Optimismen øker når det gjelder forretningsreiser.

79 % av Travel Managers og GBTA-medlemmer sier de ville vært «veldig komfortable» eller «komfortable» med å reise etter å ha fått COVID-19-vaksinen. 55 % av Travel Managers sier dessuten at ansatte er «villige» eller «svært villige» til å dra på forretningsreiser, noe som er en økning fra 49 % i begynnelsen av 2021^[1].

Her er 7 steg du kan se på for å komme i gang med forretningsreiser igjen.

1. Definer hva slags reiser som er tillatt

Noen bedrifter har bestemt at det kun er tillatt med «essensielle» reiser. Men hva er egentlig en essensiell reise? Dette spørsmålet har dessverre ikke bare ett svar, noe som kan være forvirrende. 
Smarte bedrifter har implementert en tydeligere definisjon på hva slags reiser som er tillatt. En måte å gjøre dette på er å bruke definisjonen fra ekspertene hos FESTIVE ROAD. Deres rammeverk for tillatte reiser har blitt brukt (og uviklet) av hundrevis av Travel Managers og definerer reiser under pandemien som følgende:

Neste steg: Det første steget for å gjenoppta forretningsreiser er å samarbeide med kollegaer og interessenter (som ledelsen, juridisk avdeling, HR, IT og avdelinger for risiko, sikkerhet og innkjøp) for å definere hvilke reiser bedriften mener bør være tillatt. Noen viktige spørsmål som kan være nyttige for å komme frem til dette, er tilgjengelig i det gratis rammeverket Permissible Travel Framework.Reiser bedriften tillater, omfatter hva slags reiser som er tillatt, hvor det er lov å reise, og hvordan man kan reise for å redusere risikoen. Reiser de ansatte er komfortable med, handler om hva de ansatte er villige til å gjøre. Reiser myndighetene tillater, omfatter vurdering av alle reisemål som inngår på en tur.

2. Tydeliggjør verdien av forretningsreiser

Har bedriftens reisebudsjett blitt kuttet veldig? Kommer virtuelle møter til å være standarden for møter fremover? Hvis dette beskriver din situasjon, så still deg selv følgende spørsmål: Hvordan ville det vært hvis du kunne fremheve hvor stor merverdi som skapes for bedriften for hver krone som brukes på forretningsreiser?

La oss se på en undersøkelse utført av Harvard Business Review^[2]. 81 % av bedriftslederne som ble spurt, sier at forretningsreiser resulterer i økt empati for både kunder og medarbeidere. Dette fører igjen til uhåndgripelige fordeler som økt samarbeid, mer innovasjon og bedre kunderelasjoner. HBR-undersøkelsen kan også vise til målbare fordeler der bedrifter som ser på reise som et strategisk virkemiddel (og ikke bare som en kostnad som bør reduseres), opplever følgende:

• 2,4 ganger sterkere kundelojalitet
• 2,2 ganger raskere lanseringstid
• 2 ganger høyere markedsandel
• 1,6 ganger så høy lønnsomhet og mulighet for introduksjon av nye produkter/tjenester

Neste steg: Når du snakker med kollegaer og reisende, kan du spørre hva bedriften tjener på forskjellige typer reiser. Prøv å finne ut hva slags reiser som bør beholdes, og hva som kan gjøres virtuelt.

3. Oppdatering av reisepolicyen

Det er på tide å oppdatere reisepolicyen og sørge for at den tydeliggjør følgende:

• Hva slags reiser er tillatt? Når, hvor og av hvem?
• Har reisegodkjenning og bestillingsprosesser blitt implementert (eller endret)? I så fall, hvordan?
• Hva slags ressurser tilbys for å hjelpe både reisende og godkjennere med å finne ut om en reise kan gjennomføres? Egencia^® Travel Advisor kan for eksempel brukes til å sjekke om det finnes reiserestriksjoner for avreisestedet eller reisemålet.
• Har bedriften prosedyrer som må følges før/under/etter en reise, for eksempel ngativ PCR-test før avreise eller obligatorisk karantene etter hjemreise?

Neste steg: Gjenngå og implementer oppdateringene i reisepolicyen sammen med din Egencia Account Manager. Vi hjelper deg med å sikre at de reisende er informert om policyen, uansett om de bestiller online, offline eller via Egencia-mobilappen. Det er viktig å holde reisepolicyen oppdatert ettersom pandemien gjør at både lover og anbefalinger endres ofte.

4. Godkjenning av reiser

Forhåndsgodkjenning av reiser blir mer og mer vanlig i disse koronatider, og 55 % av bedrifter har implementert godkjenningsprosesser^[3]. Det gjør at ansatte og godkjennere kan vurdere risikoen for reisen før noe bestilles.

Godkjenningsprosessen bør gjenspeile reisepolicyen og bedriftens rammeverk for tillate reiser.

Neste steg: Finn ut hvilke kriterier som skal brukes i godkjenningsprosessen, for eksempel informasjon om avreisested/reisemål, årsaken til reisen, kostnad, reisens forretningsfordeler osv. Bruk Egencias innstillinger for å opprette unike policyer som oppfyller behovene til bedriftens reisegrupper eller kostnadssteder. Denne typen fleksibilitet gjør det mulig å sikre at riktig policy brukes for riktig reisende for hver tur.

5. Kommunikasjon med reisende

Selv de som reiser ofte, er usikre på hvordan det er å reise under en pandemi. Må man ta en COVID-test før avreise? Hva slags tiltak for fysisk avstand gjelder under reisen? Hvordan har opplevelsen på flyplassen og om bord endret seg?

Det finnes mange nye spørsmål om reise nå, men desto mer informasjon og støtte du kan gi, desto mer øker villigheten til å reise igjen.

Neste steg: Hvis du ikke allerede har bedt de ansatte om innspill, er det på tide. Foreta en undersøkelse blant en gruppe reisende gjennom intervjuer eller spørreskjemaer for å finne ut hva de lurer på angående reiser og reiseprogrammet. Du finner eksempelspørsmål nedenfor og ved å gå til Permissible Travel Framework.

• Er du komfortabel med å reise igjen?
• Hva, hvis noe, kan stoppe deg fra å reise?
• Er reiser avgjørende for jobben din? Hvis svaret er ja, på hvilken måte?
• Hvordan har det å ikke kunne reise påvirket jobben din?
• Tror du at du vil få nye behov eller vil trenge mer hjelp før/under/etter en reise?
• Hvis du har reist under COVID-19-pandemien, følte du deg trygg på reisen?
• Hva er den beste måten bedriften kan informere deg om reiser på?

Når du har funnet ut hva du bør informere om, kan du tenke på hvordan og når. Pushvarsler kan være nødvendig for dynamisk informasjon, som flyendringer som skjer i siste liten, eller for å håndtere nødstilfeller. Det er nyttig å tenke på hvordan bedriften kan effektivisere kommunikasjonen med de reisende når informasjonen trengs som mest. Veiledninger og sjekklister kan for eksempel gjøres tilgjengelig via intranett. Du kan bruke Egencia Traveler Tracker til å sende e-poster eller nødpushvarsler direkte til reisende hvis reisene deres blir berørt av uforutsette hendelser.

6. Betyr nye standarder nye leverandører?

Reiseleverandører implementerer nye standarder for å fortsette å hjelpe reisende. Det dreier seg i hovedsak om følgende:

• nye helse- og hygieneprotokoller, for eksempel krav om å ha på munnbind under reiser
• mer fleksible kommersielle policyer for å håndtere bestillingsendringer, tilgodebeløp og refusjoner

Enkelte av disse standardene kan styres av myndighetene, men de fleste avhenger av leverandørene. Travel Managers vil helst samarbeide med leverandører som har strenge hygieneprotokoller og fleksible policyer.

Neste steg: I mer progressive reisebestillingsverktøy kan det være mulig å filtrere på visse hygienerutiner og policyer. Det kan for eksempel være å tillate bestilling kun hvis billetten kan endres eller refunderes. Egencia hjelper deg med å velge de leverandørene som passer best for bedriften din.

7. Kommer snart: data om tester og vaksinasjon

Kravene knyttet til COVID-19-testing eller -vaksinasjon endrer seg raskt i forbindelse med reiser.

Det er viktig å snakke med HR, IT og den juridiske avdelingen om muligheten til å registrere data om testing og vaksinasjon. Støtter bedriften dette? Hvordan skal slike data lagres og sikres? Kommer bedriften til å kreve at alle reisende har testet seg for eller vaksinert seg mot COVID-19?

Teknologien utvikler seg slik at reisende kan lagre test- og vaksineinformasjon på mobilen. Noen eksempler på dette er IATA Travel Pass og CommonPass, som allerede prøves ut av forskjellige flyselskaper.

Neste trinn: Hold deg oppdatert om dette temaet. Testing og vaksiner ser ut til å være det som gjør det mulig å gjenoppta reiser i stor skala, men det kan variere etter marked og leverandør. Bruk Egencia Travel Advisor for å få tilgang til oppdatert informasjon om COVID-19-testing og andre krav som gjelder for bedriftens reisemål. Du kan også ta en titt på samtalen vi hadde med den medisinske direktøren i International SOS og grunnleggeren av World Aware om hvordan vaksineringen kommer til å påvirke forretningsreisebransjen.

Vil du vite mer?

Fyll ut skjemaet for å laste ned rapporten om å gjenoppta tillatte reiser.

_Kilder:

_{^[1] GBTA-undersøkelse: Vaccine a Game-Changer for a Return to Travel, GBTA, 18. februar 2021}

_{^[2] Travel Culture: Your Innovation and Growth Advantage, Harvard Business Review, 2019}

_{^[3]New GBTA Research Shows Coronavirus Continues to Impact the Business Travel Industry, 10. mars 2020}