atradius-case-study.jpg

Atradius sitt desentraliserte forretningsreiseprogram

Dato: 30. juni 2020

Det globale forsikringsselskapet Atradius bruker Egencia for å få én forretningsreiseløsning for flere regioner. Administrere et desentralisert forretningsreiseprogram   Atradius er en ledende aktør innen kredittforsikring og opererer i over 54 land. Forretningsreiser er helt avgjørende for å underbygge det multinasjonale selskapets nettverk av interne og eksterne forbindelser. Atradius har et desentralisert reiseprogram, og hvert land har en egen Travel Manager som velger og implementerer forretningsreisebyrået de foretrekker. Selskapet brukte tidligere et mer tradisjonelt forretningsreisebyrå, men har nå valgt å samarbeide med Egencia i bestemte regioner på grunn av vårt brukervennlige og intuitive nettbaserte bestillingsverktøy. «Vi har 4500 ansatte på global basis,» sier Arno Beekhuizen, innkjøper hos Atradius.«Over en tredjedel av disse har base i Belgia, Frankrike, Nederland og USA, som samarbeider med Egencia.» Flere land samarbeider med Atradius, noe som er med på å forenkle administrasjonen av forretningsreiseprogrammet. «Vi har inngått kontrakt med ett forretningsreisebyrå på tvers av disse landene», forklarer Beekhuizen. «Jeg skulle gjerne gjøre det obligatorisk for alle land å bruke Egencia.»
«Egencia gjør veldig mye for å støtte hver region på lokalt nivå. Hver region samarbeider med Egencia om innfasing med tanke på juridiske og skattemessige krav, og alle krav er integrert»
Hvert land har sine egne utfordringer og behov i forbindelse med forretningsreiser. Vi tilbyr en løsning for forretningsreiser som gir samsvar på tvers av regioner når det gjelder reisebestillinger, reiseadministrasjon, administrasjon, rapportering, aktsomhetsplikt og leverandører – alt samlet på ett sted. Enklere prosedyrer for rapportering og utgiftsføring Rapportering er et viktig fokusområde hos Atradius, og med visuelle data i Egencia Analytics Studio får selskapet nyttig informasjon som kan brukes til å ta veloverveide avgjørelser. «Hos Atradius bruker vi rapporteringsfunksjonen mye. Jeg kan bruke rapportene for å få fullstendig oversikt over hele programmet, og den generelle statistikken forenkler rapporteringsprosessen», forklarer Beekhuizen. «Vi kan finne ut hvorfor de ansatte bestiller utenfor reisepolicyen, og deretter bruke informasjonen til å endre policyer ved behov.» Via Egencias Traveler Tracker har selskapet også tilgang til viktige rapporter om aktsomhetsplikten og kan dermed håndtere kriser bedre og sørge for at de reisende får hjelp når de trenger det. «Det er viktig for oss å vite hvor de reisende er, hvor de skal, og hvor de har vært, så kan tilby dem hjelp hvis de trenger det,» sier Beekhuizen. En annen prioritet Atradius har for forretningsreiseprogrammet sitt, er enkel håndtering av reiseregninger, og Egencia kan hjelpe til med dette på flere måter. Vi samarbeider med spesialiserte finansinstitusjoner og tilbyr betalingskort for reiser. Disse institusjonene kan bistå med økonomisk rådgivning, mens vi tar imot betaling av forretningsreiser via vår teknologi samt byr på kompetanse innen reiseadministrasjon. På denne måten kan vi gi Atradius et komplett system med nyttige data, som bidrar til å administrere og optimalisere forbruket.
«De fleste bestillinger av hoteller og flyreiser betales direkte av bedriften, så de reisende slipper å bruke mye tid på utgiftsføring. Det har spart tid og ført til mindre administrasjonsarbeid for både oss og våre reisende»
«Forretningsreiseprogrammet har et eget betalingskort, noe som er svært nyttig for oss. Vi kan da tilpasse utgiftsrapportene og kombinere dem med rapporter fra Egencia.» Les mer om hvordan Egencia gir globale selskaper støtte for lokale policyer på tvers av flere regioner. Del dette innlegget på LinkedIn eller Twitter.

Er du interessert i å gjøre forretningsreiseprogrammet ditt mer konsekvent samtidig som du tar hensyn til lokale nyanser? Kontakt oss i dag.