Fem måter du kan ivareta de reisendes velferd på med Egencia

Posted: 03 December 2020
Business Traveller Well-Being

Etter hvert som de ansatte må håndtere kompleksiteten ved å reise i dagens verden, må du sørge for at du støtter dem så godt du kan. Det innebærer blant annet å gjøre alt du kan for å hjelpe dem med å ta veloverveide avgjørelser, særlig når det oppstår sikkerhetsspørsmål. Noe som også er viktig, er å sørge for at reiseopplevelsen er så friksjonsfri som mulig – fra å hjelpe dem med bestilling til å sørge for at de føler seg ivaretatt på reisen og får en fin hjemreise.

Les denne sjekklisten, eller last ned en kopi for å sikre at du oppfyller alle punktene.

  1. Tre måter du kan sikre etterlevelse på gjennom bestillinger i henhold til bedriftens reisepolicy

    Det er ingen tvil om at det er viktig å ha en sterk policy som gjenspeiler bedriftens mål med tanke på sparing, risikostyring og til og med bærekraft. Er det imidlertid tungvint for de reisende å følge disse policyene, får hele reisen en dårlig start.

    1. En moderne og intuitiv brukeropplevelse: For å sikre etterlevelse må du først sørge for at de ansatte bruker Egencia når de skal bestille. Den beste måten å gjøre det på er å gi dem en brukeropplevelse som ser kjent ut og er enkel å bruke. Det bør være like lett å bestille forretningsreiser som det er å bestille en ferie.
    2. Sømløs integrering på alle enheter: I vår teknologiske tidsalder er det viktig å gi reisende en problemfri opplevelse på både datamaskiner, nettbrett og smarttelefoner. På den måten kan de være tilgjengelige og holde seg oppdatert uansett hva slags enhet de bruker.
    3. Søketeknologi med fokus på de reisende: De ansatte skal slippe å bla gjennom side etter side med søkeresultater når de skal bestille. Egencias bestillingsverktøy skal gjøre grovarbeidet for dem. Egencias Smart Mix-teknologi rangerer for eksempel søkeresultater basert på intelligent vekting av variabler som mellomlandingstider og bagasjegebyrer. Teknologien bruker dessuten maskinlæring med utgangspunkt i den reisendes tidligere valg – og valgene kollegaer har gjort – for kontinuerlig å forbedre resultatene. Det betyr at det er større sannsynlighet for at de reisende finner en flyreise eller et hotell på side 1 og ikke 18, noe som sparer både tid og besvær.
  1. Tre måter å håndtere avbestillinger, refusjoner og ombestillinger på online

    Ettersom ting i dag kan endre seg raskt, er det viktig at de ansatte enkelt kan endre reisene sine på farten. Her har du tre nyttige tjenester du kan bruke med Egencia:

    1. Avbestill og ombestill på alle enheter: De reisende bør kunne avbestille og/eller ombestille flyreiser, leiebiler og hoteller på alle enheter, og være sikre på at tilgodebeløpet eller refusjonen behandles av Egencia. På denne måten kan de spare både tid og besvær når planene endrer seg.
    2. Bruk tilgodebeløp og ubrukte billetter for nye bestillinger på nettet: Når de reisende må avbestille en flyreise på grunn av endringer i planene, skal de ikke trenge å lete etter kuponger eller gå gjennom kompliserte prosedyrer for å bruke ubrukte billetter på nye bestillinger. Når ansatte bestiller via Egencia, vises ubrukte billetter direkte i søkeresultatene sammen med alternativet om å bruke beløpet på en fremtidig bestilling.
    3. Intuitiv hjelp på nettet for å håndtere detaljene: En oppringningsfunksjon som Hjelp fra Egencia (i USA) gjør at de reisende kan trykke på en knapp og dermed be om å bli oppringt av en reisekonsulent. Konsulenten ringer da opp igjen etter få minutter for å hjelpe til med avbestilling, refusjon eller ombestilling.
  1. Tre funksjoner for å hjelpe de reisende med å ta mer veloverveide beslutninger

    En stor del av det å ivareta de reisendes velferd og overholde aktsomhetsplikten i dag handler om å sørge for at de reisende har sikkerhetsinformasjonen de trenger for å ta veloverveide beslutninger. Disse tre funksjonene er viktige for å oppnå dette:

    1. Reiseråd knyttet til COVID-19: Ettersom innreiserestriksjonene og karantenereglene for land, delstater og byer ofte endres, er det viktig at de reisende har en pålitelig kilde for pandemirelaterte restriksjoner og retningslinjer. Reisende kan skrive inn avreisested og reisemål i Egencia® Travel Advisor for å få oppdatert informasjon om reiserestriksjoner, innreisekrav, karantene etter ankomst, krav om personlig beskyttelsesutstyr og helsedokumentasjon. Det å ha tilgang til denne typen reiseinformasjon, kan gi de reisende ro i sinnet.
    2. Hygienemerker som vises på bestillingssidene: Mange leverandører implementerer mer omfattende helse- og hygieneprosedyrer, og enkelte samarbeider dessuten med myndighetene og bransjebyråer om å etablere protokoller for beste praksiser. Disse selskapene kan nå laste opp merkene og tiltakene sine direkte i Egencia, slik at reisende kan se dem når de skal bestille. Denne åpenheten, som er integrert i bestillingsprosessen, gjør det enklere for de reisende å evaluere valgmulighetene og ta avgjørelser som de er komfortable med.
    3. Innbygging av policyrelaterte begrensninger: Det er viktig å gi de reisende relevant informasjon, men det er også viktig at du kan begrense reisemål eller handlinger ved å oppdatere reisepolicyen direkte i bestillingsverktøyet. Dette kan innebære å angi begrensninger for bestemte reisemål på grunn av et virusutbrudd eller begrense antallet ansatte som kan ta samme fly. Disse alternativene merkes da som utenfor reisepolicyen, noe ansatte ser når de skal bestille.
  1. Tre måter de reisende kan få hjelp på og tilgang til nødtjenester

    Uansett hvor godt man planlegger på forhånd, kan uforutsette ting skje når man er på farten. Ansatte har i dag, mer enn noensinne, behov for å føle seg støttet og ivaretatt når de er på forretningsreiser.

    1. Varsler om flyforstyrrelser i sanntid: Når reisende er på farten, er det viktig at de så raskt som mulig får vite om potensielle forstyrrelser. Det kan være flyforsinkelser, dårlig vær på ankomststedet og andre omstendigheter. Egencia sender ut varsler i sanntid via Egencia-appen, som også vises på startsiden og under «Mine reiser».
    2. Personlig hjelp døgnet rundt, hver eneste dag: Selv om apper gjør det mye lettere å ordne ting selv, hender det likevel at man har behov for å snakke med et menneske som kan berolige og komme med løsninger. Egencia har tusenvis av reisekonsulenter, som til sammen snakker flere enn 32 språk og holder til i 60 forskjellige land. De er alltid klare til å hjelpe – døgnet rundt, sju dager i uka, 365 dager i året.
    3. Enkelt å få hjelp: Når de reisende støter på problemer, vil de ikke bruke tid på å lete etter telefonnummeret til support. Det skal være raskt og enkelt å få hjelp. I Egencia-appen kan reisende i USA klikke på «Hjelp»-knappen og bli oppringt av en reisekonsulent, vanligvis innen to minutter.
  1. Egencias tre praktiske alternativer for betaling og tilbakebetaling, som begrenser bruken av personlige utlegg

    Hensynet til de reisendes velferd stopper ikke opp bare fordi reisen er over. Utgiftene må fremdeles håndteres. Egencia tilbyr følgende betalingsløsninger for reiseprogrammet:

    1. En sentralisert betalingsløsning: Bruk av sentraliserte betalinger eller virtuelle kort reduserer behovet for personlige utlegg. Egencia samarbeider med Conferma, et ledende selskap innen finansielle tjenester, for å kunne tilby kundene sine Client Central Payment for hoteller og dermed unngå at de ansatte må vente på refusjon for utlegg.
    2. Sentraliserte fakturaer for hver reiserute: Når ansatte sende inn reiseregninger, viser Egencia alle fakturaene for hver reise på ett sted. Dette sparer tid og gjør at innsendingsprosessen går raskere.
    3. Integrering med reiseregningsapper: Egencia integrerer transaksjoner fra bestillingsverktøyet med noen av de beste reiseregningsappene. Dette automatiserer utgiftsrapporteringen og tilbakebetalingsprosessen ytterligere.

Er du på utkikk etter bedre løsninger for forretningsreiser? Ta kontakt med teamet vårt.