Viktigheten av å ha en policy for forretningsreisesikkerhet

Posted: 16 February 2021

Forretningsreiser har en stor strategisk verdi for alle slags bedrifter. Møter ansikt til ansikt hjelper deg å sikre nye avtaler, fremme teambuilding og vise din forpliktelse overfor eksisterende kunder, noe som bidrar til å beholde dem.

En forretningsreise består imidlertid av mer enn bare å sette seg på et fly. Og i dagens situasjon innebærer det også at en bedrift må ha et program for reisesikkerhet.

Bedrifter som ber sine ansatte om å reise hjemmefra har som arbeidsgiver et moralsk og juridisk ansvar. Ansatte som skal ut på en forretningsreise, må ha tillit til at bedriften tar deres velferd og sikkerhet på alvor og har løsninger på plass for å redusere og unngå risiko.

Hvorfor du bør utføre en reiserisikovurdering, og hvordan du gjør det

Hele bedriften er ansvarlig for risikostyringen. Travel Managerens rolle er å styre utviklingen og håndteringen av sikkerhetspolicyer og planer for reisendes sikkerhet som også tar for seg deres sikkerhetsspørsmål. Dette krever to samordnede innsatser: Først må planene opprettes, og deretter må de reisende informeres om forretningsreiserådene.

Egencia kan hjelpe deg med å utføre en reiserisikovurdering og redusere risikoene på reiser med i utgangspunktet høy risiko.

Risikotoleranse for reiser og plikter som arbeidsgiver

Noe av det første Travel Manageren må gjøre, er å jobbe med bedriftens interessenter for å forstå bedriftens risikotoleranse når det gjelder forretningsreiser. Risikotoleranse innebærer mer enn bare å vurdere om det medfører høy risiko å sette seg på et fly når en naturkatastrofe som for eksempel en orkan truer et kystområde.

Risikotoleranse er en del av risikostyringen og et bredere konsept. På et høyt nivå er det et rammeverk for å utføre en risikovurdering for forretningsreiser og avgjøre hvor stor risiko som er akseptabel for å oppnå et ønsket resultat. Det er for eksempel en mer risikofylt investering å etablere seg i et nytt marked enn det er å gjøre gradvise fremsteg i en sektor hvor du allerede har en sterk posisjon. Den endelige belønningen kan imidlertid være betydelig. Hvor stor risiko er du villig til å tolerere? Ved å gå gjennom disse utfordringene og utvikle måter å redusere risiko på og løfte frem styrker kan du skape en strategi for beslutningstaking. Det inkluderer å avgjøre om risikoen er for høy, og om det ville være bedre å fokusere på andre områder.

Risikotoleranse for reiser tilpasser dette konseptet til forretningsreiser og hjelper deg å bedømme om en reise bør gjennomføres. Det sammenfaller også med en bedrifts plikter som arbeidsgiver. Hvordan du avgjør toleransen kan variere avhengig av hver enkelt forretningsreisende.

En region med mye forurensning kan for eksempel utgjøre en høy risiko for noen med en luftveissykdom. Du kan redusere risikoen ved å sende en annen ansatt. Risikotoleranse kan også innebære å følge med på områder som har opplevd lokale uroligheter eller andre sikkerhetsrisikoer. Hvilke forhold regnes som en akseptabel risiko for reiser til et slikt område? Hvordan inkluderes disse forholdene i bedriftens reisepolicy? Disse vurderingene må gjøres for reiser både innenlands og utenlands, og du må finne den rette balansen mellom risikoen ved forretningsreiser og bedriftens vekst.

En guide til prioriteringen av de forretningsreisendes velferd

Sikkerhetspolicyer for reisende bruker risikotoleransefaktorer for å forstå, følge med på og reagere på risikonivåer verden rundt. Travel Managers må forsterke disse policyene med konkrete planer for hva de skal gjøre i en nødsituasjon for å ivareta de reisendes sikkerhet.

Kommunikasjon til reisende

I lys av dette må Travel Managers informere reisende om disse policyene og prosedyrene for å skape tillit og forsikre dem om at bedriften støtter opp om tiltakene for forretningsreisesikkerhet som er iverksatt. Det første steget i denne kommunikasjon er å kartlegge de forretningsreisende for å forstå deres behov. De vanligste bekymringene og behovene kan bygges inn i rammeverket for risikostyringen. Individuelle bekymringer kan tas med i reiseprofiler og datapunkter når du vurderer en bestemt forretningsreise.

Travel Managers bør bruke alle tilgjengelige kommunikasjonsmetoder for å informere ansatte om policyene. Interaktive forumer som personalmøter kan gi deg muligheten til å ta imot tilbakemelding, i tillegg til andre enveiskanaler. I mange tilfeller kan kommunikasjon om aktsomhetsplikten bygges inn i bestillingsverktøyene, slik at en reisende kan få en påminnelse om sikkerhetspolicyer og tiltak for å redusere risiko i forbindelse med en planlagt reise.

Egencia hjelper deg med aktsomhetsplikten hele veien

Egencia har omfattende erfaring og ressurser innen risikostyring som kan hjelpe deg med å angi rammeverk for risikotoleranse og sikkerhetspolicyer. Egencia kan også hjelpe Travel Managers med å innføre retningslinjer for reisendes sikkerhet og holde reisende oppdatert i sanntid på hendelser og utviklinger rundt om i verden.

Bestillingsverktøyene våre kan gjøre forretningsreisende oppmerksomme på alternativer utenfor reisepolicy og hjelpe dem å bestille innenfor policy. Grensesnittet kan også gi reisende aktuell sikkerhetsinformasjon om et reisemål eller en reiserute. Travel Managers kan angi bedriftens sikkerhetspolicyer på ett sted og umiddelbart gjøre dem gjeldende på tvers av alle bestillingskanaler.

Når en reise er i gang, kan Egencia sende varsler til reisende for å holde dem oppdatert på hendelser og relevant informasjon som kan påvirke reisene deres. I en nødsituasjon kan Travel Managers spore de reisende med vår Traveler Tracker for alle reiser som er bestilt gjennom Egencia. Verktøyet gjør det mulig å se reiser fra de siste 30 dagene for et bestemt reisemål for å vurdere eventuelle sikkerhetsrisikoer som kan påvirke reisende i etterkant, for eksempel oppdagelsen av helserisikoer som koronaviruset i en region.

Er du på utkikk etter bedre løsninger for forretningsreiser? Kontakt oss.