Hvordan Coca-Cola Consolidated moderniserte forretningsreiseprogrammet sitt
Coca-Cola Consolidated er USAs største Coca-Cola-brygger og lager, selger og distribuerer Coca-Cola og andre leskedrikker i 14 delstater og Washington DC. De har tilhold på 92 steder i USA, og de har fire hovedkontorer nær Charlotte i North Carolina.
Endring fra et foreldet forretningsreisebyrå til moderne forretningsreiser
Omtrent 2500 av Coca-Cola Consolidateds 17 000 ansatte reiser ofte på innenlands forretningsreiser. Etter 11 år med et mer tradisjonelt forretningsreisebyrå vendte innkjøpsteamet deres seg til Egencia for å få en mer moderne og oppdatert tilnærming til forretningsreiser – en som skaper større engasjement og er mer kostnadseffektiv.
«Teamet vårt hadde mistet tilliten til vårt forrige forretningsreisebyrå», sa Mike Kirby, som er Senior Procurement Manager. «Flere ledere i bedriften ba oss om å be om anbud fra andre forretningsreisebyråer, siden de oppdaget at for mange av våre forretningsreisende vanligvis kunne finne bedre tilbud på egenhånd og derfor unngikk å bruke systemet vårt. Det var mange bestillinger utenom systemet, og tilliten til det tidligere reiseprogrammet var lav.»
I tillegg til å forbedre deltagelsen i reiseprogrammet med mer robuste og pålitelige løsninger for søk etter forretningsreiser, ønsket teamet seg bedre analyser av reisemønstre av hensyn til både sparing og ivaretagelse av aktsomhetsplikten.
«Vi trengte mer dyptpløyende rapporter», sa Kirby. Dette var utgangspunktet for søket etter et nytt forretningsreisebyrå. «Og gjennom prosessen med Egencia lærte vi hvor viktig rapportering er med tanke på å kunne bygge et smidig forretningsreiseprogram. Vi ønsket også å ha muligheten til å styre våre egne systemer, i tillegg til at vi ville ha et enkelt, intuitivt grensesnitt som sørget for kryssfunksjonalitet på tvers av flere systemer. Dette kunne Egencia tilby.»
Bruk av Egencias Change Management-tjeneste for å møte en kort tidsfrist
Hovedutfordringen med å møte Coca-Cola Consolidateds mål om en intuitiv opplevelse for sluttbrukeren, dyptpløyende rapporter og å kunne flytte over informasjon fra deres tidligere forretningsreisebyrå, var at tidsfristen var på bare 12 uker.
Med utgangspunkt i den korte tidsrammen og den store mengden informasjon fra tidligere foreslo Egencia-teamet at Coca-Cola Consolidated tok i bruk vårt Change Management-team for å sikre at de kunne få mest mulig ut av sitt nye forretningsreiseprogram. Utover den normale implementeringsprosessen tilbyr Egencias Change Management-team mer tilpassede tjenester som workshops på stedet, samarbeid med tidlige brukere og formell prosjektledelse.
Egencias Change & Project Manager Nickole Hansen samarbeidet med Coca-Cola Consolidated om å sikre at målene deres ble møtt i implementeringsfasen, og sørget også for å gi dem opplæring i hvordan de kunne tilpasse reisepolicyen sin for å sikre at den bedre møtte deres nåværende behov. Dette var en essensiell del av å få mest mulig ut av det å ta i bruk ny reiseteknologi – å sørge for at hele programmet var relevant med tanke på både nåværende og fremtidige behov.
«Vi hadde en krevende tidsramme og et komplisert prosjekt. Ikke bare flyttet vi over til en ny reiseadministrasjonstjeneste, men Nickole hjalp oss også med å introdusere en ny reisepolicy, så det var mange endringer på samme tid», forklarte Kirby. «Hver annen uke holdt hun møter som ga oss oversikt over implementeringen av prosjektet. Vi fikk vite hva som måtte gjøres og når det måtte gjøres, og slik hold vi prosessen på rett spor».
Change Management-teamet fungerte som en guide som sørget for prosjektets fremdrift og, ikke minst, hjalp Coca-Cola Consolidated med å holde de viktigste interessentene oppdatert om utviklingen.
«Prosjekt-teamet gjorde det også enkelt å samle data som vi måtte gjenbruke. De ga oss e-poster som vi kunne sende til vår tidligere leverandør for å sørge for at dataene vi trengte kom i riktig format, noe som bidro til en raskere prosess», sa Kirby. «Vi fikk innholdet til e-postene for å annonsere byttet til ny leverandør, gi mer innsikt i hva som kom til å skje, når man kunne forvente å få opplæring, hvordan denne ville utføres og mer.»
Tidlig gevinst med modernisert reiseadministrasjon
«I utgangspunktet var det en del bekymringer rundt hvor mye arbeid vi ville spare på dette. Å forlate en leverandør vi hadde brukt i lang tid var en stor beslutning, men da vi oppdaget av vi kunne la én person være ansvarlig for administrasjonen av våre forretningsreiser i stedet for 14, gikk det ikke lang tid før innkjøpet var gjort», forklarte Kirby.
Som reiseadministrator hos Coca-Cola Consolidated mottok Andrew Trismen positiv feedback fra en gruppe tidlige brukere før programmet ble tilgjengelig for alle ansatte.
«Mange forretningsreisende på ledernivå sa at Egencia er lett å bruke – opplæringen var enkel, og teknologien gjør det man forventer at den skal», sa han.
«Egencia-teamet gikk gjennom policy-innstillingene med oss før utrullingen», sa Trismen. «Med tiden vil vi bygge opp mer ekspertise på det området, men i startfasen er det mange alternativer, og Change Management-teamet hjalp oss med å forstå hvordan vi kunne bygge policyen vår inn i reiseprogrammet vårt.»
«Hvis du har en god reisepolicy på plass, kan Egencia sørge for at forretningsreiseprogrammet ditt ivaretar policyene dine», la han til. «Og med kraftige rapporteringsverktøy kan vi se effekten av disse policyene.»
Egencia-teamet som arbeidet med Coca-Cola Consolidated forsto behovene deres og hadde bygget opp ekspertise i å arbeide med virksomheter som hadde både lignende reisekulturer og potensielle utfordringer i implementeringsprosessen – for eksempel en svært kort tidsfrist. Kirby og Tristmen anbefaler at andre virksomheter arbeider med Egencia for å finne ut av om Change Management er den rette løsningen for dem når de skal bytte forretningsreiseleverandør.
«Bruk malene, persontilpass detaljene og kommuniser tidlig og ofte, så vil Change Management-teamet hjelpe deg med å få mest mulig ut av forretningsreiseprogrammet ditt – selv på kort frist», sa Kirby.
