Mens mange land har begynt å lette på restriksjonene som ble innført som følge av COVID-19, forbereder forretningsreisebransjen seg på å håndtere nye og ukjente utfordringer. Bransjen må tilpasse seg til «den nye normalen» i etterkant av COVID-19-krisen, med alt fra sosial distansering til hygienetiltak.

Vi har snakket med fire av leverandørpartnerne våre om hvordan de planlegger å håndtere forretningsreiser fremover. Takk til Delta Air Lines, Nordic Choice Hospitality Group, SIXT Rent a Car og Enterprise Holdings for deres deltakelse. Trenger du hjelp med å tilpasse forretningsreiseprogrammet til livet etter COVID-19? Last ned hele verktøysettet.

Fokus på fleksibilitet

Den globale helsekrisen har økt behovet for fleksibilitet innen reiselivsbransjen, blant annet for bestillinger som gjøres i siste liten, og avbestillinger. Både flyselskaper, bilutleiebyråer og hoteller har endret sine avbestillingsregler og -gebyrer. Mange av partnerne våre, blant annet Delta Air Lines, har valgt å gi avkall på endringsgebyrer, så kundene enkelt kan endre bestillinger av forretningsreiser helt kostnadsfritt. I tillegg har de oppdatert og utvidet avbestillingsreglene for å hjelpe kundene med å administrere reisene sine i henhold til nasjonale og internasjonale forbud og begrensninger.

For å fremme fleksibilitet i tilknytning til hotellopphold kan forkjøp bli nedprioritert en stund. Nordic Choice, som opererer i Sverige, Norge, Danmark, Finland og Baltikum, merket at etterspørselen etter begrensede forhåndsbetalte opphold sank til nærmest null fra den 22. april.

Samtidig har SIXT sett en økt etterspørsel etter innenlandsreiser – i alle fall på kort sikt i etterkant av COVID-19. De sier at selv om leiebiler vanligvis bestilles på kortere varsel, har de allerede mottatt forretningsbestillinger for sommeren og høsten, noe som er et positivt tegn for reisebransjen.

Hos Egencia kan kundene endre reiserutene sine mens de er på farten. Fleksibiliteten de har ved å kunne bestille på flere enheter, blant annet i mobilappen, gjør det enkelt for dem å oppdatere og endre reiser på forskjellige enheter når og hvor som helst. Hvis Travel Managers må håndtere et stort antall avbestillinger samtidig, noe som har vært tilfellet under COVID-19-situasjonen, kan de bruke Egencia Analytics Studio for å rapportere om transaksjoner er fakturert eller ikke, både for hotell- og flybestillinger med datointervaller på opptil 90 dager. De kan dessuten generere rapporter om bestilte hoteller i henhold til avbestillingsregler, så det blir enklere å prioritere hvilke bestillinger som skal avbestilles først.

Helse og hygiene er en prioritet hos Delta Air Lines 

Reisebransjens tilnærming til sosial distansering, helse og hygiene vil trolig utvikle seg i takt med at etterspørselen etter forretningsreiser tar seg opp igjen. Forretningsreisende, virksomheter og til og med regionale myndigheter vil ha nye forventninger til blant annet fysisk distansering, tiltak for å unngå folkemengder, hygiene, informasjon om helsebakgrunn og temperaturkontroll.

«Kundene kommer til å ha enda høyere forventinger til rengjøringen på flyene og av flyplassfasilitetene, noe vi allerede jobber med og skal fortsette å jobbe med selv etter COVID-19.»

– Fouad Mehdaoui, Digital Agency Program Manager, Delta Air Lines

Det amerikanske flyselskapet Delta Air Lines ¹ har allerede innført endringer for å kunne tilby kontaktløse tjenester og muliggjøre sosial distansering. Endringene omfatter blant annet følgende:

• Midtsetene er blokkert på alle flyvninger for billettklassene Main Cabin, Delta Comfort+ og Delta Premium Select. Samtidig er kapasiteten redusert for hver flyvning for å legge til rette for sosial distansering (50 % for First Class og 60 % for Main Cabin frem til den 30. juni 2020).
• Det tilbys håndsprit ved forskjellige kontaktpunkter, og overflatene på flyplassen blir desinfisert på samme måte som de ansattes arbeidsplasser.
• Det er innført midlertidig ombordstigning fra bakerste rad til foran i flyene.
• Flyene blir desinfisert før hver flyvning. I tillegg er det innført prosedyrer for rengjøring av brettbord, underholdningsskjermer i seteryggene, armlener og lommene på seteryggen.
• Det er obligatorisk å bruke munnbind for både passasjerer og ansatte.

Hygienekontroll og kontaktløse fasiliteter

Kari Bente Lehmann, Distribution and Key Account Manager hos Nordic Choice, snakket om oppdateringer av allerede strenge hygieneprosedyrer.

«Sikkerheten til gjester og ansatte er vår høyeste prioritet til enhver tid, og rutinene for helse, hygiene og sikkerhet på Nordic Choice-hoteller samsvarer fullstendig med instruksjonene til Helsedepartementet.  Vi har hatt en strategi i flere år som går ut på å utvikle og implementere kontaktløse tjenester for gjester som ikke ønsker direkte kontakt med andre. Dette omfatter blant annet en app for innsjekking og utsjekking, romnøkkel på mobil, innsjekkingsstasjoner på hotellene og en chatfunksjon for bestilling av romservice.» 

– Kari Bente Lehmann, Distribution and Key Account Manager, Nordic Choice Hospitality Group

Enterprise Holdings sine bilutleiebyråer har midlertidig endret prosedyrene sine til å omfatte henting og levering av leiebiler utendørs. Selskapet har dessuten innført flere leveringsalternativer på utvalgte Enterprise Rent-A-Car-steder og flyplasser i Nord-Amerika for å gjøre det enklere for kundene og samtidig minimere fotgjengertrafikken. Hos SIXT har de også begynt med nøkkelfri bilutleie gjennom sin Fastlane-app.

Hvordan påvirkes kostnadene?

Det for tidlig å si noe om hvilken innvirkning nedgangen i forretnings- og fritidsreiser etter COVID-19 vil ha på kostnadene.

«For øyeblikket er prisene redusert i bransjen, men i henhold til tilbakemeldinger fra både kunder og partnere, er ikke prisen den eneste faktoren som spiller inn når kundene tar en avgjørelse om å bestille. Bedrifter tenker på de ansattes sikkerhet og velger leverandører og produkter som tilbyr best mulig sikkerhet.»

– Petra Schmidt, Director of Travel Sales International, SIXT

Vi kan anta at forretningsreisende kommer til å reise på en mer strategisk måte enn tidligere. Når de skal ta avgjørelser, vil de sannsynligvis ta hensyn til både kravene til og kostnaden ved en reise. Gjennom Egencia er forretningsreisepolicyen direkte implementert i reiseadministrasjonsløsningen, og du kan oppfordre til etterlevelse, fremme positiv adferd samt administrere reiseutgiftene samt de reisendes sikkerhet på en mer effektiv måte. Hvis virksomheten din for eksempel har angitt et maksimalt forbruk, prioriterer fleksible avbestillinger eller har fjernet flyvninger til reisemål med høy risiko, vil de reisende se disse reglene ved bestilling, slik at de enkelt kan overholde dem.

Fremheve foretrukne hoteller

Vi er i en tid med endringer, og situasjonen for forretningsreiser vil uten tvil se annerledes ut om 3–6 måneder. Både virksomheter og reisende kommer til å ha nye forventninger til reiselivsbransjen når det gjelder helse, hygiene og fleksibilitet, og de vil gjøre valg i henhold til disse faktorene.

Hos Egencia kan du markere dine foretrukne hoteller og flyselskaper. Hvis du for eksempel vil velge én bestemt leverandør på grunn av hygienetiltakene deres, kan du angi de foretrukne hotellene i verktøyet. Vi vil sørge for at de vises øverst i søkeresultatene til de reisende.

Gjør deg klar til å oppfylle kravene i den nye normalen. Last ned hele verktøysettet for å finne ut hvilke deler av policyen og programmet som bør oppdateres.

^1.Delta Air Lines. Coronavirus Update Center. www.delta.com