiden. Vi vil varsle deg om vesentlige endringer i denne Personvernerklæringen ved å sende en melding til e-postadressen du har gitt oss, eller ved å legge ut et varsel på vårt nettsted. Du kan se når denne Personvernerklæringen sist ble oppdatert, ved å sjekke «Sist oppdatert»-datoen som vises øverst i denne Erklæringen.

VÅRE KONTAKTOPPLYSNINGER

Hvis du har spørsmål om denne Personvernerklæringen eller om vår behandling av personopplysninger generelt, kan du kontakte oss:

  • Send oss en e-post Hvis du har spørsmål eller klager knyttet til GBT og personvern eller ønsker å gjøre gjeldende dine personvernrettigheter, kan du kontakte personvernombudet her.
  • Skriv til oss. Adressen vår er Global Privacy Team, American Express Global Business Travel, 5 Churchill Place, Canary Wharf, London E14 5HU, Storbritannia.

Informasjon om behandlingsansvarlig for Egencia:

Behandlingsansvarlig for Belgia

Egencia Belgium SA

Behandlingsansvarlig for Franrike

Egencia France SAS

Behandlingsansvarlig for Norge

Egencia Norway AS

Behandlingsansvarlig for Danmark

Egencia Denmark A/S

Behandlingsansvarlig for Finland

Egencia Finland Oy

Behandlingsansvarlig for Tyskland

Egencia GmbH

Behandlingsansvarlig for Sverige

Egencia Sweden AB

Behandlingsansvarlig for Storbritannia

Egencia UK ltd

Behandlingsansvarlig for USA, APAC (inkludert Kina)

Egencia LLC (US)

ANSVARSFRASKRIVELSE FOR EGENCIA

Egencia eies i sin helhet av American Express Global Business Travel (GBT). GBT er et fellesforetak og eies ikke i sin helhet av American Express Company eller noen av dets datterselskaper (American Express). «American Express Global Business Travel», «American Express» og American Express-logoen er varemerker som tilhører American Express og brukes under en begrenset lisens. «American Express Meetings & Events» er en avdeling i GBT.