Hvorfor du bør vurdere reiserisikoen, og hvordan du gjør det

Posted: 09 November 2020
Travel Manager Conducting Travel Risk Assessment

Tidligere måtte reisende sette sin lit til kart over områder som allerede hadde blitt utforsket og dokumentert. På disse kartene var det ofte bilder av mytiske monstre – som flammepustende drager på land og mystiske sjøuhyrer i havet – for å få frem hvor farlig det var å reise til ukjente steder. Vi kan jo se på dette som en gammel form for reiserisikovurdering.

Moderne forretningsreisende frykter kanskje ikke monstre, men de må erkjenne potensielle risikoer som

  • naturkatastrofer
  • arbeidsstreiker
  • innenrikspolitiske uroligheter
  • folkehelseproblemer
  • transportproblemer
  • folkehelsekriser

Slike og andre problemer kan påvirke de ansattes helse og velferd når de er på forretningsreiser. Risikostyring er en proaktiv, konsekvent og komplett tilnærming for å beskytte de reisende mot reiserelaterte risikoer. Ved å ivareta de reisendes sikkerhet beskyttes også bedriften som helhet. Reiserisikostyring er en måte for bedrifter å overholde aktsomhetsplikten på og ivareta de ansattes sikkerhet når de er på forretningsreiser. Hvis de ansatte vet at det finnes en plan for å redusere risikoen og iverksette tiltak dersom det skulle oppstå uforutsette situasjoner, føles det tryggere for dem å reise i forbindelse med jobb.

Hva er sikkerhetsrisikoene for dine reisende?

Risikovurdering for forretningsreiser

Noen risikoer er systemiske, f.eks. ustabile politiske situasjoner som kan føre til uro i et land. Andre er hendelsesdrevne, som en orkan i Mexicogolfen eller transportarbeiderstreik i Paris. Noen risikoer kan imidlertid være mer knyttet til de reisendes personlige helse, f.eks. COVID-19 eller smittsomme sykdommer som krever forhåndsvaksinering. Miljømessige forhold kan også påvirke reisende med ulike medisinske tilstander (som dårlig luftkvalitet i kombinasjon med lungesykdommer).

En reiserisikovurdering er en detaljert analyse av de potensielle risikoene de ansatte kan bli utsatt for på en forretningsreise. Dette legger grunnlaget for opprettelsen av risikostyringspolicyer og for hvordan bedriften skal hjelpe reisende med å unngå problemer og komme seg trygt hjem.

Hva er utgangspunktet ditt? Tenk på typiske reiser innenlands og utenlands. Hvor pleier de ansatte å reise? Er du i finansbransjen, kan du vurdere risikoene for de store finanssentrene rundt om i verden, som London og New York. Er du en global produsent? Få oversikt over anleggene dine. Har du noen viktige kunder som de ansatte hjelper regelmessig? Forretningsreisebyrået ditt bør kunne legge frem all denne informasjonen.

Med et reisemålskart har du et rammeverk for videre undersøkelser. Hvilke risikoer eller reiseadvarsler er forbundet med disse stedene, f.eks. orkaner eller skogbrann?

Når hele risikobildet blir tydeligere, må du huske at slutten av vurderingsfasen er begynnelsen på policyjuseringsfasen. Da gjennomgår Travel Managers, i samarbeid med blant annet HR-avdelingen og ledelsen, eksisterende reisepolicyer og -prosesser med mål om å redusere disse risikoene. Kanskje du bør begrense reiser under spesielle omstendigheter eller til bestemte reisemål? Det kan hende at noen reiser trenger flere godkjenningstrinn for å vurdere hvor viktige de faktisk er for bedriften. For enkelte byer kan det være lurt å utvide utvalget av godkjente overnattingssteder, slik at de ansatte slipper å bo i urolige områder.

Når du har funnet ut av alt dette, er du likevel ikke helt i mål. Du må fremdeles formidle disse bekymringene og policyene til de ansatte. Mye av dette kan integreres direkte i bestillingsverktøyet, slik at de reisende varsles når de begynner å planlegge reiser. Det er også mulig å opplyse om policyendringer ved å holde korte presentasjoner på personalmøter, der du kan forklare årsakene til endringene og forsikre de ansatte om reduksjonen av risiko.

Travel Mangers må imidlertid også erkjenne at reiserisikoer er dynamiske. Risikonivåer kan bli høyere eller lavere. Et viktig reisemål kan være trygt mesteparten av året for så å oppleve en naturkatastrofe som umiddelbart endrer risikoen. Du må utarbeide en vurderingsprosess for å holde deg oppdatert. Prosessen bør omfatte en kommunikasjonsplan for eventuelle policyendringer samt reiseråd og tips for å hjelpe reisende etter hvert som en risikosituasjon utvikler seg.

Forretningsreisebyråets rolle

En av de viktigste reglene innen risikostyring er å samle alle bestillinger hos én forretningsreisepartner, som Egencia. Da bruker du kun én plattform til å finne de reisende hvis en krise oppstår, og etter hvert som krisen utvikler seg, får du tilgang til flere ressurser for å få de ansatte trygt hjem. Med Egencia Travel Tracker har du for eksempel oversikt over hvor de reisende er.

Egencia-plattformen og -mobilappen kan implementere policyer direkte i bestillingsprosessen. Det er enkelt å skalere policyendringer, og utvidede godkjenningsnivåer kan legges til for bestemte reiser. Hvis situasjonen krever det, er det til og med mulig å blokkere reisemål.

I Egencia-mobilappen finner du et annet verktøy for risikostyring. Vi kan varsle reisende om nyheter som kan påvirke dem, så de umiddelbart kan ta nødvendige grep. Vi sender også ut nyttige tips og varsler for bestemte reisemål.

Heng med ved å holde deg oppdatert

Forretningsreisebyrået ditt kan og skal hjelpe deg med å gjøre risikovurdering til en kontinuerlig prosess i stedet for en engangshendelse. Egencia har full oversikt over data, statistikk og informasjon, og drar nytte av Expedia Groups ressurser og innsikt om fritidsreiser.

Reiserisikovurdering er en kontinuerlig prosess, og vi hjelper deg med å oppdage dagens drager og sjøuhyrer, slik at de reisende kan unngå dem.

Er du på utkikk etter bedre løsninger for forretningsreiser? Ta kontakt med teamet vårt.