Seks måter du kan bruke forretningsreiser på for å holde på de ansatte      

For alle bedrifter er det viktig å tiltrekke seg og holde på dyktige medarbeidere, og for rasktvoksende bedrifter er det en nødvendighet. Rasktvoksende bedrifter må jobbe for å holde tritt med sin egen utvikling, og det er viktig å beholde de dyktigste og mest engasjerte medarbeiderne.   

Det er her forretningsreiser kommer inn i bildet. Det handler nemlig om langt mer enn å sende de ansatte for å møte eksisterende og potensielle kunder. Dette er en forretningsfunksjon som kan endre hele jobbopplevelsen.   

Effekten av misfornøyde reisende   

Se for deg at du kommer inn på kontoret. Du tar en kopp kaffe, og så hører du at Kari har sagt opp. Det er et sjokk. Kari har vært stjernen i salgsteamet helt siden hun begynte å jobbe i bedriften for tre år siden. Skal hun omplasseres? Ønsker hun høyere lønn? I avslutningssamtalen kommer personalavdelingen til å spørre Kari om avgjørelsen hun har tatt. Men kommer de til å stille henne spørsmål om forretningsreiser? Det burde de.  

Bedriften Kari jobber for, har alltid administrert forretningsreiser internt. Retningslinjene er strenge, og det er lite fleksibilitet når det gjelder endringer i siste liten.  Kari var en av de beste selgerne på teamet og en av de som reiste mest. Hun likte å møte nye folk og besøke nye steder, men hun var frustrert over bedriftens kompliserte reiseprogram og hadde lite kontroll over egne bestillinger. Reiseopplevelsen var generelt dårlig. Kari fikk til slutt nok.  

Nå må bedriften bruke penger på å finne noen som kan overta stillingen, og det vil ta tid å finne en person som er like dyktig.   

Sørge for tilfredshet blant de reisende   

Det å fokusere på tilfredshet blant de reisende er viktig for både medarbeiderlojaliteten og produktiviteten i en bedrift. Et forretningsreisebyrå kan gi bedriftens ansatte bedre kontroll over reisene sine gjennom en omfattende bestillingsplattform. Bedriftens reisepolicyer er tydelige og lett tilgjengelige, og de reisende kan velge blant flere forhåndsgodkjente alternativer. I tillegg kan Travel Managers raskt generere rapporter for å sjekke forbruket og opprettholde aktsomhetsplikten.  

Forretningsreiser kan ha stor påvirkning på hvor fornøyde de ansatte er. Her er seks punkter bedriften bør fokusere på for å sikre at reiseprogrammet støtter de ansatte:  

1. Support: Gi de reisende verktøyene de trenger for å endre reiserutene sine mens de er på farten. Med Egencias bestillingsapp gjøres dette raskt og enkelt, og de reisende kan få hjelp fra reisekonsulenter døgnet rundt.   
2. Valg av reiseleverandør: Det er viktig å ta hensyn til hvordan policyen påvirker de reisendes valg. Enkelte reisepolicyer er basert på kostgodtgjørelse og makspriser. De reisende vet da hvor mye de kan bruke på et rom, og står fritt til å velge overnattingssteder som ligger innenfor det angitte prisområdet. I slike tilfeller er det viktig å sikre at det godkjente overnattingsstedet er praktisk for den reisende.  Hvis det eneste godkjente hotellet ligger en time unna møtelokalet, får den reisende en negativ reiseopplevelse.   
3. Utvalg av reiseleverandører: Hvis bedriften har en reisepolicy der de ansatte kan velge mellom flere godkjente leverandører på bestillingsplattformen, er da disse leverandørene valgt kun av økonomiske årsaker? Eller har du også tatt hensyn til de reisendes forretningsmål? Er hotellets beliggenhet praktisk for den reisende? Ligger det i nærheten av en motorvei, togstasjon eller møtelokalene? Kan hotellet tilby fasiliteter som er viktige for den reisende, for eksempel parkering eller treningsrom?  Med et godt utvalg og riktige bestillingsalternativer er det enkelt å gjøre en gjennomsnittlig opplevelse til en svært god en.   
4. Reiseklasse: Vi er selvfølgelig klar over at flyvninger på business-klasse koster mer enn økonomiklasse, og at flyreisene er like lange. Det er imidlertid viktig å ta hensyn til de reisendes velvære. Hvis de ansatte får ekstra plass til å jobbe eller slappe under reisen eller kan gå først av flyet, økes komforten i tillegg til at ting går raskere. Du viser også de ansatte at du verdsetter dem.   
5. Bestillingsmåte: Det er svært viktig med et enkelt og brukervennlig grensesnitt. Jo raskere og enklere det er for reisende å finne innhold og gjøre eller endre bestillinger, desto bedre kontroll føler de at de har.   
6. Utgifter: Lar reisepolicyen de ansatte kreve tilbakebetaling av rimelige utgifter som påløper under en forretningsreise? Enkelte arbeidsgivere glemmer for eksempel parkeringskostnader på flyplassen eller taxi hjem, noe som er en nødvendighet etter en lang flyreise. Hva med tilleggsutgifter? Hos noen flyselskaper må man betale ekstra for setevalg, mens enkelte hoteller legger til wi-fi og drikke på regningen¹. Det er viktig å ta høyde for disse utgiftene i tillegg til flybilletter og rompriser.   

De reisende har et behov for komfort under reisen, men også etter at de har landet. Når de er tilbake på kontoret igjen, er det dessuten viktig at registreringen av reiseregninger kan gjøres raskt og enkelt og ikke er en vanskelig og tidkrevende papirbasert prosess. Hvis bedriften bruker en reiseplattform som er knyttet til et reiseregningssystem, kan det gjøre livet enklere for både de reisende, reisebestillere og økonomiavdelingen.  

Tilføre verdi med forretningsreiser 

Budskapet er enkelt: Hvis bedriften din ønsker å tiltrekke seg og beholde dyktige medarbeidere, må du vise at du verdsetter de ansatte. I så fall er reiseprogrammet et godt sted å begynne.