Slik forbereder Travel Managers seg på gjenoppta reiseprogrammet

Posted: 18 June 2020
Topics: Blogg
future-travel-after-covid191.jpg
Hjelper du de ansatte med å forstå hvordan det blir å reise etter COVID-19? Det kan være vanskelig å vite hvor man skal begynne. Det skjer fremdeles mange endringer i reisebransjen, som vi må lære oss å håndtere på en trygg og sikker måte. Forberedelse er svært viktig. Ingen vet når vi kan reise som normalt igjen, og mange bedrifter prøver nå å finne ut hvordan de ansatte kan begynne å reise igjen på tryggest mulig måte. Egencia hjelper disse bedriftene og jobber hardt for å svare på spørsmål fra reisende samt redusere risikoen gjennom reiseprogrammet. Vi har snakket med Travel Managers hos flere kunder i ulike bransjer og har stilt dem en rekke spørsmål for å finne ut hva de gjør for at både reiseprogrammet og de ansatte skal bli klare for forretningsreiser igjen.
  1. Hva gjør du for å gjøre reiseprogrammet klart for reiser igjen?

Oppdatering av personopplysninger: Travel Managers vil ha muligheten til å sjekke hvem som er på reisefot, og hvor de befinner seg. På den måten blir det enkelt å kontakte ansatte hvis noe skulle skje. Mange har derfor sjekket de reisendes Egencia-profiler og prioritert å oppdatere personlige opplysninger, for eksempel nødkontaktinformasjon.

«Vi oppdaterer nødkontaktinformasjonen i reiseprofilene og sørger for at disse opplysningene er riktige. Vi går også gjennom tilgodebeløp for å se om disse har blitt påvirket av COVID-19. Og vi prøver å avgjøre hva som regnes som nødvendige reiser.» 

– Whitni Willmore, Travel Manager hos Engineered Structures, Inc.

Kommunikasjon: Selskaper har sendt undersøkelser til ansatte som reiser ofte, for å finne ut om de er komfortable med å begynne å reise igjen, og hva bedriften kan gjøre for å støtte dem. I samarbeid med Egencias Account Managers har dessuten mange bedrifter begynt å tilby opplæringer og informasjonsmøter om reiser.

Definisjon på hva som er nødvendige reiser: For enkelte selskaper er nesten all reise nødvendig, særlig med tanke på utførelse av service. Om reiser er nødvendig eller ikke avhenger av hvem som reiser, hva kundenes behov er, og hvor den ansatte må reise.

Administrasjon av ubrukte billetter: Det var viktig for mange selskaper å forstå hvordan ubrukte billetter og tilgodebeløp fungerer, og hvordan disse kan brukes. Les mer om hvordan Egencia hjelper Travel Managers med å dra nytte av tilgodebeløp for flyreiser gjennom tilgang til data.

  1. Tilpasser du bedriftens reisepolicyer? Hvis svaret er ja, hvordan gjør du det?

Innføring av regler for nødvendige reiser: Mange bedrifter prøver å finne ut hva som definerer en nødvendig reise. Nå de har funnet ut av dette, kan nye regler integreres i policyene, vises i søkeresultatene på Egencia-plattformen og oppdateres ved behov etter hvert som situasjonen endrer seg.

«Vi har begynt å se nærmere på det følgende: Hva kostnadene er utover reisekostnader, tiden som brukes, miljøpåvirkningen, planlegging av tilgjengelighet osv. Vi vil sørge for at vi holder effektiviteten oppe på alle fronter når det gjelder reise, for å sikre at bedriften gjør det bra og er lønnsom.»

– Whitni Willmore, Travel Manager hos Engineered Structures, Inc.

Oppdatering av tidlig bestilling og reiser på kort varsel: Det er som regel billigere å bestille tidlig, og mange bedrifter oppmuntrer vanligvis til det. Sånn situasjonen er nå, korter mange ned bestillingsvinduene sine for å få bedre fleksibilitet før reiser.

Hyppig kommunikasjon: Som forretningsreisebyrå har vi økt kommunikasjonen med de forretningsreisende for å holde dem informert om eventuelle oppdateringer. Flere av kundene våre sier at de nå forventer det samme fra de reisende, og at de kommer til å oppfordre dem til å ta kontakt regelmessig.

«Vi kommer til å innføre en ny reiseprotokoll og kreve at de reisende tar oftere kontakt hvis det skulle oppstå en nødssituasjon.»

– Irene Lavell, Senior Executive Assistant hos Merritt Woodwork

Begrensninger: Med vår løsning for forretningsreiseadministrasjon kan Travel Managers enkelt blokkere reiser til bestemte reisemål eller via visse flyselskaper. Mange av kundene våre har fokusert på dette og har sjekket offisiell reiseinformasjon for land og regioner for å opprettholde restriksjoner der det er nødvendig.

Godkjenninger: For å øke reisesikkerheten har flere kunder innført nye godkjenningsprosesser, som strengere godkjenning for reiser til steder med høy risiko. Under normale omstendigheter er det ikke ideelt med godkjenningsprosesser, men sånn situasjonen er nå, kan det bidra til å redusere og håndtere reiserisikoen.

  1. Hvordan skal du støtte ansatte før og etter forretningsreiser?

Følg retningslinjene: Alle Travel Managers vi har snakket med, sier de kommer til å følge retningslinjene til CDC samt ta avgjørelser i henhold til aktuelle reiseadvarsler og landsspesifikke, delstatlige eller regionale reiseforbud, -restriksjoner og -krav.

Reisepakker med personlig beskyttelsesutstyr: En av kundene våre sa at bedriften diskuterte hvordan de kunne lage og sende ut reisepakker med personlig beskyttelsesutstyr, som masker, hansker, håndsprit og våtservietter. Pakken vil også inneholde tips til hvordan reisende skal håndtere nye hygieneregler fra flyselskaper, bilutleiebyråer, togselskaper og hoteller.

Hjemmekarantene: De fleste bedrifter opererer med hjemmekarantene og følger nøye med på listen over reiseforbud samt kravene for hvert reisemål. Ved å forstå karantenekravene til hvert reisemål blir det dessuten enklere å ta informerte avgjørelser om nødvendige reiser.

  1. Hva slags verktøy eller hjelp ville vært nyttig i forbindelse med håndteringen av oppdateringer og endringer?

Hjelp og støtte var svært viktig innenfor tre hovedområder.

  • Ubrukte billetter og tilgodebeløp:

Les denne bloggen for å få mer informasjon om administrasjon og rapportering av ubrukte billetter.

  • Oversikt over berørte flyplasser samt delstatlige/landsspesifikke retningslinjer:

Se denne videoen for å finne ut hvor du finner hjelpesenteret, og hvordan du søker etter informasjon der. Det er i hjelpesenteret du finner den nyeste informasjonen om berørte flyselskaper og landsspesifikke reguleringer.

  • Forstå hvordan ansatte bør forberede seg før forretningsreiser:

Last ned sjekklisten og del den med de reisende før de drar.

  1. Hva ser du og de reisende mest frem til ved å kunne åpne opp for reiser igjen?

De aller fleste av kundene våre sa at de virkelig så frem til å møte folk ansikt til ansikt. Travel Managers snakket mye om at det aller beste er å se og snakke med kunder, leverandører og kollegaer ansikt til ansikt.

Få hjelpen du trenger Vi forstår at det er lite som er mer lønnsomt enn personlige møter. Og så lenge situasjonen er som den er, står vi parate til å hjelpe kundene våre med å tilpasse seg den nye normalen på en trygg og sikker måte. Er du på jakt etter et forretningsreisebyrå som kan bistå med reisesikkerhet, svare på de ansattes spørsmål og gi deg en bedre forståelse av reiseprogrammets utgifter? For å finne ut hva du bør se etter, kan du laste ned sjekklisten for hvordan du finner riktig forretningsreisebyrå.

Er du på utkikk etter bedre løsninger for forretningsreiser? Ta kontakt med teamet vårt.