Corporate travel manager uses risk management tools
Corporate travel manager uses risk management tools

Expedia Group og Egencia skaper enklere globale forretningsreise

Selskap:
Expedia Group
Antall ansatte:
27 000
Bransje:
Reise

Publisert: 24 september 2020

Over hele verden bruker reisende Expedia Group (EG) til å finne de beste reisetilbudene. Expedia Group er morselskapet til kjente varemerker som Expedia, Hotels.com, Orbitz, Travelocity og Egencia, noe som gjør at reisevirksomhet er en normal del av arbeidsdagen til tusenvis av EG-ansatte verden rundt. Expedia Group er et globalt selskap, og derfor trengte teamet en konsekvent og strømlinjeformet bestillingsprosess for å ivareta både sikkerhet og effektivitet. Dette fant de hos Egencia, som kunne tilby dem en moderne løsning for forretningsreiseadministrasjon.

Forenkling av global forretningsreisevirksomhet for å få bedre oversikt

Da Expedia Group begynte å arbeide med å omforme forretningsreiseprogrammet deres, var et av hovedmålene å sørge for en enhetlig workflow. Som med mange andre globale selskaper var forretningsreiseprosessen deres splittet opp i mange deler, noe som medførte ekstra manuelt arbeid og mindre oversikt med tanke på administrative aspekter. «En av de viktigste tingene vi håpet å lykkes med, var å slå sammen de ulike salgsstedene vi hadde i systemet vårt. Med andre ord var reiseprogrammet vårt veldig fragmentert, med flere nettsteder for hver avdeling», forklarte Corbie Brumbeloe, som er Director of Global Procurement and Corporate Travel hos Expedia Group.

«Vi har kunnet integrere Egencias løsninger med HR-systemene våre, og i kombinasjon med muligheten til å automatisere brukerprofiler har vi redusert antallet salgssteder i systemet vårt fra 65 til 25»,

fortalte hun. Bare denne endringen har gitt EG-teamet muligheten til å ta beslutninger basert på synlige reisemønstre. For eksempel blir teamet nå varslet når noen bestiller en reise som er utenfor reisepolicy, og denne informasjonen blir sporet til kun én avdeling for hvert av EGs datterselskaper, uansett hvor reisen finner sted.

Fordi den globale reisevirksomheten nå står på vent, samarbeider de nå også med Egencia om å integrere flere forretningsreiseverktøyer, slik at de kan nå sine langsiktige strategiske mål og spare mer i fremtiden.

«[Vår Account Manager] Jim er til stor hjelp med å sørge for at vi holder stø kurs mot våre langsiktige mål, og bidrar også til at vi har kontakt med de rette ressursene hos Egencia. Under stillstanden i reiselivet [på grunn av COVID-19] ser vi på større prosjekter, slik som gruppereiser og reiser for deltagelse på møter. Egencias konsulentteam har store kunnskaper og ekspertise rundt disse teamene, og vi samarbeider kontinuerlig med dem og vår Account Manager om å gjøre ytterligere forbedringer», sa Brumbeloe.

Nye forretningsreiseløsninger bidrar til større innsparing

Med tanke på usikkerheten i dagens forretningsreisemiljø er det viktig for innkjøpsteam å kunne redusere kostnader så mye som mulig, slik at de er på linje med målene til bedriften de er del av. Gjennom Egencias verktøy og systemer har EG kunnet spare mye. «Vi i det globale innkjøpsteamet leter alltid etter muligheter til å spare», sa Brumbeloe. Og i 2019 sparte EG hele 7 millioner amerikanske dollar i reiseadministrasjonsutgifter.

Megan Reynolds, som er Global Corporate Travel Manager hos EG, forklarte at å utvikle et mer robust avtaleprisprogram for hoteller spilte en stor rolle i dette. «Vi har spart mye på vår nye ordning for innhenting av tilbud fra hoteller. Før vi begynte samarbeidet med Egencias konsulentteam, gjorde vi manuell innhenting av tilbud og avtalepriser i større byer som teamet vårt reiser til ofte», sa hun.

«Egencia-temaet hadde allerede ferdigforhandlede avtalepriser, og dette sparte vi mye tid og penger på. De foreslo også andre hoteller som møtte kriteriene våre, men som vi ennå ikke hadde noe forhold til.»

«En annen måte vi kan spare på er ved å bruke Egencias verktøy for å holde oversikt over ubrukte billetter», sa Brumbeloe. «Ubrukte billetter var aldri noe problem før [COVID-19], men nå har de potensiale til å bli veldig dyre. Ved å bruke en tilpasset oversikt i Egencia Analytics Studio til å finne ubrukte billetter, kan vi passe på at tilgodebeløp benyttes, slik at vi reduserer tapene våre grunnet avbestillinger. Dette er svært viktig for å kunne beregne fremtidige utgifter.»

Optimalisering av risikohåndteringsstandarder med Egencias løsninger for ivaretagelse av reisendes sikkerhet

Utenom å holde oversikt over ubrukte billetter håndterer EG også koronavirussituasjonen ved å samarbeide med Egencia om å sørge for at de høyest mulige sikkerhetsstandardene for reisende er på plass. «Vi samarbeider med vår Account Manager for å lære mer om hva som er beste praksis i forretningsreisebransjen i denne uforutsigbare perioden, og vi lener oss på Egencias ekspertise for å være sikre på at vi har de rette verktøyene på plass når teamet vårt begynner å reise igjen», forklarte Reynolds.

Utover å sørge for at de riktige verktøyene for risikohåndtering er på plass, vet Reynolds også at å bygge tillit hos de reisende og få dem til å føle seg trygge, avhenger av å ha de riktige ressursene tilgjengelig. Hun arbeider med å utvikle en rekke ressurssider på Expedia Groups intranettsider. Disse sidene er ment å fungere som en hurtigguide som gir oversikt over forskjellige myndigheter og lands retningslinjer, reiserestriksjoner og sikkerhetstiltak, og vil også inneholde informasjon om sikkerhetstiltakene til en rekke hotellkjeder. Om dette sa hun:

«Vi vil at våre reisende skal føle seg trygge i visshet om at de har kunnskapene de trenger for å ta veloverveide beslutninger før de reiser». 

Og den nåværende situasjonen tydeliggjør hvorfor EGs mål om å ha en global praksis for forretningsreiser er viktig ikke bare med tanke på effektivitet, men også sikkerhet. «Ved å sørge for at hele teamet vårt, i hver enkelt region, bruker den samme prosessen hos Egencia, blir det mulig for oss å både administrere reisepolicyen vår og ivareta våre reisende på best mulig måte. Hvis noen bestiller utenom Egencia, har vi ikke den samme oversikten, og det blir vanskeligere å kommunisere med dem», forklarte Brumbeloe.

Når Expedia Group-teamet begynner å reise igjen etter COVID-19, vet de at den langsiktige investeringen i å bygge et moderne og robust forretningsreiseprogram betyr at man støtter seg på fullstendige data og spesialtilpassede rapporter for å tilpasse reisepolicyen, sette de optimale sikkerhetsstandardene for reisende og utføre analyser for å finne sparemuligheter.

«Pandemien har satt et søkelys på hvordan vi håndterer interne reiser her i EG, og vi bruker denne tiden til å styrke kommunikasjonslinjene med toppledelsen vår. Verdens reisevirksomhet er mer eller mindre satt på pause nå, og det gjør dette til et godt tidspunkt å styrke de grunnleggende elementene i forretningsreiseprogrammet vårt på – for eksempel sikkerhet», la Reynolds til.

«Og vi samarbeidet aktivt med teamet hos Egencia om å strømlinjeforme måten vi gjør ting på og sørge for at våre reisende er trygge».

Del dette innlegget på LinkedIn eller Twitter.

Er du på utkikk etter bedre løsninger for forretningsreiser? Ta kontakt med teamet vårt.