Av Natasha Samuel, Senior Product Marketing Manager

Pandemien har ført til at mange virksomheter har måttet revurdere budsjettet for forretningsreiser fremover. En undersøkelse gjennomført av Egencia i juni 2020 viser at opptil 20 % av Travel Managers bekymrer seg for større begrensninger når det gjelder utgifter til reiser. 

Vi kan nå fortelle at Egencia Savings Finder for Hotel er tilgjengelig for alle kundene våre verden over. Målet vårt er å hjelpe kunder som nå har et stramt budsjett, med å oppnå høyere besparelser, noe som igjen vil optimalisere reiseutgiftene deres. 

Vi vet alle hvordan det kan være å søke etter det perfekte hotellrommet, uansett om det er til en forretningsreise eller en familieferie. Da jeg søkte etter hoteller til ferien min, måtte jeg holde meg innenfor budsjettet, på samme måte som det er angitt makspriser på hoteller i et forretningsreiseprogram. 

Like etter at jeg hadde bestilt rom, så jeg at et premium-rom som opprinnelig var utenfor budsjettet mitt, var blitt nedsatt i pris. Jeg ble skikkelig skuffet. Hadde den reduserte prisen på premium-rommet vært tilgjengelig da jeg bestilte, ville jeg ha oppgradert og levd som en kjendis på en eksotisk øy i en hel uke. Men hvem har vel tid til å følge med på priser, kansellere bestillinger og bestille på nytt, spesielt i jobbsammenheng? Men det var i 2019. Nå er vi i 2020, og mye har endret seg når det gjelder reisebestilling og forretningsreisebyråer. 

Mange tror kanskje at denne typen prisendringer kun forekommer ved bestilling av private reiser. Men det stemmer ikke helt. Prisen på et hotellrom går ofte opp eller ned etter at du har bestilt. Opp gjennom årene har det skjedd at kolleger har betalt en helt annen pris for forretningsreiser og hoteller enn hva jeg har betalt. Hvorfor det?

Når du bestiller reiser, har du sikkert sett hoteller som kjører lynsalg, tilbyr spesialpriser for grupper eller har pakketilbud. Akkurat som i andre bransjer må hotellene jobbe hardt for å gi kundene det de vil ha, samtidig som de er nødt til å optimalisere inntektene sine. Det kan være utfordrende å selge hotellrom i et konkurransepreget marked. Det er imidlertid en viktig del av hotellvirksomheten, og håndteres ofte ved hjelp av belegganalyse, priser basert på høysesong og lavsesong, og – i enkelte tilfeller – prissetting basert på ukedagen. 

Dersom et hotell ikke har fullt belegg for et rom, påvirkes sluttresultatet. Det vil også si at prisen du betaler i dag, kan være en annen i morgen – og den kan gå opp eller ned. Dette er de grunnleggende elementene innenfor tilbud og etterspørsel. 

Hvordan kan våre løsninger for forretningsreiseadministrasjon hjelpe kundene med å dra nytte av disse stadig skiftende prisene? 

I 2019 gjennomførte Egencias datavitenskaps- og produktstyringsteam en studie av hotellprisvariasjonene for å se om det kunne ligge en potensiell sparemulighet for kundene våre i å overvåke prisene i tidsrommet fra den opprinnelige bestillingen og til rett før innsjekking. 

Teamene våre så nærmere på hundretusener av hotellbestillinger for å utvikle maskinlæringsmodellen for vår nyeste innovasjon innen reiseteknologi: Egencia Savings Finder for Hotel. De kom fram til at minst ni prosent av hotellrommene ga et sparepotensial ved å avbestille rommet og bestille på nytt til en lavere pris enn den opprinnelige prisen. 

Hva innebærer dette for kundene våre? Penger spart på forretningsreiser − uten at det går utover komforten. 

For å validere forskningen og maskinlæringsmodellen iverksatte Egencia et pilotprosjekt hos 20 amerikanske og kanadiske kunder i desember 2019. Dette ble senere utvidet til å omfatte over 20 kunder i Frankrike, Tyskland, Sverige, Storbritannia og Danmark. I løpet av pilotprosjektet oppnådde kundene en gjennomsnittlig besparelse på USD 37 for hver optimaliserte hotellbestilling. 

Hvordan fungerer reiseplattformen? 

Egencias modell forutser sannsynligheten for at en hotellbestilling kan optimaliseres, med en prisreduksjon på minst USD 10 som utgangspunkt. Det finnes ingen grense for hvor store besparelser vi kan levere. Savings Finder for Hotel overvåker romprisen i sanntid fra dagen etter bestilling til rett før innsjekking for å finne ekstra besparelser. Hotelloppholdet blir ombestilt automatisk dersom det finnes en lavere pris. 

Dette er en enkel og helautomatisk prosess som gjør bestillingen sømløs for både Travel Managers og reisebestillere. Vi leter alltid etter nye besparelser, uansett om bestillingen opprinnelig gjøres gjennom vårt online bestillingsverktøy, i mobilappen eller via en av våre reisekonsulenter. Når vi finner en lavere pris, bestiller vi automatisk rommet på nytt, og de forretningsreisende mottar en e-postbekreftelse med informasjon om hvor stor besparelsen er, samt en oppdatert reiserute. 

Travel Managers har tilgang til en oversikt i Egencia Analytics Studio som gjør det enkelt å følge med på optimaliseringer og hvor mye virksomheten sparer. De får også tilgang til rapporter om policyetterlevelse og reiseregninger.

Bestillingsløsninger som er lønnsomme for kundene våre

Egencias kunder har tilgang til flere enn 650 000 overnattingssteder i 30 000 byer over hele verden. Med vår nyskapende maskinlæringsbaserte søke- og sorteringsalgoritme og teknologi for ombestillinger behøver ikke reisende og reisebestillere å bruke dyrebar tid på å finne de beste tilbudene eller alternativer i henhold til preferansene som er lagret i reiseprofilene deres, for eksempel bestillingshistorikken eller de mest populære hotellene blant kollegene. 

Ved å bruke både våre verktøy for bestilling av forretningsreiser, Egencia Smart Mix og Egencia Savings Finder for Hotel kan kundene raskere finne hotellene de foretrekker, samtidig som de sparer penger. Med Smart Mix ser kundene de mest relevante alternativene øverst. Det tar dermed under fire minutter i snitt å bestille hotell, og de ansatte kan hurtigere gå tilbake til arbeidsoppgavene sine. Med utgangspunkt i de reisendes preferanser, bestillingshistorikk og populære hoteller, ser vi at 79 % av hotellene som bestilles med Egencia, er valgt ut fra de syv øverste hotellene i søkeresultatene.

Når Savings Finder for Hotel og Savings Finder for Air kombineres, kan kundene spare penger på hele reisen, ettersom vi overvåker prisene på både fly og hotell og ombestiller når det er gunstig.

Du kan også føle deg trygg på at det er enkelt å finne ut hvor de reisende er, med Egencias Travel Tracker, også etter eventuelle ombestillinger med Savings Finder for Hotel. Vi påser nemlig at optimaliseringen av reisebudsjettet ikke går på bekostning av de reisendes sikkerhet. Travel Managers har dessuten erfart at større besparelser og en nedgang i antall manuelle bestillinger og oppdateringer gir dem bedre tid til å fokusere på de forretningsreisende. 

Slik får du mer for pengene med Egencias Savings Finder-teknologi