En ny studie utført av Harvard Business Review Analytic Services i samarbeid med Egencia avslører at et sømløst, tilstrekkelig finansiert forretningsreiseprogram kan gi et konkurransefortrinn når det er tilpasset visjonen til virksomheten.

58 % av næringslivslederne som ble spurt, sa at det er veldig viktig med en solid reisekultur for å oppnå gode resultater i virksomheten. Vi ser nærmere på dette og flere andre hovedpunkter fra undersøkelsen for å gi deg et bedre bilde av hvordan virksomheten kan bruke en solid reisekultur til å styrke forretningene.

En kort oversikt over studien

Harvard Business Review Analytic Services ser i samarbeid med Egencia nærmere i på betydningen av en reisekultur og innvirkningen den har på resultatet i virksomheten, i rapporten Travel Culture: Your Competitive Advantage in a Global Market. Rapporten er basert på undersøkelser utført blant 587 næringslivsledere fra forskjellige bransjer i ulike regioner som leser Harvard Business Review. Litt over halvparten av deltakerne kommer fra Nord-Amerika. En fjerdedel befinner seg i Europa, og resten er spredt utover i Asia-Stillehavsregionen, Latin-Amerika og Midtøsten.

Det finnes flere interessante avsløringer blant de viktigste funnene. Det kan for eksempel nevnes at virksomheter med en solid reisekultur så en dobbelt så stor forbedring i løpet av det siste året i antallet lojale og tilbakevendende kunder, markedsandelen sin og tilfredsheten blant de ansatte enn virksomhetene som hadde en svakere reisekultur. Bedrifter med en solid reisekultur melder dessuten om bedre resultater.

Hva er en solid reisekultur?

Studien definerer en virksomhet med en solid reisekultur som en bedrift der ledelsen og prosessene betrakter forretningsreiser som en form for strategisk investering. En solid reisekultur anerkjenner forretningsreiser som en verdifull del av virksomheten, ikke bare en utgiftspost.

Ifølge næringslivslederne som deltok i undersøkelsen, omfatter kjennetegnene på en solid reisekultur hensiktsmessig finansiering av forretningsreiser (72 %) og ledelsens tilslutning til og støtte for reiser (61 %). En solid reisekultur omfatter i tillegg vanligvis tilgang til forretningsreiseverktøy og beslektet teknologi som er effektiv og enkel å bruke (61 %). Fleksible reisepolicyer er også del av reisekulturen, for eksempel at man kan reise når som helst og hvor som helst hvis det er nødvendig (57 %).

Reisekultur og bedriftens resultater

58 % av næringslivslederne som ble spurt, sa at det i disse dager er veldig viktig med en solid reisekultur for å oppnå gode resultater i virksomheten.  En solid reisekultur kan, både internt i bedriften og utenfor, gi en virksomhet store fordeler. 67 % av de som besvarte undersøkelsen, viste til økt samarbeid mellom kontorene som et godt utfall av en slik reisekultur. Ytterligere 55 % uttalte at de oppnådde bedre ledelse av geografisk spredte avdelinger som følge av den solide reisekulturen, og 40 % syntes at det bidro til en samkjøring av bedriftskulturen globalt.

En solid reisekultur gjør det enklere for medarbeiderne å jobbe sammen ansikt til ansikt, slik at de lettere kan samarbeide uansett hvor de befinner seg. Dette kan totalt sett bidra til et bedre resultat for virksomheten. Red Hat, som har kontorer i 40 land, oppfyller disse kriteriene. Senior Global Travel Manager hos Red Hat, Mary Jo Croft, sa følgende i løpet av undersøkelsen: «Forretningsreiser er en grunnleggende del av den åpne kulturen hos oss. Det er viktig at konsulentene våre kan møte kunder, hverandre og representanter fra de ulike nettsamfunnene for åpen kildekode ansikt til ansikt.»

En forståelse av sammenhengen mellom gode resultater, internt samarbeid, styring av spredte avdelinger og en global kultur er viktig for å kunne videreutvikle bedriften. Det kan være dette er en utfordring for virksomheten i starten, men det er verdt investeringen.

Du må for eksempel bestemme om de mest lønnsomme kundene bør besøkes oftere for å bidra til økt vekst. Deretter kan du prioritere bestemte typer reiser og iverksette funnene gjennom bruken av en reisepolicy. En reiseadministrasjonsplattform kan sette disse policyene ut i livet, blant annet ved å innføre kunderelaterte godkjennere i godkjenningsprosessen for å strømlinjeforme bestilling og planlegging av reiser.

Slik kan forretningsreiser gi mer lojale og flere tilbakevendende kunder

Ifølge studien hadde 50 % av personene i virksomheter med en solid reisekultur sett en betydelig forbedring i antallet lojale og tilbakevendende kunder. Å møtes ansikt til ansikt har en reell betydning for kundeforholdet, noe også andre funn tyder på. 62 % av deltakerne i undersøkelsen sa at en solid reisekultur førte til et bedre forhold til viktige kunder, mens 41 % sa at det førte til en bedre opplevelse for kundene.

Det er sannsynlig at du må endre tilnærmingen til reiseadministrasjon og budsjetteringen av forretningsreiser for å være sikker på at reiseprogrammet resulterer i en vesentlig oppsving i antallet lojale kunder. Virksomheter uten en solid reisekultur går gjerne utelukkende etter besparelser i forbindelse med forretningsreiser. Denne tilnærmingsmåten kan enkelt føre til at virksomheten nekter konsulentene å reise for å møte kundene, og at de mister dermed muligheten for økt lojalitet blant kundene. Alternativet er å tilordne et reisebudsjett til prosjekter og møter som kan gi gode resultater innen kundelojalitet.

Dette er bare delvis et spørsmål om reiseadministrasjon. I budsjetteringsprosessen for salgs- og markedsføringsavdelingene bør forretningsreiser betraktes som en vesentlig del av lojalitetsutviklingen blant kundene. Her kan data spille en stor rolle. Du kan bruke data til å begrunne fordelene med å se på forretningsreiser som en investering i kundeforholdene og ikke som en utgiftspost.

En reiseadministrasjonsplattform har data som viser sammenhengen mellom reiseprioritering og bestemte suksesshistorier om økt kundelojalitet. Ved å fremlegge inngående rapporter kan salgsavdelingen og bedriftens Travel Managers sammen komme frem til den beste løsningen for å gjøre forretningsreiser til en integrert del av planene for økt lojalitet blant kundene.

Økt lønnsomhet med reiser

Ifølge studien er det en tydelig sammenheng mellom reisekultur og lønnsomhet. Nesten halvparten (47 %) av personene i virksomheter med en solid reisekultur så en betydelig forbedring i lønnsomheten.

51 % av de spurte næringslivslederne mener at en solid reisekultur fører til en bedre forståelse for kundenes behov, noe som kan ha stor betydning for lønnsomheten. Global Travel Senior Manager hos Splunk, Joy Anzinger, sier følgende: «Vi har mange tilbakevendende kunder, og det er viktig for oss å møte dem og løse problemene de har.» 

Samtidig mener 55 % av deltakerne i undersøkelsen at en solid reisekultur betyr et bedre samarbeid med viktige partnere og leverandører. Denne typen økt samarbeid kan føre direkte til lønnsomhet som følge av lavere materialkostnader og bedre avtaler med leverandørene.

For å øke lønnsomheten gjennom reisekulturen må reiser for å møte potensielle kunder, eksisterende kunder og leverandører prioriteres. Har du en stor virksomhet, kan disse prioriteringene involvere tusenvis av mulige leverandører og kunder. Da er spørsmålet: Hvem bør besøkes? For å kunne svare på dette spørsmålet må du analysere dataene dine sammen med informasjon fra personer involvert i hver funksjon. På denne måten kan du lage en lønnsomhetsbasert avkastningsmodell for virksomhetens reisebudsjett.

En reiseadministrasjonsplattform kan gi deg alle de dataene du behøver for å evaluere avkastningen for forretningsreiser. Når det for eksempel gjelder forholdet til leverandørene, kan du lage en rapport som viser hyppigheten av og utgiftene i forbindelse med besøk hos en bestemt leverandør. Denne rapporten kan du deretter sammenligne med opplysninger om bedre priser fra den leverandøren som kan bekrefte om besøkene var verdt investeringen.

Reiseadministrasjonsplattformen kan videre bidra til å øke omsetningen ved å finne muligheter til besparelser eller forhandle frem bedre priser for disse leverandørbesøkene. En solid reisekultur betyr ikke økte kostnader. Det betyr smartere kostnader.

Konklusjon

Studien fra Harvard Business Review Analytic Services, i samarbeid med Egencia, hevder at en solid reisekultur bidrar til bedre resultater og økt konkurransedyktighet. Du finner en solid reisekultur hos virksomheter der ledelsen og prosessene betrakter forretningsreiser som en strategisk investering. I praksis innebærer dette finansiering av reiser som bidrar til at man får lojale kunder, flere avtaler, bedre kontakt med leddene i forsyningskjeden og et generelt fokus på reiser som underbygger en lønnsom drift.

Virksomheten må finne og iverksette reisepolicyer som støtter slike handlinger, for å kunne høste de økonomiske fordelene ved en solid reisekultur. Et samarbeid med et forretningsreisebyrå som tilbyr en omfattende reiseadministrasjonsplattform, kan være en viktig del av prosessen. En slik plattform har ulike prosesser, kostnadsbesparende reisetilbud og dyptgående rapportering, som åpner opp for iverksettelsen av reisekulturprinsipper.

Er du klar for å utforske mulighetene ved forretningsreiser og gi bedriften et konkurransefortrinn? Les rapporten for å finne ut mer.