5 måter digitalisering av reiser gir konkurransefortrinn innen bygg og anlegg
Bygg- og anleggsbransjen har stått overfor noen unike utfordringer under pandemien, siden så mye av arbeidet må gjøres på anleggsplassen eller ved personlig fremmøte. Og til tross for at bygg- og anleggsbransjen har muligheter til å høste større fordeler enn andre bransjer ved å digitalisere reisene sine, har den også vært en av bransjene som har vært tregest med å gjennomføre slike endringer.
For å hjelpe bedrifter som er nysgjerrige på et bytte over til en digital reiseløsning, har Egencia snakket med bransjeeksperter for å sette sammen en strategioversikt for bygg- og anleggsbransjen. Last ned oversikten for å høre fra de som har byttet over, og lær hvordan du kan gjennomføre de samme endringene i din bedrift.
Her er fem viktige konklusjoner fra strategioversikten som kan gi deg en ide om hva du kan forvente når du bytter over til en digital reiseløsning:
1. Bedre kostnadskontroll
Fordi prosjekter i bygg- og anleggsbransjen kan være uforutsigbare, er det viktig å ha smidige og fleksible reiseløsninger. Men korte bestillingsvinduer, lange opphold og endringer i siste liten kan føre til økte kostnader. Statistikken viser at ansatte i bygg og anlegg i USA bruker 20 % mer per reise enn andre typer forretningsreisende. Det kan også føre til et stort antall ubrukte billetter og tilgodebeløp for reiser.
«Vi har sett bygg- og anleggsbedrifter slite med å håndtere store mengder ubrukte tilgodebeløp for billetter med spesifikke flyselskaper» sier Chris LeFevre, en av Egencias Corporate Account Managers. «Med mindre du har en digital løsning som gjør at du kan samle alt på samme sted, er det vanskelig å lykkes med dette».
Siden januar 2020 har Egencias kunder løst inn over 100 000 utstedte tilgodebeløp verdt over USD 50 millioner gjennom Egencias nordamerikanske plattform. Smart teknologi minimaliserer kostnadene enda mer bak kulissene. For eksempel fortsetter Egencia Savings Finder å lete etter lavere priser etter bestilling, noe som gjør at kunder i snitt sparer 7 % på flybilletter og 14 % på hotell.
Konklusjon: Med den rette digitale reiseløsningen, øker du sparingen i stedet for kostnadene.
2. Utgiftsinnsyn
Siden bygg- og anleggsprosjekter er så komplekse og bevegelige, er det viktig å holde oversikt over både totalkostnader og utgifter per entreprenør og klient. Men når reisende bestiller gjennom en manuell prosess – eller med personlige kredittkort – kan det være et strev, om ikke umulig, å få tilgang til disse opplysningene.
En regnskapssjef hos en stor isolasjonsentreprenør sier at det pleide å ta henne to til tre måneder å få oversikt over hvor mye penger som ble brukt på en spesifikk reise før bedriften byttet over til en digital reiseløsning.
En Executive Administration Manager hos en oppussings- og renovasjonsbedrift, opplevde lignende frustrasjoner da hun oppdaget at ansatte bestilte luksusleiebiler og -hoteller fordi det ikke fantes løsninger for å hindre dem i å gjøre dette eller å få kjennskap til det når det skjedde.
«Jeg ble sjokkert da jeg forsto at vi ikke hadde oversikt over dette» sier hun. «Vi kunne ikke se de totale beløpene vi faktisk brukte på reiser». Dette endret seg da bedriften byttet over til Egencia. «Ved å samarbeide med et digitalt reiseadministrasjonsselskap fikk vi en samlet løsning på plass for de ansatte når de skal bestille reiser, samtidig som jeg kan se totalkostnadene våre samlet på ett sted».
Med oversikter og rapporter for innsamlede bestillingsstatistikker kan ledere hente ut kostnadsrapporter basert på jobbnummer, ansatt, kontorbeliggenhet, reisevarighet, hotell og mer med bare et par klikk.
Konklusjon: Samlet statistikk og brukervennlige oversikter og rapporter fører til bedre budsjettering.
3. Større fleksibilitet
I bygg- og anleggsbransjen er endring den eneste tingen som er permanent. Manuelle bestillinger gjør det svært krevende for de som er ute i felten, å gjøre raske oppdateringer ved reiserutene sine. Og uten en samlet digital løsning, er det å la de ansatte håndtere sine egne reiser det samme som å gi dem blankofullmakt til å bruke penger slik de ønsker selv.
En digital løsning gir derimot reisebestillere, prosjektledere og reisende makten. Oppussings- og renovasjonsbedriftens Executive Administration Manager så behovet for en løsning da bedriften begynte å vokse. «Jeg visste at jeg ikke ville være i stand til å bestille reiser for hver enkelt ansatt, og jeg visste også at jeg ikke hadde tid til å sitte og lære opp alle i hvordan de gjør det selv».
Med en digital reiseløsning kan hun bestille reiser for hele grupper eller for ulike typer individuelle reisende med bare et par klikk. Hun kan også sette opp policyretningslinjer som er integrert inn i bestillingsprosessen, slik at reisende og Travel Managers får visuelle varsler ved regelbrudd, selv før bestillingen gjennomføres.
Det er også viktig for de reisende selv å føle seg komfortable med hvert steg av prosessen når de skal håndtere sine egne reiser. Egencia-kunder har en online-andel på 87 %, i stor grad grunnet en forbrukerlignende brukeropplevelse som er den samme på alle plattformer.
Reisende kan utføre og endre fly-, hotell-, bil- og togbestillinger, kontakte hotellet sitt, motta varsler om flyendringer og kanselleringer, finne de beste bakketransportalternativene og få hjelp fra våre medarbeidere 24 timer i døgnet, hele uken – alt med bare et trykk på en knapp på smarttelefonen eller hvilken som helst annen enhet.
Konklusjon: Det er mulig å la de ansatte håndtere egne reiser og samtidig øke reisepolicyetterlevelsen, slik at ting blir enklere for alle.
4. Mulighet til å spore reisende
Aktsomhetsplikten – å når som helst kunne identifisere hvor reisende befinner seg – ble en topp prioritet da pandemien inntraff, og vil sannsynligvis fortsette å være det i lang tid fremover. I bygg- og anleggsbransjen, som har så mange reisende ute i felten, kan dette være spesielt krevende.
En digital reiseløsning løser dette problemet med sentraliserte bestillingsdata og teknologi som Egencias Traveler Tracker. LeFevre forklarer: «Du kan raskt få et nøyaktig bilde av hvor dine reisende befinner seg og kontakte dem ved massekanselleringer, naturkatastrofer eller endringer i COVID-19-reglene på et spesifikt sted».
Før byttet til Egencia måtte regnskapssjefen for en stor isolasjonsentreprenør ringe rundt til forskjellige anleggsplasser for å ha noe håp om å finne spesifikke reisende. «Med Traveler Tracker kan jeg nå åpne et kart som forteller meg hvor mange ansatte jeg har i hver region og hjelper meg med å se hvem som befinner seg hvor» sier hun. «Jeg skryter til alle jeg kjenner om hvor fint det er å kunne spore mine reisende».
Konklusjon: Den rette digitale reiseløsningen gjør det enkelt å spore dine reisende.
5. Økt effektivitet
Det er ikke overraskende at en digital reiseløsning kan øke effektiviteten. Men det kan være et sjokk å se nøyaktig hvor mye den faktisk øker. En undersøkelse fra Forrester oppdaget at med reisende, godkjennere, revisorer og regnskapsførere involvert tar det i snitt 13,6 timer å bestille en reise (og behandle tilknyttede utgifter) manuelt.
Sammenlign dette med gjennomsnittstiden det tar for Egencia-kunder å bestille reisene sine – fire minutter for hotell og fem minutter for fly, bil og tog. Selv med komplekse reiseruter betyr dette mye spart tid.
«Entreprenører ønsker å være konkurransedyktige på markedet» sier LeFevre. «En av måtene de kan få til dette på, er ved å forbedre sine interne prosesser og gjøre dem mer effektive». Når ansatte slipper å bruke tid på manuelle eller oppstykkede bestillinger, kan de bruke mer tid og energi på aktiviteter som øker inntektene til bedriften og holder kundene fornøyde.
Konklusjon: I en konkurransepreget bygg- og anleggsbransje kan det å ha de rette digitale reiseløsningene være en viktig brikke i å øke effektiviteten og få konkurransefortrinn.
Veien videre
Alt dette fører til konkurransefortrinn og høyere avkastning. Det første steget i å gjennomføre disse endringene er å begynne å tenke på reiser som en strategisk investering i stedet for bare en utgiftspost. Det andre steget er å bytte over til en digital reiseløsning som kan imøtekomme din bedrifts unike behov.
Last ned hele strategioversikten «Taking Business Travel Digital: How Construction Companies Benefit» for å lære mer om hva du bør se etter når du vurderer et digitalt forretningsreisebyrå.
