Light-grey-mobility
Light-grey-mobility

Egencias veiledning for COVID-19 og forretningsreiser

Vi er her for å hjelpe deg med å forstå hvordan pandemien påvirker reisebransjen, og hva du kan gjøre for å administrere forretningsreiser og bedriftens reiseprogram. Uansett om du er reisende, Travel Manager eller vurderer å bytte forretningsreisebyrå, har vi nyttig informasjon du kan bruke for å bygge opp et solid forretningsreiseprogram og få bedriften gjennom denne utfordrende tiden.

Hvordan kan vi hjelpe?

Administrere forretningsreiser:

Det du bør vite før og etter du har bestilt en reise.

Risikohåndtering:

Innfør beste praksis for reiserisikohåndtering gjennom kommunikasjon med de reisende, etterlevelse og rapportering.

Legg en plan for tiden etter COVID-19:

Optimaliser reiseprogrammet, policyene og risikohåndteringen for å legge til rette for reiser igjen.

Administrere forretningsreiser

  1. Når kan jeg dra på forretningsreiser igjen?

    For å finne ut om det er trygt for deg og de ansatte å begynne å reise igjen, bør du lytte til helsemyndighetene i landet ditt samt sjekke myndighetenes nettsteder. Du bør også sjekke myndighetenes nettsteder i landet du skal reise til. Verdens helseorganisasjon (WHO) reiseretningslinjer.

    Uansett hvordan eller hvor du reiser, anbefaler vi at du følger lokalmyndighetenes og helsemyndighetenes råd, som kan være å holde avstand til andre, bruke munnbind og vaske hendene ofte. Noen selskaper kan ha reiseretningslinjer som strekker seg utover lokale anbefalinger eller krav.

    Når det gjelder internasjonale reiser, er det noen grenser som begynner å åpne opp igjen. Før du bestiller reiser, må du sørge for at du oppdaterer deg på landets innreisekrav. Du kan bruke denne sikkerhetssjekklisten før reisen for å gjøre det enklere å planlegge.
     
  2. Hvilke innreisekrav gjelder nå?

    For å begrense spredningen av COVID-19 har mange land endret innreisekravene sine. Disse kravene varierer og kan for eksempel forby alt av reiser eller kreve at reisende må i karantene etter ankomst. Kravene endres også ganske ofte, så det er lurt å sjekke dem samt Egencia Travel Advisor før bestilling og igjen før avreise. Slike reiserestriksjoner kan variere fra land til land og delstat til delstat.
     
  3. Hva er avbestillingsreglene for leiebiler, hotellovernattinger og flyreiser?

    Mange flyselskaper, hoteller og leiebilselskaper har innført mer fleksible avbestillingsregler som er gunstige hvis du må endre eller kansellere en bestilling. Les mer om disse reglene for å finne ut hvordan du kan administrere bestillinger.
     
  4. Hvordan kan jeg endre eller avbestille reiser på nettet?

    Du kan endre bestillinger på nettet eller i mobilappen ved å logge på Egencia-kontoen din. Hvis du må avbestille en reise, kan du se denne videoen for å få instruksjoner om hvordan du gjør det.
     
  5. Hvordan kan jeg ivareta sikkerheten til de reisende på nødvendige forretningsreiser?

    Ansatte som skal reise i jobbsammenheng, bør lese våre seks tips for å få en trygg reise og laste ned sjekklisten for å finne ut hvilke sikkerhetstips som bør tas hensyn til. Du kan også logge på Egencia-kontoen din for å sjekke siste nytt.
     
  6. Hvordan administrerer jeg refusjoner og tilgodebeløp fra flyselskaper?

    Avbestillingsreglene varierer, og noen flyselskaper gir refusjon i form av tilgodebeløp. Kontakt din Account Manager for å få mer informasjon om refusjoner og tilgodebeløp fra flyselskaper. Slik kan du løse inn ubrukte billetter.
     
  7. Er de ansatte dekket av en reiseforsikring?

    Allianz, som er medlem av Egencia Advantage-programmet, tilbyr flyreiseforsikring. Reiseforsikringen til Allianz dekker vanligvis ikke koronavirusrelaterte tap, som reiseforbud fra myndighetene eller andre reiserestriksjoner knyttet til COVID-19. Det anbefales å sjekke eventuelle restriksjoner før bestilling.
     
  8. Kan jeg bo på hotell under COVID-19-pandemien?

    Hoteller over hele verden har innført nye tiltak for helse, renhold og sikkerhet. Vi har oppdatert hotellbestillingsopplevelsen på nettet og i Egencia-appen, slik at du kan se hvilke sikkerhetstiltak de forskjellige hotellene har implementert.

Risikohåndtering

  1. Hva sier aktsomhetsplikten, og hvordan utfører jeg risikohåndtering under COVID-19?

    Reisendes sikkerhet er det alle Travel Managers tenker på for tiden, så her har du noen beste praksiser for risikostyring. Egencia® Travel Advisor gir deg tilgang til informasjon på landsnivå som hjelper deg å ta avgjørelser om policyinnstillinger for reiser både utenlands og innenlands.

    Kunder kan logge på Egencia® Travel Advisor for å få informasjonen de trenger.

    Det er dessuten viktig å etablere en intern kommunikasjonsstrategi for de reisende. Få tips fra Travel Managers og globale forretningsledere om hvordan du på best mulig måte kan informere reisende og interessenter om aktsomhetsplikten.
     
  2. Hva bør jeg gjøre og ikke gjøre for å optimalisere reiseprogrammet?

    Les disse tipsene og anbefalingene for forretningsreiser fra erfarne Travel Managers og Egencia Account Managers, så du kan optimalisere forretningsreiseprogrammet i denne utfordrende perioden og gjøre alt klart til de ansatte kan reise igjen.
     
  3. Hvordan kan jeg ivareta sikkerheten til de ansatte når de er på reisefot?

    Det er mange måter du kan, og bør, ivareta de ansattes sikkerhet på når de reiser i jobbsammenheng – med alt fra umiddelbare policyoppdateringer til rask kommunikasjon. Bruk denne sjekklisten for forretningsreiser til å finne ut om forretningsreisebyrået ditt eller det interne bedriftsprogrammet hjelper deg med å overholde aktsomhetsplikten overfor de reisende.

    Sørg for at du deler sikkerhetssjekklisten med de reisende, for å hjelpe dem med å bli klare til å reise igjen.
     
  4. Hvordan kan jeg bruke reiserapportering for å følge med på effektene av koronaviruset?

    Med Egencia Analytics Studio kan du følge med på flyreiser og hotellbestillinger for å se hvordan COVID-19 påvirker bedriften økonomisk. Vi tilbyr også konsulenttjenester for administrasjon av forretningsreiser for å hjelpe deg med å måle programmets effektivitet.

    Hvis du må lokalisere reisende som kan være i faresonen, kan du bruke Egencia Traveler Tracker til å se både nåværende og fremtidige bestillinger. Du kan også gå gjennom de ansattes reiseruter fra de 30 siste dagene for å finne ut hvor de har vært.

Gjør forretningsreiseprogrammet klart for livet etter COVIC-19

  1. Hvordan gjør jeg reiseprogrammet klart for livet etter COVID-19?

    Så snart situasjonen roer seg, vil nok forretningsreiseprogrammet trenge en liten overhaling med tanke på hvordan forretningsreisebransjen har endret seg. Følg denne steg-for-steg-veiledningen for hvordan du omformer reiseprogrammet, eller se på nettseminaret vårt for å sikre at du får dekket alt det nødvendige både før og etter reiser – fra å sette nye mål til å legge en kommunikasjonsstrategi.
     
  2. Hvordan bør jeg endre bedriftens reisepolicy etter COVID-19

    Å sørge for at du har en omfattende forretningsreisepolicy på plass er viktigere nå enn noensinne. Nå som du jobber med å tilpasse reisevirksomheten til en hverdag etter koronakrisen, kan du bruke denne reisepolicyveiledningen for å ivareta både bedriftens og de reisendes interesser.
     
  3. Hvordan forberede seg på forretningsreiser i fremtiden?

    I reisebransjen står vi fortsatt overfor uvanlige utfordringer som vi må lære oss å håndtere på en trygg og sikker måte. Egencia Travel Advisor gir deg informasjon på landsnivå samt om helse og sikkerhet, så du kan ta veloverveide avgjørelser angående gjenopptakelse av reisevirksomheten.

    Mange Travel Managers legger også en plan for hvordan de ansatte kan reise på tryggest mulig måte når det blir mulig å dra på forretningsreiser igjen. Hør hvilke tiltak andre Travel Managers har iverksatt for å gjøre både programmet og de ansatte klare for reiser igjen, og se hvordan leverandører endrer måten de håndterer forretningsreiser på, fra å fokusere på fleksibilitet til å prioritere helse og hygiene.

    Travel Managers kan bli med i nettsamfunnet Egencia Connect for å snakke med andre bedrifter om hva de gjør for å bli klare til å gjenoppta forretningsreisevirksomheten.
     
  4. Hvilke beste praksiser for risikohåndtering kan jeg implementere i forretningsreiseprogrammet mitt med tanke på fremtidige reiser?

    Sørg for at du innfører risikogodkjenning for reisemål som en del av reisepolicyen. Minn de ansatte på å oppdatere kontaktinformasjonen sin, og gi dem beskjed om hvordan du kommer til å kommunisere med dem når de reiser.
     
  5. Er det lurt å samarbeide med et forretningsreisebyrå under COVID-19?

    Det er viktigere nå enn noensinne å samarbeide med riktig forretningsreisebyrå. Et forretningsreisebyrå kan bidra med løsninger på behov bedriften måtte ha, og kan hjelpe til med å håndtere eventuelle endringer som berører forretningsreisevirksomheten. Bedrifter trenger et forretningsreisebyrå som kan bistå med risikohåndtering samt hjelpe til med å ivareta de reisendes sikkerhet, få oversikt over reiseutgifter og oppnå besparelser. Finn ut mer om hva du bør se etter når bedriften skal velge forretningsreisebyrå.
Black background promo blade

Hvis du ikke fant det du var på utkikk etter, finner du mer informasjon i hjelpesenteret vårt for kunder.

Forretningsreisende: hjelpesenter for COVID-19

Travel Managers: hjelpesenter for COVID-19

Hvis du ikke er Egencia-kunde ennå, kan du finne ut mer om hvordan vi kan hjelpe deg med å optimalisere aktsomhetsplikten og ivareta sikkerheten til de reisende.

Ser du etter et forretningsreisebyrå som blant annet kan bistå med risikohåndtering og øke etterlevelsen av policyen? Kontakt oss i dag.