Ingen aspekter ved forretningsreiser bør overlates til tilfeldighetene. Derfor samarbeider vi med ledende leverandører innen risikohåndtering over hele verden for å sikre at du kan optimalisere forretningsreiseprogrammet ditt. Uansett om det er ved å spare penger eller ved å ivareta sikkerheten til bedriftens reisende når de er på farten. Vi oppfordrer alle kundene våre til å gjennomgå behovene sine knyttet til aktsomhetsplikten, som del av et robust og effektivt program for reiserisikohåndtering.

De fleste Travel Managers og HR-ansatte har ikke tilgang til nødvendige bedriftsressurser for å implementere gode fremgangsmåter for aktsomhetsplikten, men samarbeidspartneren vår, WorldAware, hjelper bedrifter av alle størrelser med å oppfylle dette behovet. Vi tar en nærmere titt på hva du kan forvente av et robust aktsomhetspliktsprogram.

Vi begynte med å stille administrerende direktør i WorldAware, Bruce McIndoe, noen spørsmål:

Litt om WorldAware

Fortell oss om WorldAware og hva som gjør dere unike. WorldAware ble grunnlagt i 1999, så vi har nettopp feiret 20-årsjubileum. Vi gjorde risikohåndtering av reiser til en disiplinert praksis og metodologi. Vi utviklet også TRM Maturity Model (TRM3), og i samarbeid med GBTA gjorde vi dette til standarden for å måle og forbedre programmer for risikohåndtering. Siden den gang har vi vært den ledende leverandøren av løsninger for risikohåndtering knyttet til reiser og personell. Våre løsninger består av komplette, verdifulle tjenester som ivaretar sikkerheten til de reisende, uansett om det er snakk om å ha oversikt over globale trusler, utsending av informasjon før reisen og underveis samt medisinske og ikke-medisinske tiltak. WorldAware leverer skreddersydde løsninger for risikohåndtering knyttet til ansatte og selve virksomheten. Vi gir bedrifter den beste informasjonen og innsikten samt en personlig Account Manager. De får dessuten hjelp fra våre analytikere og døgnåpne kundeservicetjeneste. Vi er virkelig en forlengelse av kundens virksomhet.

Aktsomhetsplikten

Hva er de grunnleggende elementene i et robust aktsomhetspliktprogram?

De grunnleggende elementene i et slikt program, uavhengig av størrelsen til bedriften, er å ha en policy for reiserisikohåndtering, tegne reiseforsikring og tilby grunnleggende opplæring i reisesikkerhet. Reiseforsikringen, som regel en som er tilpasset forretningsreiser, må tilby hjelp og veiledning til reisende som trenger det. Basert på dette må bedriften ha utarbeidet en systematisk prosess for risikovurdering og -reduksjon før reisen og gi den reisende informasjon før vedkommende drar. I et mer etablert risikohåndteringsprogram vil bedriften holde de reisende oppdatert med eventuell ny informasjon som kan berøre dem eller reisen, og ta kontakt for å tilby hjelp.

Hvordan kan en bedrift evaluere policyen for risikohåndtering samt risikoopplæringen?

Hva er de vanligste manglene du ser i eksisterende reisepolicyer?​

En god praksis er at policyen for risikohåndtering inneholder informasjon om policyens omfang og mål, ansvarsområder, reiseplanlegging og -godkjenning, risikovurdering, hendelsesrapportering samt hva slags forsikring og hjelp som tilbys. Den vanligste mangelen vi ser, er at slike policyer ikke er dokumentert. Ofte er risikorelaterte retningslinjer lagt til i den generelle reisepolicyen eller spredt rundt på tvers av andre policyer. Ved å samle all informasjon knyttet til reiserisikohåndtering på ett sted kan policyene formidles mer sømløst. Dette gjør det dessuten enklere å finne eventuelle mangler som må tas tak i for å legge til rette for bedre håndtering av uventede problemer. Vi ser også at de fleste policyer ikke eksplisitt oppgir hva som forventes av både bedriften og de ansatte i forbindelse med høyrisikoreiser. Bedrifter har vanligvis en godkjenningsprosess for forretningsreiser, men for mer risikable reiser er ikke forventningene fastsatt.

Når bør bedriftene ta kontakt med dere for å utvikle policyer for reiserisikohåndtering?

Ideelt sett bør de ta kontakt med oss i planleggingsfasen av et nytt program eller når de bestemmer seg for å oppdatere det gamle. WorldAware har implementert hundrevis av slike programmer og har en rekke velprøvde verktøy og maler som kan fremskynde prosessen. Som Gretchen Rubin sier: «La ikke det perfekte bli det godes fiende.» Utviklingen av et program er en prosess som stadig endrer og tilpasser seg. Bedriften bør begynne med de grunnleggende elementene og sikre at de reisende får hjelpen de trenger hvis de får problemer, for så å bygge videre på dette. Bedriftens risikoprofil vil forme programmet. Det vil si: Sender bedriften reisende til globale forretningssentre med lav risiko eller til steder med høy risiko? Eller kanskje noe midt imellom? Svaret og grunnene som ligger bak, er avgjørende for hva programmet fokuserer på.

Hvordan hjelper et aktsomhetspliktprogram bedriften med å spare tid og/eller penger?​

Standard policyer og prosesser gjør at bedrifter raskt kan fatte konsekvente reisebeslutninger. Når retningslinjer og policyer er på plass og formidles tydelig til de ansatte, vet de hva de skal gjøre, og hva de kan forvente seg, uten nevneverdig ekstrainnsats og gnisninger i bedriften. Ved å bruke risikohåndteringsprinsipper med tanke på reiser kan bedriften konsekvent unngå problemer eller minimere konsekvensene og eventuelle økonomiske tap hvis det skulle oppstå problemer.

Bør små, mellomstore og store bedrifter vurdere ulike tjenester ved implementeringen av et aktsomhetspliktprogram?

Kan du i så fall fortelle litt om noen av de ulike tjenestene?

Ja, som nevnt tidligere, er det bedriftens risikoprofil og ikke størrelse som avgjør kompleksiteten og tjenestene som trengs for programmet. Alle bedrifter bør ordne følgende for sine ansatte: et eget telefonnummer de reisende kan ringe hvis det skulle oppstå uventede situasjoner, og forsikring som dekker eventuelle økonomiske tap i forbindelse med reiser. Store, globale bedrifter eller mindre bedrifter der de reisende er helt avgjørende for virksomheten eller drar til steder med høy risiko, bør også tilby tilleggstjenester for å redusere risikoen. WorldAware kan evaluere bedriftens risikoprofil, gjennomgå det eksisterende programmet og legge en omfattende plan for prosessen videre. Avhengig av hvor mye de ansatte reiser, bør selv en mindre bedrift investere i automatisering for å sikre at hver reise blir gjennomgått, at all informasjon sendes til de reisende før avreise, og at de reisende oppdateres om potensielle risikoer døgnet rundt. De fleste forretningsreisebyråer samarbeider med leverandører som WorldAware for å tilby denne typen støtte. Hvis dette imidlertid er ønskelig for alle ansatte, uavhengig av om de reiser eller ikke, kan bedriften kontakte WorldAware direkte.

Jobbe med Egencia og WorldAware

På hvilken måte har du sett at samarbeidet mellom WorldAware og Egencia har gagnet kundene?​ Implementeringen av en helhetlig løsning for reiserisikohåndtering krever et godt samarbeid mellom leverandøren og forretningsreisebyrået. WorldAware og Egencia har hatt et langvarig samarbeid som strekker seg langt utover selve «salget». Kvaliteten på reisedataene vi får, er avgjørende for kvaliteten på programmet. Vi har utviklet og fortsetter å utvikle relasjoner på tvers av relevante avdelinger i de respektive selskapene våre. Dette sikrer at data av høy kvalitet blir overlevert fra første dag, noe som styrker løsningene til de felles kundene våre. I tillegg er det et nært samarbeid mellom kundeteamene våre både før, under og etter et salg for å tilby proaktiv og kontinuerlig brukerstøtte. Vi leter ikke etter syndebukker, men jobber sammen for å løse problemer raskt.

Hva er den vanligste utfordringen du har sett kunder støte på, og som kunne håndteres av WorldAware og Egencia?​

Helhetlig datainnsamling og datakvalitet. Innsamlingen av reisedata og kvalitetssikringen av dem er ikke bare en engangshendelse under implementeringen av programmet. Det er en pågående prosess gjennom hele programmets levetid. De fleste leverandører av risikohåndteringstjenester forstår seg egentlig ikke på reisedata og tilbyr ikke kontinuerlig overvåking av datakvalitet eller kundeservice døgnet rundt.

Fortell meg om den mest uvanlige situasjonen som har blitt håndtert ved at aktsomhetsplikten har blitt tatt på alvor?

Vi opplever at reiseavbrudd, til og med tilsynelatende små, forsterkes når den reisende står midt i det. Vi får ofte tilbakemeldinger som dette fra reisende: «Takk for at dere varslet meg om transportstreiken og hjalp meg med å komme meg til reisemålet» eller «Takk for at dere sendte risikoadvarselen til telefonen min, så jeg ikke gikk glipp av den». Ansatte kan også bli sittende fast på grunn av været, og vi jobber iherdig sammen med Egencia for å hjelpe de reisende med å finne løsninger i slike situasjoner. Høyrisikosituasjoner kan dessverre oppstå, men vi har lang erfaring også med dette, uansett om vi må sende et helikopter til et avsidesliggende område for evakuering eller sende medisinsk hjelp til en person i nød. WorldAware holder seg hele tiden oppdatert og følger med på hvor de reisende er, og hvor de skal. Vi kommuniserer fortløpende med de reisende, slik at de vet at vi er der for dem hele veien dersom det skulle oppstå en risikosituasjon mens de er på farten.

Som en tankeleder på dette feltet, hvordan tror du at aktsomhetsplikten og risikohåndtering kommer til å utvikle seg videre?

Aktsomhetsplikten fokuserer ikke lenger utelukkende på den reisende og turen. Nå er fokuset på alle mennesker, og reiser blir en del av aktsomhetsplikten. Bedriftene har innsett at verdien de beskytter, er personen – ikke reisen. Uansett om de ansatte pendler eller er i hjemlandet sitt, på reise eller på ferie, sørger en helhetlig risikohåndteringsstruktur rundt personen for at vedkommende forblir produktiv, og at sikkerheten ivaretas. Med denne personfokuserte tilnærmingen til aktsomhetsplikten tar bedrifter velvære mer på alvor – både fysisk og psykisk. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan WorldAware kan hjelpe deg med dine aktsomhetspliktbehov, kan du kontakte din Account Manager hos Egencia.

Svarene i denne artikkelen omfatter utdrag fra Egencias nylige intervju med grunnleggeren av og den administrerende direktøren i WorldAware, Bruce McIndoe. Bruce McIndoe er en anerkjent leder innen risikostyring, reiseliv og etterretning. Som grunnlegger av WorldAware har Bruce vært den sentrale bidragsyteren til selskapets strategiske vekst, og han har sikret selskapet en posisjon som leder i bransjen gjennom utviklingen av plattformen Worldcue® Global Control Center. Før WorldAware var Bruce med på å grunnlegge CSSi, et selskap som utviklet etterretningsprogramvare, og som har vært på listen over både Inc. 500- og Washington Technology FAST 50-selskaper. Han har også jobbet som hovedarkitekt for etterretningsprogrammer for amerikanske myndigheter.