Skip to main content

Egencia hjelper J. Wagner GmbH med reiseadministrasjonen under COVID-19

Posted: 11 May 2021
J. Wagner Pandemic Business Travel

Tyske J. Wagner GmbH (WAGNER) er en bransjeledende leverandør av et bredt utvalg av maleløsninger, og tilbyr brukervennlige verktøy for privatpersoner og sofistikerte produkter for industriell overflatebehandling. WAGNER Group er en mellomstor bedrift med 500 ansatte i Tyskland og 1700 ansatte i andre deler av verden. WAGNER-teamet jobber på en smart og rutinert måte for å bygge personlige forbindelser med kunder verden rundt.

Som alle globale bedrifter har WAGNER fått merke den betydelige effekten av reduserte eller stansede forretningsreiser som følge av den pågående COVID-19-pandemien. For å holde virksomheten i gang og samtidig fokusere på ansattes sikkerhet, har teamet deres jobbet tett med Egencia for å forstå beste praksiser for risikostyring og fortsette å planlegge for fremtidens forretningsreiser.

Grunnleggende kriseberedskap med Egencia

WAGNER har vært en Egencia-kunde i to år, og de har jobbet for å bygge et forretningsreiseprogram som hjelper deres ansatte med å ta raske og velinformerte bestillingsavgjørelser og sørger for at de får den informasjonen de trenger. Reiseprogrammet deres er i stadig vekst og utvikling, og kombinasjonen av moderne teknologi og samarbeidet med Egencias eksperter står helt sentralt.

Da WAGNER Group først begynte å samarbeide med Egencia, var hovedmålet deres å forenkle forretningsreiseprogrammet. Carina Hertkorn, HR Manager Policies & Projects hos WAGNER, forklarte: «Før vi begynte å samarbeide med Egencia, bestilte vi alle reisene våre hos ulike selskaper. Det gjorde det svært vanskelig å få innsyn i bestillingsprosessen. Nå bestiller vi alt gjennom én plattform, og all informasjonen vi trenger finnes i Egencia-systemet.»

På nåværende tidspunkt er tilbakemeldingen fra de reisende hos WAGNER at teknologien er enkel å bruke. Men i oppstartsfasen var det en utfordring for enkelte ansatte å tilpasse seg det nye systemet. «Reisende var vant til å ringe en assistent eller overordnet for å bestille alt over telefon. Med Egencia kan alt gjøres online, og det var forvirrende for noen til å begynne med. Vi var helt avhengig av [vår Account Manager] Christiana Lang, som hjalp oss med å gi teamet vårt en rask opplæring.»

Christiana Lang, Account Manager hos Egencia, forklarte at en av de grunnleggende faktorene for en vellykket opplæring av reisende hos WAGNER, var tydelig og regelmessig kommunikasjon: «Vi hadde faste samtaler annenhver uke for å diskutere utfordringene de ansatte støtte på. Vi tok også direkte kontakt med de reisende som hadde den høyeste andelen offline-bestillinger, for å se hvordan vi kunne hjelpe dem. I tillegg kunne jeg vise teamet besparelsene de oppnådde ved å bestille reiser online i stedet for å ringe en reisekonsulent [bestilling offline].»

Etter kun 6 måneder hadde WAGNER oppnådd en online-andel på 79 % i hele bedriften, og etter et år var online-andelen på nesten 88 %.

Moderniseringen av forretningsreiseprogrammet fremhevet også behovet for én intern kontaktperson for reiser. Tidligere ble reiseadministrasjonsansvaret fordelt på noen få ansatte, men det fantes ingen ekspert på området. I begynnelsen av 2020, før COVID-19 ble erklært en pandemi, var Franziska Marschall den utnevnte spesialisten på reiseadministrasjon. «Det var den beste avgjørelsen vi tok», sier Hertkorn. «Andre mellomstore bedrifter som ikke har et eget reiseadministrasjonsteam, bør vurdere å gjøre det samme – det er så viktig at reisende har én kontaktperson, spesielt i situasjoner som [pandemien].»

Sporing av forretningsreisende i en krisesituasjon med Egencia-teknologi

Siden de raskt oppnådde en høy online-andel, la de grunnlaget for økt innsyn i hvor de reisende befinner seg og muligheten til å optimalisere risikostyring. Administrering av forretningsreiser var en vanskelig oppgave for alle bedrifter da pandemien brøt ut, men fordi de ansatte brukte Egencia-plattformen, fikk WAGNER nesten umiddelbar tilgang til informasjon om de reisendes beliggenhet.

«Vi fikk raskt høre om pandemien fordi vi har et datterselskap i Kina», fortalte Marschall. «Ting begynte å gå raskt etter hvert som nye land ble regnet som utrygge.»

Førsteprioriteten var de ansattes sikkerhet, så å spore de reisende var en av de første oppgavene da pandemien økte i omfang. Marschall forteller: «Med Traveler Tracker hadde vi oppdatert informasjon om hvor de reisende befant seg og en tydelig oversikt over planlagte og avbestilte reiser. Når nye land ble kategorisert som høy risiko, kunne vi raskt finne reisende og hjelpe dem med å komme seg hjem til Tyskland.»

En annen viktig del av håndteringen under pandemiens første måneder, var tydelig og konsekvent kommunikasjon mellom Egencia, WAGNER og deres ansatte. Egencia sendte daglige e-postoppdateringer til Travel Managers med informasjon om nedstengninger, alvorlige værforhold rundt om i verden, pågående hendelser som påvirket reisebransjen og andre viktige nyheter. Christiana Lang hjalp også til med å opprette retningslinjer for reiser og meldinger i bestillingsverktøyet, slik at kun reiser som fulgte de oppdaterte retningslinjene kunne bestilles uten ytterligere godkjenning.

Egencia hjelper J. Wagner med å gjenoppta reiser

Akkurat som andre bedrifter som er avhengige av regelmessige forretningsreiser, fokuserer WAGNER Group på å returnere til normal drift. Hertkorn forklarte: «Vi har en ganske komplisert salgsstruktur – mange personer er avhengige av å møte kunder ansikt til ansikt både utenlands og innenlands. Uten forretningsreiser er det mye vanskeligere å sikre nye avtaler, og vi kan ikke reparere eller installere maskiner for eksisterende kunder. Vi er nødt til å reise for å ivareta disse kunderelasjonene.» Egencia og WAGNER samarbeider for at reisende skal kunne gjenoppta reisevirksomheten på en trygg måte, slik at de kan ivareta denne forretningsdriften.

For å støtte sine kunder på en effektiv måte under denne krisen har Egencia vært nødt til å tenke kreativt og yte det lille ekstra. «Noe av det nyttigste Egencia har organisert for oss, er en diskusjonsgruppe bestående av 6 regionale selskaper», forklarte Marschall. «Jeg har fått muligheten til å snakke med reiseansvarlige fra andre selskaper som er i en lignende stilling, og vi deler beste praksiser for administrering av forretningsreiser i den nåværende situasjonen. Vår Account Manager deltar dessuten på disse møtene for å kunne svare på spørsmål og diskutere nye sikkerhetstiltak og verktøy.» Hun la til: «Jeg ser frem til å fortsette med disse møtene selv når forretningsreisene returnerer til normalen – det betyr mye å ha støtte utenfra.»

For øyeblikket har teamet begynt å gjenoppta forretningsreiser i Tyskland og noen andre land i nærheten. «Vi holder til i Sør-Tyskland, så vi kan reise med bil til noen av kundene våre i Frankrike og Italia», forklarte Marschall. «Vi har gitt alle våre ansatte en pakke med personlig beskyttelsesutstyr, slik at de blant annet har munnbind og hansker når de skal ut og reise. Vi tar avgjørelser basert på de daglige e-postoppdateringene fra Egencia og rådene fra Robert Koch-Institut, instituttet som er underlagt de tyske myndighetene og overvåker pandemien.»

Selv om det fortsatt er mye usikkerhet i vente og mye som må gjøres, ser WAGNER positivt på fremtidens forretningsreiser og deres samarbeid med Egencia. De føler seg trygge takket være hjelpen de har fått av sin Account Manager og den nyskapende teknologien som setter sikkerheten først. «Vi har gjort en god jobb med å håndtere situasjonen, og kommunikasjonen med Egencia har vært en enorm fordel for oss. Vi kunne ikke ha håndtert pandemien på dette nivået uten Egencia som partner», avslutter Hertkorn.

Er du på utkikk etter bedre løsninger for forretningsreiser? Kontakt oss.