Bedrifter endrer forretningsreisebyrå av en rekke ulike årsaker. Noen ganger er det på grunn av ny sjef, andre ganger på grunn av sammenslåinger og/eller fordi de ikke er fornøyd med sin nåværende leverandør. Som regel vil endringer møte motstand. Prosessen kan derfor bli både langvarig og vanskelig. Det finnes likevel mange fordeler ved å gjennomføre en endring, det være seg finansielle fordeler, effektivisering eller økt tilfredshet hos de reisende. God ledelse kan gjøre overgangen så smidig som mulig. Dette krever at de reiseansvarlige involverer både sine reisende og ledelsen. Disse bør involveres både før og i løpet av beslutningsprosessen. Hvis man informerer dem om en endring som vil påvirke arbeidshverdagen deres uten at de har blitt involvert i prosessen, er det større sjanse for at man ikke får den etterlevelsen man ønsker. Så snart det har blitt bestemt at man skal utforske alternativene for endring, er det lurt å finne ut hvem som er de viktigste interne interessegruppene og få dem med på laget. Jobb med dem før du legger ut en anbudsforespørsel. Prøv å finne ut hva som er målene deres og hva dere ønsker å prioritere. Tilsier tilbakemeldingene at de reisende ønsker seg mer brukervennlige løsninger? Eller kanskje de ønsker seg bredere utvalg? Folk er ofte negativt innstilt til endringer og det kan være mange følelser knyttet til forretningsreiser. Uansett hva som er grunnen til at bedriften din ønsker å vurdere sin nåværende kontrakt, er det viktig å ta de reisendes tilbakemeldinger til etterretning. Her er tre tips til hvordan dere kan lykkes når dere har funnet et nytt forretningsreisebyrå.

1. Involver de reisende og interessegruppene når endringene settes i verk

   Samarbeid med dem for å forsikre dere om at endringene blitt godt mottatt. Kanskje dere skal  innføre en integrert reiseplattform? Tidsplanen burde være fleksibel nok slik at man kan løse opp i problemer og gi nødvendig opplæring underveis. Interessegruppene bør bestå av representanter fra de avdelingene som har interesse av reiseprogrammet fra et forretningsperspektiv (IT, HR, økonomi) og de avdelingene som har mange reisende. Hvis programmet også gjelder for avdelinger andre steder, burde de regionene eller landene også være representert i utvalget. Enhver endring av forretningsreiseprogrammet er nødt til å ta høyde for særegenhetene til hvert enkelt kontor og de ulike forventingene de reisende har avhengig av hvor de befinner seg. Alle de viktige interessentene burde vite hva rollen deres er og hvem som har ansvar for hva. Forretningsreiseadministrasjon er i stadig endring. Derfor må du sørge for at beslutningstakerne tar beslutninger som også kan møte alles behov i fremtiden, ikke bare akkurat nå. Det kan være både tidkrevende og dyrt å gjøre endringer i reiseprogrammet, men fordelene burde overgå investeringen. Du burde se etter et forretningsreisebyrå som kan levere et program som interessegruppene ønsker seg, samtidig som de bruker forretningsreiseteknologi som har kapasitet til å tilby det de reisende forventer.

2. Kommuniser effektivt for å få med deg alle

   Man må aldri undervurdere viktigheten av kommunikasjon. Det å bytte forretningsreisebyrå vil kun fungere hvis interessegruppene, både de reisende og andre, er med på endringen. Et nytt forretningsreisebyrå kan innebære flere andre viktige endringer, for eksempel et nytt reiseregningssystem. Man må informere om, forklare og gi opplæring i nye prosesser og verktøy. Ta utgangspunkt i brukerne av de nye verktøyene. Er verktøyene brukervennlige og intuitive slik at noen som ikke jobber med forretningsreiser til vanlig vil skjønne seg på dem? Er det nødvendig å skrive ut bruksanvisninger eller sende ut opplæringsvideoer? Det kan være lurt å la noen i endringsutvalget være ansvarlig for å ta imot og svare på alle spørsmål. Et nytt forretningsreisebyrå burde være en positiv endring som man ser fram til, ikke noe man gruer seg til å komme i gang med. Et nytt bestillingsverktøy kan forenkle prosesser som tidligere var tidkrevende og kompliserte. Forretningsreiser er i endring, og vil fortsette å utvikle seg i fremtiden også. Derfor er det viktig å påse at du har et forretningsreisebyrå som er i stand til å takle forretningsreiser i fremtiden også.

3. Evaluer forretningsreiseprogrammet ditt

   Når man har funnet et nytt forretningsreisebyrå, er det en god mulighet til å gå nøye gjennom forretningsreiseprogrammet. Måten teamene deres er sammensatt på og prosessene dere bruker kan trenge en oppdatering. Ny forretningsreiseteknologi fører gjerne med seg et mer integrert forretningsreiseprogram. Nå har dere en gyllen mulighet til å effektivisere prosessene deres, for eksempel med tanke på forhåndsgodkjenning av reiser, avstemming eller betalinger. Dette kan ha innvirkning på hva som kreves av enkeltmedlemmer på teamet. Når dere har et nytt forretningsreisebyrå, har dere også en god mulighet til å oppdatere passasjernavnenes referansekode (PNR). Dette burde omfatte bonuskort, spesialtjenester som setepreferanser, diettkrav og eventuell assistansebehov. I noen land, blant annet USA, opererer man med en elektronisk database for reisetillatelse. Dette inkluderer blant annet passopplysninger. Klikk her for å lese mer om løsningene.