Når vi tenker på mobilen, tenker vi ofte på fordelene den gir oss: Den holder oss oppdatert på e-poster og sørger for at vi kan holde kontakten med våre venner og familie. Mobilteknologien og -appene har heldigvis utviklet seg dramatisk i løpet av årene.

Selv om det ikke alltid er fremst i tankene under den dagligdagse mobilbruken din, er en av mobilteknologiens viktigste funksjoner å ivareta muligheten til kommunikasjon under kriser – uansett om det er gjennom en standard telefonsamtale, en tekstmelding eller en annen form for kommunikasjon med venner, familie eller kollegaer.

I denne serien, som består av to deler, skal vi se nærmere på fordelene mobilteknologi kan tilby Travel Managers og forretningsreisende. Vi skal utforske hvorfor mobilapper bør være en viktig del av beslutningsgrunnlaget ditt når du vurderer risikostyringstjenester for reiser.

La oss se på fire av de viktigste fordelene med Egencias mobilapper for Travel Managers og hvordan de bidrar til å redusere reiserisikoen for forretningsreisende i krisetider:

1. Traveler Tracker
   • Scenario: Du må gjøre et ærend i lunsjpausen. Mens du er borte fra kontoret, oppstår en hendelse i eller utenfor USA, hvor du har en rekke ansatte på forretningsreise. Du får en tekstmelding fra visedirektøren for HR, som spør hvor mange ansatte som kan være rammet av hendelsen. I all hast griper du telefonen og åpner Egencia-appen.
   • Hvorfor Egencia? Travel Managers har rask tilgang til funksjonaliteter i Egencias mobilapp som kan benyttes til å hjelpe rammede reisende. I et slikt scenario kan du raskt åpne Traveler Tracker for å gjøre en rask risikovurdering. Du kan søke med kriterier som by eller flyselskap innenfor et spesifikt datointervall for å se en liste over navn på forretningsreisende og reiserutenumre samt bruke kartvisningen til å se hvor dine rammede reisende befinner seg. Du kan også velge å sende en melding til dem direkte via e-post og pushvarsler fra Traveler Tracker.
   • Fordelen for kunder: I løpet av få minutter kan du få informasjonen du trenger om rammede reisende, rapportere tilbake til ledelsen og, hvis nødvendig, kommunisere med dine reisende gjennom Traveler Tracker. Hvis du og dine reisende ikke har Egencias mobilapp installert, vil denne prosessen ta lenger tid, og du kan også ha gitt opp ærendet ditt og reist tilbake til kontoret for å bruke laptopen din. Det var ikke nødvendig – du håndterte nødsituasjonen og fikk gjort ærendet ditt, samtidig som du ivaretok dine reisendes velferd.

2. Reisepolicyendringer
   • Scenario: I 2017 var det et fryktelig angrep på London Bridge. Travel Managers verden rundt ønsket sannsynligvis å umiddelbart forhindre sine reisende fra å bestille reiser til eller via London frem til situasjonen hadde roet seg.
   • Hvorfor Egencia? Egencia lar Travel Managers endre reisepolicyene sine når en global trussel eller naturkatastrofe inntreffer – uten at de må ha hjelp fra supportteamene våre. Endringer kan gjøres når som helst, online og fra hvilket som helst sted. Policyendringene gjelder på tvers av bestillingskategorier, reiseruter, kostgodtgjørelser, reiserestriksjoner og mer.
   • Fordeler for kunder: Policyendringer gjelder umiddelbart og for alle identifiserte reisende, og egentilpassede meldinger kan opprettes for å gi ytterligere informasjon. Forretningsreisende som bruker Egencias mobilapp vil se at nye policyer er lagt til hvis de forsøker å bestille eller gjøre endringer i reiseruten sin. Muligheten til å endre og legge til policyer i sanntid er uvurderlig når du skal ivareta dine reisendes velferd og hjelpe dem med å holde seg til bedriftens reisepolicy når de forsøker å bestille reise til et sted som anses som utrygt eller som et høyrisiko-reisemål.

3. Egentilpassede meldinger
   • Scenario: I noen tilfeller vil ikke vanlige nyhetsmedier, varsler og meldinger dekke problemer eller informasjon tilknyttet din bransje. Dine reisende trenger tilpasset informasjon som er relevant for din bedrift eller for handlinger de må utføre.
   • Hvorfor Egencia? Egencia leverer egne varsler for reiserisiko, vær, reiserestriksjoner og karantenekrav via vårt meldingssenter og banner-varsler i produktene våre. I tillegg kan kunder opprette egne reisemeldinger for steder og typer bestillinger samt kontekstuelle meldinger som vises under bestillingsprosessen.
   • Fordel for kundene: Travel Managers kan sende viktig og relevant informasjon til sine reisende når som helst. Disse egentilpassede meldingene kan settes opp umiddelbart og fjernes på en spesifikk dato, slik at de reisende alltid er oppdatert. Kontekstuelle meldinger kan opprettes i løpet av sekunder og benyttes på tvers av alle eller noen bestillingskategorier (f.eks. hotell eller fly) og markeres som viktige. Regler kan også legges til, avhengig av den valgte bestillingskategorien, slik at de kun vises i kontekst.

4. Reisegodkjenning
   • Scenario: Du er ute og spiser middag, og har ikke tilgang til PC-en din. Du har en ansatt ute på reise som trenger umiddelbar reisegodkjenning grunnet nye reiserestriksjoner. Du er ansvarlig for å godkjenne reisen, men du har ikke laptopen din med deg. Forlater du middagen din, eller lar du den ansatte vente? Ingen av delene – du ordner saken umiddelbart.
   • Hvorfor Egencia? Egencias mobilapp er ikke kun for reisende. Reisegodkjennere får en e-post til mobilen sin og kan umiddelbart godkjenne reiser uansett hvor de befinner seg. Det er altså ingen grunn til å skynde deg hjem for å logge på PC-en din. Alt du trenger å gjøre er å åpne appen, se gjennom forespørselen og godkjenne.
   • Fordel for kundene: Egencia gjør det mulig for Travel Managers å være proaktive hva gjelder godkjenning, med egentilpasset arbeidsflyt som minimerer tiden det tar å godkjenne, slik at dine ansatte raskt kan fortsette reisen sin. Å vite at godkjenning kan gjøres hvor som helst, skaper mindre stress for de reisende, og de slipper lange ventetider. Når godkjenningen har kommet, kan de fullføre bestillingen fra sin egen mobil. Det er ingen grunn til å ringe Egencia eller sitte og vente med laptopen klar på et hotellrom, en kafé eller et annet sted.

Teknologien fortsetter å utvikle seg, og hvis vi vet å benytte oss av fordelene den tilbyr, kan det komme både våre virksomheter og våre reisende til gode. Dette kan bety at vi revurderer tidligere oppfatninger om hvordan vi bruker teknologi og endrer tilnærmingsmåten vår til noe som er bedre tilpasset fremtidig reisevirksomhet.

Mens de gamle, vanlige telefontjenestene fremdeles er en pålitelig form for kommunikasjon, vil ikke telefonlinjer alltid være tilgjengelige, og det vil heller ikke alltid vært mulig å koble seg til internett under en krise. Dine reisende kan ende opp i en situasjon hvor alt de har er telefonen sin og mobildata. Egencias mobilapp gir mange fordeler for Travel Managers, reisebestillere og forretningsreisende som bør inkluderes i din risikostyringsplan for reiser.

Reiselivet og -bransjen er i endring, og mens vi navigerer oss gjennom COVID-19 sammen, må vi planlegge for fremtiden ved å lære fra fortiden. Ved å sørge for at dine reisende installerer mobilappen, gir dem økt tilgang til informasjon, noe som sørger for at de vil føle seg tryggere når de reiser. Samtidig gir det deg som Travel Manager et annet alternativ for å nå dine reisende, samtidig som det styrker risikostyringsplanene med tanke på ivaretagelse av aktsomhetsplikten for dine ansatte.

I vår neste artikkel skal vi se nærmere på hvordan Egencias mobilapp hjelper reisende når de befinner seg i uventede situasjoner.