Bakgrunn

Vi vet at forretningsreiser er en utgift som alle virksomheter må forholde seg til, og vi vet også hvordan vi kan hjelpe deg med å holde oversikt over utgiftene og finne muligheter for å spare. Vi vet at hver krone teller for veldedige organisasjoner eller små bedrifter, så reiseutgiftene må tas på alvor.

Hvis du jobber for en veldedig organisasjon som er helt avhengig av pengeinnsamling, er du nødt til å få så mye som mulig for midlene dine. Og organisasjonen vil følge nøye med på hva hver krone går til.

En ideell organisasjon basert i Storbritannia ønsket bedre oversikt over reiseutgiftene sine og mer kontroll over reisepolicyen sin. Derfor valgte de å skaffe seg en løsning for reiseadministrasjon. Den veldedige organisasjonen, som fremmer inkludering og positive holdninger med en årlig global festhelg, hadde behov for bedre håndtering av reiseutgiftene sine.

Utfordringen

Den ideelle organisasjonen, som jobber for inkludering og mangfold, har som mål å møte alle mennesker med positivitet og aksept. En av deres hovedoppgaver er å arrangere en årlig feiring som går over en helg. Arrangementet, som koster organisasjonen opptil GBP 95 000, omfatter blant annet å samle musikere og artister fra hele Storbritannia som kan opptre under feiringen. 

Organisasjonens årlige arrangement krever mye planlegging, og de er avhengige av frivillige som kan bidra. Det er også ulike artister som opptrer hvert år. Både artistene og de frivillige kan måtte trenge å reise til arrangementet, og de trenger derfor en engangsløsning for bestilling av dette.

Det var også avgjørende for organisasjonen å få oversikt over reiseutgiftene. Organisasjonen ønsket å sikre seg at midlene de hadde samlet ble brukt på best mulig måte, slik at de kan skape mest mulig verdi. Bestillinger som ikke var i tråd med reisepolicyen og at billigste reisealternativ sjelden ble valgt var også to økende problemer.

Kontroll over kostnader

Flesteparten av reisebestillingene kunne knyttes direkte til det årlige arrangementet, men planlegging, promotering og samtaler med mediene fant sted gjennom hele året. For å få bedre oversikt over utgiftene sine, spare tid og penger og lage en tydelig reisepolicy for nødvendige reiser, bestemte organisasjonen seg for å få hjelp av et forretningsreisebyrå.

Egencia hjalp organisasjonen med å utforme og lansere en reisepolicy som kunne sørge for kontrollerte og konsekvente utgifter. Hovedmålet var å spare penger, og den nye policyen gjorde det obligatorisk å bestille billigste tilgjengelige reisealternativ. Egencias reiseportal innlemmet policyen i bestillingsverktøyet, noe som gjorde det enklere for de reisende å bestille i tråd med retningslinjene.

Organisasjonen kunne også redusere overnattingskostnadene takket være Egencias rikholdige utvalg av hoteller, som de tidligere ikke hadde tilgang til. Egencias foretrukne priser utgjorde en drastisk forbedring sammenlignet med de tidligere søkeresultatene deres. Nå kunne de spare penger både i planleggingsfasen (promotering og organisering) og under selve arrangementet (festhelgen).

«Jeg sparer veldig mye, ettersom Egencias foretrukne priser er så konkurransedyktige. Det er et godt utvalg som fjerner alt stress»,

Når policyen, plattformen og rådene samsvarte, klarte den veldedige organisasjonen å kutte de årlige reiseutgiftene sine med en tredjedel.

Oversikt over utgiftene

Ved å få bedre oversikt over reiseutgiftene gjennom datavisualisering i Egencia Analytics Studio har vært nyttig for organisasjonen, og har bidratt til at de har spart både tid og penger. Organisasjonen har samlet inn og analysert disse tallene, slik at de har kunnet se hva pengene brukes på og om bruken er i tråd med budsjettet. Samtidig kan de finne tilbud, livearrangementer og reiseregninger på ett og samme sted.

«Egencia ga oss struktur og overensstemmelse med tanke på hvordan vi bruker penger. Det har vært revolusjonerende å introdusere rapporter og oversikt over utgiftene. Når man ikke har et forretningsreisebyrå, kan det være vanskelig å få oversikt»,

Økt effektivitet

Organisasjonen hadde behov for å forenkle kompliserte prosesser for administrering av reisene (opphold og transport) for alle artister, musikere, grupper og frivillige.

For å forenkle reisebestillingen for hver enkelt reisende brukte reisebestilleren 10 gjesteprofiler i reiseportalen for å bestille reise og opphold. Ved hjelp av gjesteprofiler kunne organisasjonen bestille reiser for alle frivillige og artister, inkludert grupper for artister i band, uten behov for et eget bestillingsnavn. Gjesteprofilene ga organisasjonen mulighet til å fullføre bestillingene på reservasjonstidpunktet. Dette effektiviserte prosessene og sparte organisasjonen for masse tid, ettersom de ikke lenger trengte å bestille i siste liten eller gjennomføre flere individuelle bestillinger.

«Med gjesteprofiler kan jeg spare penger ved å bestille hele leiligheter der musikerne og staben deres kan bo. Hele band kan også bo sammen. Det er også veldig bra med tanke på oversikt over utgifter og rapporter. Vi kan se om utgiftene er knyttet til en tillitsvalgt eller en artist»,

Spar penger med Egencia

Ideelle organisasjoner og små bedrifter har et stort økonomisk ansvar. Hvis man får oversikt over reiseutgiftene sine og klarer å spare penger, er det et godt utgangspunkt for å begynne å utgjøre en forskjell. Ved å inngå et samarbeid med Egencia, kunne denne ideelle organisasjonen spare tid og penger på forretningsreisene sine. Pengene de sparte kunne i stedet gå til prosjekter for pengeinnsamling og planleggingen av det store arrangementet.

«Det har vært så enklelt å jobbe med Egencia. Vår Account Manager hjalp oss med å ta hånd om alle detaljene og stilte oss alle de riktige spørsmålene for å imøtekomme våre behov på best mulig måte»,

Kontakt oss

Vil du lære mer om hvordan bedrifter kan spare penger med administrerte reiser? Kontakt oss nå.

Den ideelle organisasjonen i denne case-studien har bedt om å få være anonym.