Definisjon på essensielle forretningsreiser

Posted: 30 October 2020
Business Traveler Prepares For Essential Business Travel

Se hvordan Egencia kan hjelpe deg med å finne systematiske måter å redusere reiserisikoen på

Da Thomas Cook arrangerte det som sies å være den første offentlig markedsførte togutflukten i 18411, så han nok ikke på seg selv som grunnleggeren av ikke-essensielle reiser. Selv om Cooks pakkereiser var rettet mot en målgruppe som overhodet ikke ligner dagens forretningsreisende, er konseptet om å reise fordi du velger det selv, mer relevant i dag enn noen sinne.

Reise har lenge vært et viktig forretningsverktøy, som driver handelen fremover og knytter økonomier sammen. Romerriket spredte for lenge siden handel – og dermed også reise – til både Østen og Vesten. Det var imidlertid hovedsakelig velstående handelsmenn, og ikke deres ansatte, som drasset rundt på store kofferter med varer i.

Heldigvis har både bagasjen og transportmåtene endret seg drastisk. På 1920-tallet økte antallet flyselskaper drastisk, noe som gjorde det enklere og raskere å reise. Siden den gang har det strømmet på med innovasjoner som har gjort det mer og mer vanlig å reise med fly.

Forretningsreiser fungerer nå som en utjevner og gjør det mulig for virksomheter innen alle bransjer å komme inn og konkurrere på større markeder. Før pandemien ville ikke ordet «forretningsreise» ha fått noen til å heve et øyenbryn, men dagens situasjon har endret det.

De fleste forretningsreisende har vel en historie om den «essensielle» turen som faktisk bare var et kjedelig, og slettes ikke viktig, langtekkelig møte. Men hva med nå? Som følge av COVID-19 og tilknyttede folkehelseproblemer har bedrifter måttet evaluere reisepolicyene sine for å innføre godkjenning av reiser og eliminere tvetydighet angående etterlevelse. Flere har i dag begrenset eller lagt ned forbud mot ikke-essensielle forretningsreiser. Men hva betyr det?

Her er fire ting du bør ta hensyn til når du skal definere essensielle forretningsreiser for bruk i reiseprogrammet.

Forstå hvordan det ligger an

Land og regioner stenger og åpner grenser om hverandre. Selv om essensielle arbeidere, f.eks. ambulansearbeidere, anleggsarbeidere og bussjåfører, kan bevege seg fritt rundt selv under strenge nedstengninger, har de færreste reisende lov til å gjøre det. Etter hvert som reiserestriksjonene blir mindre strenge og flere kan reise fritt, kan det være vanskelig å legge til reiseråd fra myndighetene i reiseprogrammet og -policyene.

Enkelte delstater i USA krever for eksempel at ikke-essensielle reisende fra andre utvalgte delstater må i karantene ved ankomst. Dette gjør det upraktisk å dra på forretningsreiser til visse reisemål. Definisjonen på «essensiell» kan også variere fra land til land og delstat til delstat. Du bør sjekke hvilke krav som gjelder, for å sikre at jobben den ansatte skal gjøre, anses som essensiell på stedet.

På grunn av dette er det viktig å implementere informasjon om innreise- og utreiserestriksjoner, karantene og andre krav i reisepolicyen. Bruk Egencia® Travel Advisor for raskt og enkelt å få tilgang til nyttig innsikt du kan bruke til å definere essensielle reiser, og informere om kortsiktige og langsiktige policyendringer.

Definer valgfritt

Det er svært viktig å samle alle pålitelige reiseråd på ett og samme sted for å kunne gjenoppta reisevirksomheten og håndtere et endret og mer komplisert globalt reisemiljø. Men selv med tilgang

til pålitelig informasjon og råd, personlig beskyttelsesutstyr og andre tiltak for å ivareta de reisendes velferd kan det likevel være noen som kvier seg for å reise både innenlands og utenlands. Det kan hende at de eller noen de bor med, er i risikosonen for COVID-19 på grunn av alder, medisinske tilstander eller handikap. Ved å gjøre reise valgfritt, kreve forhåndsbestilling og -godkjenning samt lære opp ansatte om og dokumentere forståelsen deres av valgfri reise kan du ivareta de ansattes velferd og på samme tid redusere risikoen for bedriften.

Eliminer godkjenningsbyrden

Kontroll og forutsigbarhet er viktig for bedrifter. De må ha kontroll på hvor, hvordan og når de ansatte reiser, og risikostyringen knyttet til de ansattes reiseopplevelse må være forutsigbar.

Det er større sannsynlighet for at ansatte med oppgaver som er kritiske for infrastruktur eller bedriftens kontinuitet, må på essensielle reiser i tider med ekstreme restriksjoner enn at såkalte kunnskapsarbeidere må det.

Ved tydelig å definere hva slags reiser som tillates, blir administreringen av programmet mer effektiv ved at godkjennerne slipper å ta stilling til hvor viktig reisen er, eller potensiell avkastning. Egencia gjør det mulig for deg å administrere reisepolicyen og reisemål med høy risiko for å redusere reiserisikoen så mye som mulig. Du kan angi reisepolicyer for alle reisekategorier på ett og samme sted og umiddelbart innføre endringer i reise- og godkjenningspolicyen i alle bestillingskanaler.

Vær mer fleksibel

Ifølge en GBTA-undersøkelse2 sier 62 % av bedriftene at de har endret sikkerhetspolicyene sine i forbindelse med reiser, og 55 % sier at de har nye prosedyrer for godkjenning av reiser. Når du har angitt parametere for tillatte reiser, kan det være lurt å gjøre policyene og godkjenningsprosessene mer fleksible. På den måten kan du bidra til at de reisende føler seg ivaretatt.

En ansatt kan for eksempel føle seg bedre ivaretatt hvis hen får muligheten til å velge et flyselskap som begrenser antallet passasjerer eller blokkerer midtsetene. Eller så kan det hende at hen foretrekker å bo på hoteller som stiller krav til avstand og bruk av munnbind i fellesområdene. Det å tvinge en ansatt til å bestille kun basert på pris kan resultere i en risiko for bedriften hvis den ansatte eksponeres for COVID-19.

Egencia gir deg muligheten til å opprette flere policyer for ulike reisegrupper og kostnadssentre, og du kan bruke godkjenninger for å sikre at alle forretningsreiser gjennomgås grundig før bestilling eller avreise.

Neste steg

Mest sannsynlig ser bedriftens forretningsreiseprogram annerledes ut nå enn det gjorde i januar. Travel Managers har fått en forretningskritisk rolle med fokus på å redusere eventuelle risikoer. Travel Managers og toppledelsen, som er ansvarlig for de ansattes sikkerhet og velferd, bør nå finne systematiske måter for bedriften å redusere risiko på ved å definere nye retningslinjer for forretningsreiser.

Det er svært viktig at du i de nye retningslinjene definerer hva slags reiser som er tillatt og essensielle. Finn ut mer om andre beste praksiser når du skal gjenoppta reisevirksomheten, og om Egencias løsninger som kan hjelpe deg med å støtte de reisende og samtidig få bedre forutsigbarhet og kontroll i reiseprogrammet.

1 Leicester – the birthplace of popular tourism, https://www.storyofleicester.info/city-stories/thomas-cooks-leicester/

2 https://www.gbta.org/blog/new-gbta-research-shows-coronavirus-continues-to-impact-the-business-travel-industry/

Er du på utkikk etter bedre løsninger for forretningsreiser? Ta kontakt med teamet vårt.