Skip to main content

Personvernerklæring for Egencia

Personvernerklæring

Sist oppdatert: [01.11.2021]

Hos Egencia («Egencia», «vi», «oss» og «vår») forstår vi at bestilling av reiser online involverer mye tillit fra din side. Vi tar denne tilliten svært alvorlig ved å prioritere å sikre at personopplysninger som du eller bedriften din formidler til oss (i form av navn, telefonnummer, e-postadresse eller betalingsdetaljer), behandles sikkert og konfidensielt.

Denne personvernerklæringen beskriver vår praksis for behandling av personopplysninger.

Når du bestiller reise via Egencia, må vi ta visse avgjørelser om hvordan og hvorfor vi behandler dine personopplysninger, for å kunne gjennomføre reisebestillingen. Vi er derfor ansvarlige for å beskytte dine personopplysninger under hele reisebestillingsprosessen.

Det er dette vi forklarer i denne personvernerklæringen, som beskriver Egencias retningslinjer for behandling av personopplysninger og hvilke typer personopplysninger Egencia ivaretar, hvilke formål som ligger til grunn for at disse personopplysningene ivaretas, og på hvilke måter Egencia innhenter, ivaretar og videreformidler disse opplysningene.

FORRETNINGSREISEPROGRAM – OVERSIKT

Bedriften din har registrert seg i Egencias forretningsreiseprogram for å administrere forretningsreiser. Som deltaker i dette programmet kan bedriften utnevne en «Travel Manager» til å organisere og administrere bedriftens reisebehov, og bedriften kan også utnevne én eller flere reisebestillere («reisebestiller» eller «reiseansvarlig») som skal bestille og administrere reisene til både enkeltansatte («reisende») og ikke-ansatte når bedriften anser at det passer («gjester»).

  • Regler knyttet til reisendes bestillinger

For å kunne bestille og administrere sin egen reise må de reisende registrere seg som medlem av Egencia eller få Egencias implementeringsteam til å laste inn profildata i systemet. Dersom den reisende ikke registrerer seg som medlem av Egencia, må vedkommendes Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlige utføre bestillingen på den reisendes vegne. Hvis du er en reisende, gjelder denne personvernerklæringen for hvordan vi innhenter og bruker dine personopplysninger, uansett om du bestiller og administrerer reisen selv eller via Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlig. I tråd med dette og med mindre noe annet er uttrykkelig angitt, kan enhver henvisning til «deg» i denne personvernerklæringen tolkes som en henvisning til deg som reisende, enten du opptrer på vegne av deg selv eller via en Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlig.

  • Travel Managers, reisebestillere og reiseansvarlige

Selv om denne personvernerklæringen først og fremst er rettet mot reisende og gjester, gjelder den også for Travel Managers, reisebestillere og reiseansvarlige.

Alle eventuelle personopplysninger en Travel Manager, en reisebestiller eller en reiseansvarlig gir oss om seg selv i forbindelse med vårt forretningsreiseprogram, behandles i henhold til denne personvernerklæringen. Egencia forbeholder seg imidlertid retten til å kontakte Travel Managers, reisebestillere og reiseansvarlige i henhold til bedriftens forretningsreiseavtale med oss (f.eks. for tilbakemeldinger om programmet, for å diskutere forretningsforholdet eller for å diskutere nye eller oppdaterte tjenester). Denne kontakten kan forekomme via telefon, e-post, tekstmelding eller brevpost.

Ved bestilling og administrasjon av reiser på vegne av reisende eller gjester skal Travel Managers, reisebestillere og reiseansvarlige innhente samtykke fra den aktuelle reisende eller gjesten. Travel Managers, reisebestillere og reiseansvarlige skal også forsikre seg om at den aktuelle reisende eller gjesten mottar og gjennomgår denne personvernerklæringen.

Enten du bestiller reise direkte fra oss eller tillater en Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlig å gjøre dette på dine vegne, kan autoriserte enkeltpersoner i bedriften din ha tilgang til ditt brukernavn og navnet på din medlemskonto samt reiseruter og all annen informasjon på kontoen, og de kan også henstille om at vi deler disse opplysningene med tredjeparter for regnskap eller andre godkjente formål. Din Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlige vil også kunne oppdatere dine profilinnstillinger (unntatt brukernavn og passord) og reisepreferanser i henhold til dine instrukser. Din Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlige vil også kunne vise, endre eller avbestille dine reiseruter såfremt det er nødvendig i henhold til dine instruksjoner eller i samsvar med dine avtaler med dem.

  • Omfang for erklæringen

Denne personvernerklæringen beskriver Egencias praksis for innhenting og bruk av personopplysninger. Din bedrift kan ha annen politikk eller praksis, og vi er ikke ansvarlige dersom bedriften, Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlig bruker eller videreformidler dine personopplysninger, eller for eventuelle handlinger eller unnlatelser fra deres side. Dersom du har spørsmål om hvordan din bedrift, Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlige behandler dine personopplysninger eller bestiller eller administrerer reiser på vegne av deg, må du kontakte den personen i bedriften din som har ansvar for dette, eller lese bedriftens personvernerklæring.

OPPLYSNINGER VI HENTER INN FRA DEG

Før du får tilgang til Egencias nettsted, må du godkjennes og logge på som medlem. Generelt henter og lagrer Egencia alle opplysninger du gir Egencia, deriblant, men ikke begrenset til, alle personopplysninger om deg som du spesifikt og frivillig oppgir eller gir oss på annen måte. Dette inkluderer informasjon som kan identifisere deg («personopplysninger»), deriblant fornavn, etternavn, telefonnummer, e-postadresse, passinformasjon og betalingsinformasjon (f.eks. kredittkortnummer, kortinnehaverens navn og utløpsdato). Vi kan også be om informasjon om dine reisepreferanser, deriblant forespørsler om måltider, setevalg, lojalitetsprogram for fly/hotell/bilutleie og billetteringsalternativer. Din Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlige kan gi oss ytterligere personlig informasjon om deg, for eksempel ansatt-ID-nummer.

Egencia vil blant annet hente inn personopplysninger når du:

  • blir Egencia-medlem
  • fyller ut en reiseprofil
  • bestiller reiser
  • bruker reisebestillertjenesten
  • deltar i en undersøkelse
  • kontakter oss

Når du bruker vår vårt nettsted, vår app eller tilhørende verktøy eller tjenester, kan vi samle inn følgende typer personopplysninger fra deg når det er nødvendig:

Passasjerinformasjon: Når en reisebestilling opprettes via Egencia, henter Egencia inn fullt navn, kontaktnummer og andre personopplysninger om den reisende som er nødvendige for reisebestillingen, deriblant passnummer og betalingsinformasjon. Vi kan også hente inn informasjon om hver reisendes reisepreferanser, deriblant forespørsler om måltider, setevalg, lojalitetsprogram for fly/hotell/bilutleie og billetteringsalternativer.

Informasjon om reisegjest: Når du oppretter en bestilling for noen andre via dette nettstedet, kan det hende vi ber om den personens personopplysninger og reisepreferanser. Du må innhente samtykke fra andre personer og forsikre deg om at disse andre personene leser gjennom personvernerklæringen før de oppgir personopplysninger og reisepreferanser til oss, siden all tilgang til visning eller endring av disse opplysningene kun vil være tilgjengelig via din konto. Vi vil hente, bruke og videreformidle vedkommendes personopplysninger kun med formål om å opprette en bestilling.

Automatisk innhentede opplysninger: Vi henter automatisk informasjon om datamaskinen din når du besøker dette nettstedet. Vi vil for eksempel hente IP-adresse, informasjon om nettleser (f.eks. Firefox, Safari eller Internet Explorer) og henvisende nettsted. Vi kan også hente informasjon om online-aktiviteten din, for eksempel viste reiser og opprettede bestillinger. Vårt mål for innhenting av denne automatiske informasjonen er blant annet å hjelpe deg med å tilpasse brukeropplevelsen og å oppdage og forebygge svindel. Se vår erklæring om cookies for mer informasjon.

Overvåking: Telefonsamtaler til og fra vår kundeservice kan bli spilt inn eller overvåket med tanke på kvalitetskontroll og opplæring av ansatte. Samtaleopptak beholdes så lenge det med rimelighet er nødvendig eller så lenge loven krever det, og vil deretter slettes. Alle personopplysninger som mottas fra deg under samtalen, vil behandles i samsvar med denne personvernerklæringen.

Annen kommunikasjon på nettet: All kommunikasjon du har med oss via nettsider eller annen teknologi, for eksempel chat, blir spilt inn og overvåket for å kontrollere kvaliteten, for å beskytte oss ved eventuelle juridiske tvister og for å lære opp medarbeidere. Denne informasjonen blir behandlet og lagret i samsvar med denne personvernerklæringen.

Spesielle kategorier av personopplysninger: Enkelte typer personopplysninger, som blant annet offentlig utstedte identifikasjonsnumre og informasjon om religion, helse eller seksualitet, anses som sensitiv informasjon og krever ekstra beskyttelse under gjeldende lovgivning. Vi begrenser innsamlingen av slike sensitive personopplysninger. Noen eksempler på slik informasjon:

  • helserelatert informasjon som kan være nødvendig for å kunne tilby egnede overnattingssteder og dekke spesielle behov til handikaptilpasning eller fasiliteter
  • offentlig utstedte identifikasjonsnumre som pass- eller førerkortnummer som kan kreves for flyreiser, bilutleie eller andre reisebestillinger
  • annen informasjon du kan velge å oppi som kan implisere informasjon om religion, helse eller annet, for eksempel spesifikke diettbehov

Manglende oppgivelse av opplysninger: Du må logge på som medlem med brukernavn og passord for å få tilgang til Egencias nettsted. Når du legger reiseplaner eller bestiller via nettstedet, må du oppgi de forespurte kontaktopplysningene og økonomiopplysningene. Vi vil bruke kontaktopplysningene dine til å bestille de nødvendige tjenestene, til å sende deg bekreftelsesinformasjon, til fakturering og til å informere deg om eventuelle oppdateringer eller endringer i reiseplanene. Hvis du ikke oppgir den forespurte informasjonen, vil du ikke kunne få tilgang til Egencia-nettstedet, og vi vil kanskje ikke kunne fullføre forespørsler eller bestillinger.

Bruk av dine opplysninger: Egencia bruker sensitiv betalingsinformasjon (for eksempel kortinnehaverens navn, kredittkortnummer og utløpsdato) for å kunne gjennomføre reisebestillingene du legger inn på nettstedet. Vi bruker andre opplysninger om deg til følgende generelle formål: registrere deg som Egencia-medlem, levere produktene og tjenestene du har forespurt, gi deg reisebekreftelse og oppdateringer, sende deg reisevarsler, informere om tjenesteoppdateringer og tjenester som kan interessere deg, kommunisere med deg generelt, svare på dine spørsmål og kommentarer, måle interesse for og forbedre produktene, tjenestene og nettstedene våre, tilpasse Egencia-opplevelsen på andre måter for deg, tilrettelegge for belønninger som del av lojalitets- eller bonusordninger du velger å delta i, be deg om opplysninger via f.eks. spørreundersøkelser, løse tvister, samle inn avgifter, feilsøke problemer, forebygge potensielle forbudte eller ulovlige aktiviteter, håndheve våre vilkår for bruk samt slik vi ellers informerer om når opplysningene samles inn.

Behandlingsgrunnlag: Vanligvis vil vi kun innhente personopplysninger fra deg (i) når vi trenger personopplysningene for å kunne inngå en kontrakt med deg, (ii) når vi (eller en tredjepart) har berettiget interesse av behandlingen og den ikke overstyres av dine rettigheter, eller (iii) når du har gitt ditt samtykke. I noen tilfeller er vi juridisk forpliktet til å innhente personopplysninger når vi for eksempel må bruke transaksjonshistorikken din til å overholde våre lovpålagte økonomiske og skattemessige forpliktelser.

Dersom vi ber deg oppgi personopplysninger for å overholde en lovpålagt forpliktelse eller en kontrakt vi har inngått med deg, vil vi informere deg om årsaken på det aktuelle tidspunktet samt hvorvidt du er pålagt å oppgi personopplysninger (i tillegg til mulige konsekvensene dersom du ikke formidler personopplysningene dine).

Dersom vi innhenter og bruker dine personopplysninger basert på vår berettigede interesse (eller interessene til en tredjepart), vil denne interessen vanligvis handle om drifting av plattformen vår og den kommunikasjon med deg som er nødvendig for å kunne levere tjenester til deg, påkrevd sikkerhetsverifisering når du kontakter oss samt våre berettigede, kommersielle interesser når vi for eksempel besvarer forespørsler fra deg, forbedrer plattformen vår, gjennomfører markedsføringsaktiviteter eller jobber med å oppdage eller forhindre ulovlige aktiviteter. Vi kan ha andre berettigede interesser som vi vil informere deg om når det er aktuelt.

VIDEREFORMIDLING AV DINE OPPLYSNINGER

Egencia og Egencias tjenesteleverandører kan dele dine personopplysninger med følgende enheter:

  • Leverandører, for eksempel hoteller, flyselskaper, togselskaper, bilutleiefirmaer eller aktivitetsleverandører som bidrar til reisebestillingene dine. Alle tjenester som leveres av tredjepartsleverandører, beskrives som dette alle steder på dette nettstedet. Disse leverandørene vil behandle dataene dine i samsvar med sine personvernregler. Derfor oppfordrer vi deg til å lese gjennom personvernreglene til alle reiseleverandører du bestiller produkter fra via Egencia. Merk at disse leverandørene også kan kontakte deg i den grad det er nødvendig for å innhente ytterligere informasjon om deg eller for å muliggjøre reisebestillingen.
  • Tredjepartsleverandører : leverandører som kan levere tjenester eller funksjoner på vegne av oss, inkludert,
    men ikke begrenset til, behandling av kredittkort, forretningsanalyse, kundeservice etter vanlig åpningstid, utsendelse av nyhetsbrev eller spørreundersøkelser og forebygging av svindel. På forespørsel fra din arbeidsgiver kan vi også dele dine personopplysninger med tredjepartsleverandører som leverer tjenester som kostnadssporing og tilbakebetaling. Disse selskapene har tilgang til personopplysningene som er nødvendige for å utføre disse funksjonene, men har ikke lov til å dele eller bruke opplysningene til noe annet formål. Ta kontakt med oss slik det er angitt i avsnittet «Våre kontaktopplysninger» for å få mer informasjon om hvordan våre tjenesteleverandører behandler dine personopplysninger.
  • Andre i din bedrift, for eksempel Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlig, som beskrevet ovenfor i avsnittet «Travel Managers, reisebestillere og reiseansvarlige».
  • Andre i vårt bedriftsnettverk : Vi kan dele visse opplysninger med våre partnerselskaper der formålene er vertstjenester, analyser og rapportering, og slik at vi og de kan bruke, analysere og forbedre våre og deres tjenester. I den utstrekning et partnerselskap har tilgang til opplysningene dine for å levere tjenester på våre vegne, vil selskapet følge praksiser som er minst like restriktive som praksisene som beskrives i denne personvernerklæringen.

Vi og tjenesteleverandørene våre kan også dele informasjonen din:

  • Når du spesielt har bedt om det.
  • Som svar på stevninger, rettskjennelser eller annen rettsprosess, for å stadfeste eller utøve våre juridiske rettigheter, for å forsvare oss mot søksmål eller ellers dersom gjeldende lov krever eller tillater det. I slike tilfeller forbeholder vi oss retten til å benytte oss av eller tilsidesette enhver juridisk protest eller rettighet som er tilgjengelig for oss.
  • Når vi mener det er hensiktsmessig å undersøke, hindre eller iverksette tiltak angående ulovlige eller mistenkte ulovlige aktiviteter; for å beskytte og forsvare Egencias, våre kunders eller andres rettigheter, eiendom eller sikkerhet, og i forbindelse med våre vilkår for bruk og andre avtaler.
  • Med politiet og myndigheter rundt om i verden for sikkerhets-, toll- og innvandringsformål. For eksempel krever US Department of Homeland Security Bureau of Customs and Border Protection, i henhold til amerikansk lov, at enkelte reise- og bestillingsopplysninger, kjent som Passenger Name Record eller PNR-data, knyttet til folk som reiser til eller fra USA, eller gjennom amerikansk luftrom, leveres til departementet før slike reiser. Vi kan videreformidle disse opplysningene til flyselskapene eller andre reiseleverandører, slik at de kan videresende dem til det aktuelle landets politi og myndigheter.
  • I forbindelse med en foreslått eller gjennomført selskapstransaksjon, for eksempel en avhendelse, fusjon, konsolidering eller salg av aktiva, eller dersom det mot formodning skulle oppstå en konkurs.

DINE RETTIGHETER OG ALTERNATIVER VEDRØRENDE INNHENTING OG BRUK AV DINE OPPLYSNINGER

Du kan få tilgang til, legge til, oppdatere eller slette opplysninger på sidene Min profil og Mine reiser, og du kan avslutte kontoen som beskrevet nedenfor.

Du kan også sende inn en skriftlig forespørsel om å få tilgang til personopplysninger vi har lagret om deg. Hvis du sender en slik anmodning, har Egencia rett til å be om identifikasjon før anmodningen kan behandles. Du kan sende en skriftlig forespørsel om å få tilgang til personopplysningene dine ved å kontakte oss via kontaktalternativene som er angitt nedenfor i avsnittet «Våre kontaktopplysninger". Vi vil forsøke å svare innen rimelig tid og i alle fall innen eventuelle tidsrammer som kreves av loven.

Visse land og områder gir innbyggerne flere rettigheter i forbindelse med personopplysninger. Slike rettigheter varierer fra land til land og region til region, og kan inkludere muligheten til å

  • be om en kopi av egne innsamlede personopplysninger
  • be om informasjon om formålet med behandlingsaktivitetene
  • be om informasjon om dine personopplysninger som har blitt solgt eller delt for forretningsformål
  • be om å få slettet personopplysningene dine
  • protestere mot vår bruk eller deling av dine personopplysninger
  • begrense behandlingen av dine personopplysninger
  • angi at dine personopplysninger ikke kan selges
  • overføre personopplysningene
  • be om informasjon om logikken som brukes i de automatiserte beslutningene vi bruker til å hindre svindelforsøk, og resultatet av slike beslutninger

Hvis du vil sende inn forespørsler til oss, er det enklest å gå via delen «Våre kontaktopplysninger» nederst i denne personvernerklæringen. Vi vil ikke diskriminere deg fordi du håndhever disse rettighetene.

I tillegg til rettighetene over kan du ha rett til å klage til en personvernmyndighet på vår innsamling og bruk av personopplysningene dine. Vi ber deg imidlertid kontakte oss først, slik at vi kan få prøve å løse problemene først. Du kan sende forespørselen til oss ved å bruke opplysningene i «Våre kontaktopplysninger»-delen. Vi besvarer alle forespørsler vi mottar fra personer som vil håndheve sine personvernrettigheter i samsvar med den gjeldende personvernlovgivningen.

Som deltaker i Egencia-programmet kan du motta meldinger fra oss med reisenyheter og oppdateringer. Du kan når som helst avslutte abonnementet på slike nyhetsbrev på siden Min profil under overskriften «E-postinnstillinger» eller ved å fortelle din Travel Manager, reisebestiller eller reiseansvarlige at du ikke lenger ønsker å motta slike henvendelser fra Egencia. Du kan også avslutte abonnementet på nyhetsbrevene via alle slike e-poster vi sender. Vær oppmerksom på at vi forbeholder oss retten til å sende deg annen kommunikasjon, herunder driftsmeldinger, administrative meldinger og undersøkelser knyttet enten til din Egencia-konto eller dine transaksjoner med Egencia, uten å tilby deg muligheten til å velge ikke å motta dem.

BRUK AV EGENCIA-APPER FOR MOBILTELEFON OG NETTBRETT («MOBILAPPER»)

Når du bruker en Egencia-mobilapp, henter vi inn og bruker informasjon om deg på samme måte og med samme formål som når du bruker nettstedet vårt. I tillegg bruker vi også en del annen informasjon som samles inn automatisk når du bruker mobilappene våre. Nærmere bestemt:

  • Vi samler inn informasjon om mobilapp-funksjonalitet som du får tilgang til og bruker. Dermed kan vi identifisere de områdene av mobilappen som er av interesse for kundene våre, slik at vi kan tilpasse mobilappen og stadig forbedre den.
  • Hvis du bruker «finn hoteller»-funksjonen på mobilappen ved hjelp av posisjonsdata på mobilen, bruker vi posisjonsdataene fra mobilen som er basert på GPS eller lignende teknologi, til å vise fasiliteter i nærheten. Vi samler ikke inn posisjonsdata med mindre du samtykker uttrykkelig til dette ved å klikke på «finn hotell»-funksjonen og bruke «nåværende posisjon» som destinasjon eller ved å slå på innhenting av posisjonsdata i telefonens innstillingsmeny. Hvis du godtar å dele posisjonsinformasjon med oss via app- eller enhetsinnstillinger, kan vi bruke og dele denne posisjonsinformasjonen for å kunne tilby deg lokale hotell- eller transportalternativer eller for å gi deg annen relevant informasjon eller tjenester.
  • Hver mobilapp vil også sende oss feilrapporteringsinformasjon dersom den krasjer eller henger. Ved hjelp av feilrapporten kan vi etterforske feilen og forbedre mobilappens stabilitet i senere utgivelser. Som en del av disse feilrapportene sender mobilappen oss informasjon om mobilenhetstype og -versjon, din kunde-ID, tidspunktet feilen oppstod, funksjonen som ble brukt, og programmets tilstand da feilen oppstod. Vi bruker ikke denne informasjonen til noe annet formål enn å undersøke og rette opp feil.
  • Vi kan sende push-varsler om endringer i status for flyvninger eller andre aktuelle ting knyttet til turene dine. I tillegg kan vi også bruke push-varsler til å sende viktig kommunikasjon fra din Travel Manager / arbeidsgiver i nødstilfeller. Disse tillatelsene kan alltid styres fra mobilenhetens innstillinger.
  • Hvis du velger «Kontakt en reisekonsulent» og alternativet «Be om tilbakeringing» under Egencia Hjelp, der denne funksjonen er tilgjengelig, vil mobilappen sende din kunde-ID, reiseruteinformasjon og potensiell annen informasjon om nylig mobilapp-bruk til reisekonsulenten. Dette gjøres for å effektivisere samhandlingen med kundeservice og sørge for mer smidig og presis kommunikasjon.

Du har alltid muligheten til å kontrollere visse opplysninger en mobilapp sender til oss. Du kan slå av innhenting av posisjonsdata når som helst via telefonens innstillingsmeny. Eventuelt kan du fjerne mobilappen helt fra den mobile enheten og få tilgang til tjenestene våre via nettstedet vårt eller telefon.

SLIK BESKYTTER VI OPPLYSNINGENE DINE

Vi vil at du skal føle deg trygg når du bruker tjenestene våre for å planlegge og bestille reiser, og vi er opptatt av å beskytte informasjonen vi samler inn. Ingen bedrift kan garantere absolutt sikkerhet, men vi har implementert egnede administrative, tekniske og fysiske sikkerhetsprosedyrer for å beskytte personopplysninger vi har i vår varetekt og kontroll. For eksempel har bare autoriserte ansatte tilgang til personopplysninger, og de har bare tilgang i forbindelse med tillatte forretningsfunksjoner. I tillegg bruker vi kryptering når sensitive personopplysninger sendes mellom ditt og vårt system, og vi bruker brannmurer og inntrengerpåvisningssystem for å forhindre at uvedkommende får tilgang til din informasjon.

SLIK FÅR DU TILGANG TIL OPPLYSNINGENE DINE

Du har tilgang til opplysningene dine på følgende områder av dette nettstedet:

Min konto
Ved hjelp av Min profil-sidene på Egencia kan du vise og endre kontoinnstillingene dine. Under alternativet for e-postinnstillinger kan du endre e-postadressen og administrere innstillinger for kommunikasjon. Du kan også justere e-postinnstillingene ved å klikke på «Avslutt abonnement» via linken i fotnoten til e-posten vi sender deg. Du kan også endre passordet ditt og velge automatisk passordpålogging når du logger deg på dette nettstedet. Når du som Travel Manager logger på Egencia-profilen din, kan du legge til nye brukere, oppdatere status eller slette eksisterende brukerprofiler, oppdatere eller korrigere navn, telefonnumre, passinformasjon og kontaktperson for nødsituasjoner for reisende som er knyttet til profilen din, samt oppdatere egne reisepreferanser.

Be om å stenge en konto
Du kan stenge Egencia-kontoen din ved å kontakte oss som beskrevet nedenfor. Når du har stengt kontoen, kan du ikke logge på, og du har ikke tilgang til noen informasjon knyttet til kontoen, men du kan åpne en ny konto når som helst. Vi vil sende deg en e-post som bekrefter at kontoen er stengt, til e-postadressen som i din medlemsprofil.

MINE REISER

På siden Mine reiser på dette nettstedet kan medlemmer se, oppdatere eller slette sine lagrede reiseruter. Dersom du varsler Egencia om at noen av personopplysningene om deg ikke er riktige, fullstendige eller oppdaterte, skal Egencia iverksette rimelige tiltak for å rette opp personopplysningene.

EKSTERNE LINKER

Hvis noen del av dette nettstedet videresender deg til andre nettsteder som vi ikke eier eller driver, gjør vi oppmerksom på at disse nettstedene ikke omfattes av denne personvernerklæringen. Vi anbefaler at du undersøker disse nettstedenes personvernerklæringer for å forstå deres prosedyrer for innhenting, bruk og videreformidling av personlig informasjon.

PLASSERING FOR LAGRING AV DATA

Egencia lagrer og behandler personopplysninger om reisende i sikre miljøer i USA og andre land. Når det gjelder behandling av data for ikke-amerikanske reisende, må Egencia – for å kunne tilby sine tjenester – overføre personopplysningene dine til sine partnerselskaper og/eller tjenesteleverandører i USA og eventuelt andre land utenom ditt bostedsland, der personvernlovgivningen kan være forskjellig fra lovene i ditt land. Egencia vil sørge for at personopplysningene dine beskyttes i samsvar med denne personvernerklæringen og kravene i den personvernlovgivningen som måtte gjelde der personopplysningene dine behandles. Expedia bruker standard kontraktsbestemmelser internt i gruppen når det er aktuelt, for å dekke overføringen av personopplysninger fra EU til USA.

Vi garanterer at alle våre leverandører som vi overfører data til, har etablert egnede sikkerhetstiltak for å verne om personopplysningene dine. De egnede tiltakene kan være (i) adekvat landsstatus, noe som vil si at EU-kommisjonen anser at det aktuelle landet er «adekvat» fordi personvernlovningen tilsvarer lovgivningen i EU, eller (ii) standard kontraktsbestemmelser.

OPPBEVARING AV DATA

Vi lagrer ikke informasjon lenger enn nødvendig for våre forretningsformål eller for juridiske krav. Vær imidlertid oppmerksom på at vi kan lagre noen opplysninger etter at du har stengt kontoen din hos oss, for eksempel hvis det er nødvendig for å oppfylle våre juridiske forpliktelser, herunder å lagre informasjonen for skatte- og regnskapsmessige formål. Vi vil fjerne personlig identifiserbare opplysninger, bruke dataene i aggregert format eller anonymisere personopplysningene på annen måte dersom vi har til hensikt å bruke dem til analyser eller trendanalyser over lengre perioder.

Vi bruker følgende kriterier når vi fastsetter lagringsperiodene:

  • varigheten på relasjonen vår til deg, for eksempel knyttet til åpne kontoer hos Egencia eller nylige bestillinger eller andre transaksjoner på nettstedet vårt
  • om vi har juridiske forpliktelser i forbindelse med personopplysningene dine, for eksempel fordi vi er pålagt å lagre informasjon om alle dine transaksjoner hos oss
  • hvorvidt det er noen gjeldende og relevante juridiske forpliktelser knyttet til hvor lenge vi skal lagre personopplysningene dine, inkludert avtalefestede forpliktelser, rettslige bindinger, foreldelseslover og lovpålagte undersøkelser

ENDRINGER I DENNE PERSONVERNERKLÆRINGEN

Egencia kan oppdatere denne personvernerklæringen i fremtiden. Vi vil varsle deg om vesentlige endringer i denne personvernerklæringen ved å sende en melding til e-postadressen du har gitt oss, eller ved å legge ut et varsel på vårt nettsted. Du kan se når denne personvernerklæringen sist ble oppdatert, ved å sjekke «Sist oppdatert»-datoen som vises øverst i denne erklæringen.

VÅRE KONTAKTOPPLYSNINGER

Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vår generelle personvernpraksis, kan du kontakte oss:

  • Send en e-post Hvis du har spørsmål eller klager vedrørende GBT og personvern eller ønsker å håndheve dine rettigheter, kan du kontakte personvernombudet her.
  • Skriv til oss. Vår adresse er Global Privacy Team, American Express Global Business Travel, 5 Churchill Place, Canary Wharf, London E14 5HU, UK.

Informasjon om behandlingsansvarlig for Egencia:

Behandlingsansvarlig for Belgia

Egencia Belgium SA

Behandlingsansvarlig for Franrike

Egencia France SAS

Behandlingsansvarlig for Norge

Egencia Norway AS

Behandlingsansvarlig for Danmark

Egencia Denmark A/S

Behandlingsansvarlig for Finland

Egencia Finland Oy

Behandlingsansvarlig for Tyskland

Egencia GmbH

Behandlingsansvarlig for Sverige

Egencia Sweden AB

Behandlingsansvarlig for Storbritannia

Egencia UK ltd

Behandlingsansvarlig for USA, APAC (inkludert Kina)

Egencia LLC (US)

ANSVARSFRASKRIVELSE FOR EGENCIA

Egencia eies i sin helhet av American Express Global Business Travel (GBT). GBT er et fellesforetak og eies ikke i sin helhet av American Express Company eller noen av dets datterselskaper (American Express). «American Express Global Business Travel», «American Express» og American Express-logoen er varemerker som tilhører American Express og brukes under en begrenset lisens. «American Express Meetings & Events» er en avdeling i GBT.