Se hvordan Egencia kan hjelpe deg med å få de reisende til å føle seg trygge og ivaretatt

Av Diana Hoffman, Director of Product Marketing

Alle bedriftsledere står nå overfor en ny utfordring – nemlig det å oppnå vekst og samtidig ta hensyn til de ansattes mentale helse og velbefinnende når de jobber hjemmefra, returnerer til kontoret eller reiser i jobbsammenheng.

Pandemien har tatt risikostyring til et helt nytt nivå og har forandret tilnærmingen til forretningsreiser, sannsynligvis for alltid. Forretningsreiser krever nå mye mer av bedriften, reiseadministrasjonen og reiseleverandøren i form av kunnskap og evner.

En undersøkelse Egencia sendte til sine kunder i juni 2020, viste at nesten 90 % av Travel Managers tror deres bedrifter vil gjenoppta forretningsreisevirksomheten til en viss grad innen januar 2021. I samme undersøkelse svarte en tredjedel av Travel Managers at ansattes uvillighet til å reise forhindrer dem fra å gjenoppta reiser. Ansatte må kunne føle seg trygge når de skal på forretningsreise. De trenger informasjon som forsikrer dem om at de får all den støtten de trenger − fra de planlegger og bestiller til de er hjemme igjen. Og du trenger behovsbasert innsikt som gjør at du kan ta raske, informerte avgjørelser om essensielle og ikke-essensielle reiser, forretningsreiseprogrammet og reisepolicyene.

Egencia Travel Advisor gir deg og de reisende relevant, pålitelig informasjon om hvordan COVID-19 påvirker reiser rundt om i verden. Dette nye verktøyet gir deg tilgang til følgende når du måtte trenge det:

• Informasjon på landsnivå: Mange land og regioner har innført reiseforbud og restriksjoner for hvem som kan reise inn og ut. Disse restriksjonene kan endre seg på daglig basis, noe som påvirker avgjørelser om bestilling av forretningsreiser – med fly, bil eller tog.
• Informasjon om prosedyrer: Prosedyrer omfatter blant annet helse- og sikkerhetsstandarder samt krav innført av CDC og andre lokale folkehelseinstitusjoner, myndigheter, flyselskaper og flyplasser.
• Veiledende informasjon: Restriksjoner og prosedyrer kan endres raskt. Når du umiddelbart kan se om et land strammer inn eller letter på restriksjonene, kan det gjøre det enklere å tilpasse reisepolicyene.

Ved å sikre at de reisende er godt informert om det nye reiselandskapet, kan Travel Managers sikre at de har tillit til at velferden deres er godt ivaretatt. Her er fire måter du kan bruke informasjon fra Egencia og Egencia Travel Advisor på. Disse kan hjelpe deg med å ta mer effektive policyavgjørelser og gjøre at reisende føler seg tryggere på å reise.

Vis at du tar de reisendes velbefinnende på alvor

Det første du bør gjøre for å få de ansatte til å føle seg trygge igjen når de skal ut og reise, er å vise dem at du tar deres velbefinnende på alvor. Tilgang til oppdatert informasjon om prosedyrer gjør at du kan vise dem hvordan de reiser på en sikker måte, slik at bedriften kan gjenoppta reiser og samtidig ivareta sine plikter som arbeidsgiver.

Du kan vurdere å oppdatere det grunnleggende i forretningsreiseprogrammet ditt ved å tilby en «reisepakke» og en «sjekkliste for nødvendige sikkerhetstiltak». Supporttjenester og utstyr for reisende er nå minimumskrav fra reisende, på samme måte som en nyansatt må ha en PC for å kunne utføre jobben sin ordentlig. Den nye reisepakken din kan bestå av

• betaling eller refusjon av utgifter for COVID-19-testing, hvis det er påkrevd ved innreise til et land eller en region
• utdeling av munnbind, håndsprit og annet personlig beskyttelsesutstyr før avreise
• råd om bestilling av sete
• fleksibilitet på daglige utgifter under reisen

Gjør det lettere for reisende å bestille alternativer som er innenfor reisepolicyen

Land og regioner fortsetter å innføre og oppheve reiseforbud og reiserestriksjoner, og som et resultat kan det hende at de reisende blir nødt til å endre planene sine. I de strengeste tilfellene er land fullstendig stengt, og både egne statsborgere og andre passasjerer forbys innreise. Grenser kan også være delvis stengte, med restriksjoner for noen, men ikke alle passasjerer.

Informasjon på landsnivå kan påvirke avgjørelsene dine om reiser innenlands og utenlands samt reisepolicyinnstillinger, noe som også kan spare de reisende for potensiell frustrasjon. Hvis for eksempel en grense er delvis eller fullstendig stengt, kan du kreve sikkerhetsgodkjenning eller velge en policy for land, territorium eller område basert på den reisendes avreisested.

Informasjon på landsnivå om steder med høy risiko kan også hjelpe deg med å bestemme om du skal øke eller redusere kontroller som obligatorisk forhåndsgodkjennelse av reiser. Med Egencia kan du enkelt opprette, endre eller tilpasse policyer, som konfigurasjon av reisemål med høy risiko, for å støtte opp om de reisendes velbefinnende. Bruk Egencia Travel Advisor til å informere om endringer i reisepolicyen, fastsett deretter regler for alle reisekategorier på ett sted, og implementer endringer i reisepolicyen og godkjennelsespolicyen umiddelbart på tvers av alle bestillingskanaler.

Ta informasjon i bruk i forhandlingene med leverandører

Forretningsreiser er på vei tilbake, da de kan ha mye å si for veksten i en bedrift. Reisevirksomhet kan også påvirke bedriftens sluttresultat, ansattes oppfatning av prioriteringen av deres velbefinnende og målene for bedriftens/ansattes engasjement. Denne neste reisefasen er en mulighet til å tenke nytt og omforme bedriftens forretningsreiseprogram på en strategisk måte, i samarbeid med ledelsen.

Egencia gir bestillerne tilgang til informasjon om blant annet hygiene- og sikkerhetsstandarder under bestillingsprosessen. Du kan også få nyttige innblikk i hvordan pandemien påvirker reiser, i hjelpesenteret vårt, inkludert linker til informasjon om de ulike leverandørenes regler. Informasjon om leverandørenes prosedyrer kan påvirke avgjørelser om reisepolicyen og avtaler med foretrukne leverandører. Ved å sjekke fleksible avbestillingsregler og andre faktorer kan du kontrollere reiseutgiftene og innlemme effektivisering og besparelser i forretningreiseprogrammet ditt.

Kostnader og etterlevelse var viktige faktorer før COVID, men for å lykkes på den globale markedsplassen nå, må bedrifter vise at de er både etiske og empatiske − de ansattes velbefinnende må være viktigere enn å spare penger (f.eks. gjennom reisepakker, direkteflyvninger i stedet for flyvninger med mellomlandinger). Ved å sørge for at reisende har tilgang til informasjon om leverandørenes prosedyrer, kan du forbedre reiseopplevelsen deres. Det kan for eksempel være betryggende for reisende som skal bestille, å vite at de ikke må i karantene etter en viss dato. Enkel tilgang til leverandørenes informasjon om sikkerhet og reisemålet ved bestilling kan bidra til at reisende føler seg tryggere på å reise igjen.

Oppnå mer forutsigbarhet og kontroll

Pandemien har ført til et dynamisk reisebilde som noen ganger krever raske beslutninger. Veiledende informasjon gjør at du raskt kan vurdere reiserestriksjoner og -krav innenlands og utenlands, og respondere på endringer med veloverveide tiltak. Både du og dine reisende kan stole på at informasjonen er oppdatert, ettersom dere kan se datoen for når en regel sist ble endret.

Veiledende informasjon kan brukes til å sende den reisende meldinger direkte gjennom Egencia. Hvis for eksempel en bestemt flyplass iverksetter strengere helsekontroller, kan du bruke Egencias reisemeldingsfunksjon til å legge ut en lett synlig reisepolicy i flysøkeresultatene. Synlig veiledning kan både informere og hjelpe reisende med å velge foretrukne reisealternativer som er innenfor reisepolicy.

På den annen siden kan tegn på mindre strenge karantenekrav indikere et behov for proaktiv kommunikasjon til reisende om større tilgang til ulike reisemål. Du kan bruke veiledende informasjon til å gi de reisende relevante oppdateringer i sanntid på hvert steg av reisen. Med Egencia kan du levere disse oppdateringene via flere ulike kommunikasjonskanaler, blant annet dynamiske meldinger gjennom hele bestillingsprosessen og pushvarsler i mobilappen i nødstilfeller.

Veiledende informasjon gjør at Travel Managers kan hjelpe reisende å foreta tryggere valg som er innenfor reisepolicy før og under reisene deres. Og hvis noe uventet skulle oppstå, har de reisende tilgang til relevant, pålitelig direktesupport og ekspertråd.

Datadreven effektivisering

Personlige forbindelser ansikt til ansikt kan gi mange fordeler − innovasjon, mangfold som et resultat av nye opplevelser og læring, og viktige innblikk som bidrar til å bygge relasjoner som genererer større verdi, raskere. Men nå er det nye hensyn som må tas med tanke på kostnader og reisendes velbefinnende.

Som et resultat av pandemien har Travel Manageren nå fått en helt avgjørende rolle i bedriften, med fokus på risikostyring og å ta hånd om de reisendes velbefinnende. Travel Managers, i samarbeid med toppledelsen, bør nå skape systematiske måter for bedriften å redusere risiko på, ved å definere nye retningslinjer for reiser. Data er nøkkelen for å ta veloverveide avgjørelser om retningslinjer og policy som reflekterer bedriftens risikotoleranse.

Ingen kan si sikkert hvordan reisevirksomheten vil se ut i morgen, men reisendes velbefinnende er helt klart høyeste prioritet for de fleste bedrifter. Egencia Travel Advisor gir informasjon med teknologi-drevet effektivitet, slik at både du og de reisende kan takle gjenopptagelsen av reiser på en enklere og tryggere måte.