Betaling av forretningsreiser: Hva er best for bedriften din?

Posted: 29 June 2020
Topics: Blogg
Payments_Blog_1200x800.jpg

Det kan være vanskelig å velge riktig betalingsmåte for forretningsreiseprogrammet ditt. Det finnes en hel haug av alternativer – med både positive og negative sider. Hvor godt egnet de forskjellige alternativene er, avhenger dessuten av hvilken fase bedriften er i. Betalingsalternativet som var det beste i oppstartsfasen, egner seg kanskje ikke like godt etter hvert som bedriften har vokst og utviklet seg. Vi er her for å hjelpe deg. Vi har satt sammen en omfattende oversikt over de tilgjengelige betalingsalternativene. De forskjellige alternativene er dessuten inndelt etter hvordan de fungerer på flere områder, som etterlevelse av reisepolicyen og avstemming, slik at du kan avgjøre hva som passer best for din bedrift. Velge den beste betalingsmåten Hvordan velger du den beste betalingsmåten for din bedriftskultur samt sikrer at du har full over oversikt over reiseutgiftene? En administrert betalingsstrategi for forretningsreiser kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av reiseprogrammet, få fornøyde reisende og finne sparemuligheter. Med riktig reiseregningssystem og betalingsoppsett kan du enkelt motta, dele, håndtere og avstemme betalinger. La oss se nærmere på noen av de vanligste betalingsløsningene for forretningsreiser på markedet. Løsninger som fungerer bra for kundene våre Bedriften din kan ha helt unike betalingskrav, og det er flere faktorer som spiller inn når du skal ta en avgjørelse om hvilken betalingsløsning som vil være den beste. Det kan for eksempel være at bankreglene variere fra land til land der du driver virksomhet, eller du kan ha ulike teknologialternativer for avstemming og rapportering av utgifter, avhengig av de forskjellige funksjonene i bedriften. Det er ulike fordeler og ulemper ved de forskjellige betalingsmåtene, og du tenger en betalingsløsning som fungerer for alle reisende i bedriften – fra praktikanter til ledere. Nedenfor finner du noen anbefalinger basert på hvilke løsninger som fungerer best for kundene våre ut fra deres behov og mål. Ser du etter en løsning for sentral fakturering? Høsten 2020 lanserer Egencia virtuelle betalinger (også kalt Client Central Payments). Det er enkelt å kontrollere og avstemme virtuelle kredittkort, i tillegg til at de gir deg et sentralt faktureringsalternativ. De virtuelle kortene er dessuten den sikreste betalingsmåten siden det utstedes et kortnummer til engangsbruk for hver bestilling. Hovedegenskaper:

  • De fleste leverandører godtar forhåndsbetaling på nettet.
  • Refusjoner betales tilbake til bedriften, mens tilgodebeløp for forretningsreiser vil være i den ansattes navn.
  • Denne betalingsmåten kan underbygge programmet ditt i forhandlinger om priser og hotellfasiliteter.
  • Forretningsreisende kan benytte seg av sentralisert betaling på stedet.

Merk: Dette krever at du oppretter en konto for virtuelle kort hos banken eller kredittkortleverandøren din. Det er også mulig at dette alternativet ikke støtter alt reiseinnhold eller alle avgifter. Virtuell betalingsløsning vil først støttes i Nord-Amerika, EMEA og Australia.  Vil du ha oversikt over reiseutgiftene? Sentraliserte bedriftskort (som Lodge Cards hos American Express) gir deg den beste oversikten. Hovedegenskaper:

  • De fleste leverandører godtar forhåndsbetaling på nettet.
  • Refusjoner betales tilbake til bedriften, mens tilgodebeløp for forretningsreiser vil være i den ansattes navn.
  • De fleste av Egencias hoteller godtar forhåndsbetaling på nettet med sentraliserte kort.
  • Denne korttypen underbygger ikke avtalepriser uten viderefakturering eller autorisasjon.
  • Betalinger kreves vanligvis på stedet med mindre direkte fakturering er opprettet. 

Ønsker du mer fleksibilitet? Individuelle bedriftskort er den mest fleksible betalingsløsningen for forretningsreiser, men det kan være vanskeligere å ha oversikt over utgiftene. Hovedegenskaper:

  • Enkelte hoteller og bilutleiebyråer krever betaling på stedet, og reisende anser gjerne dette alternativet for å være det enkleste når de skal betale.
  • Travel Managers kan innføre kostnadskontrollprosedyrer i bedriftens forretningsreiseprogram ved å bruke dine policyer og godkjenningsinnstillinger hos Egencia.

Merk: Dette alternativet støttes globalt, med unntak av i Kina og Sør-Afrika. Vil du ha færre forskuddsbetalinger? Ved bruk av personlige kort reduseres antallet forskuddsbetalinger, og kortene kan brukes på steder som krever fysiske kort. Men siden de reisende må legge ut for utgiftene selv og deretter gjennom en prosess for å få dem tilbakebetalt, kan denne betalingsmåten resultere i dårligere tilfredshet. Hovedegenskaper:

  • Utgifter til flybilletter går ikke ut over bedriftens kontantstrøm.
  • Enkelte hoteller og bilutleiebyråer krever betaling på stedet, og de reisende kan benytte seg av selvbetjening.
  • De ansatte opparbeider seg bonuspoeng, men i første omgang må de legge ut for utgiftene selv. I tillegg er det ikke sikkert at alle ansatte har et personlig kredittkort.
  • Refusjoner tilbakebetales til kortet som er brukt. Dette kan imidlertid komplisere reiseregningsprosessen, for eksempel ved avbestillinger etter at tilbakebetalingen er gjort.
  • Du må legge inn passende policytiltak i reiseprogrammet ditt for å oppfordre til etterlevelse av bedriftens reisepolicy.

Merk: Dette alternativet støttes globalt, med unntak av i Kina og Sør-Afrika. Du har mange valgmuligheter når det gjelder betaling av forretningsreiser, men til syvende og sist må du velge løsningen som er best for din bedrift. Uansett om du velger en betalingsmåte som gir mer fleksibilitet eller færre forskuddsbetalinger, må du påse at betalingsløsningen tar hensyn til bedriftens nåværende og fremtidige mål. Er du på utkikk etter bedre løsninger for forretningsreiser? Ta kontakt med teamet vårt.