En proaktiv tilnærming til risikostyring: Traveler Tracker

Posted: 12 November 2020
Corporate Travel Manager Uses Travel Risk Management Solutions

Naturkatastrofer, innenrikspolitiske uroligheter, globale trusler og pandemier – verden kan være et uforutsigbart sted for bedrifter. Det er nettopp derfor Egencia mener at det er viktig med programmer og policyer for reiserisikostyring. Solide planer gjør at Travel Managers og bedriftene deres kan iverksette tiltak uansett om det er snakk om et lite problem, som et forsinket fly, eller en nødssituasjon.

Med Traveler Tracker blir dette mye enklere.

Traveler Tracker er en del av Egencia-løsningen. Du har tilgang til verktøyet i bestillingsportalen og i mobilappen. Dermed kan du raskt finne ut hvor de reisende er, og kontakte dem hvis de berøres av en hendelse nasjonalt eller internasjonalt.

Nødssituasjoner kan oppstå hvor som helst

Noen slike situasjoner er lokale, for eksempel en streik i en stor by som resulterer i innenrikspolitiske uroligheter. Med utgangspunkt i bestillingsdata kan Traveler Tracker fortelle deg hvor mange av bedriftens ansatte som befinner seg i det aktuelle området, og hvilke overnattingssteder de bor på. Bedriftens Travel Manager kan kontakte dem direkte via e-post eller sende pushvarsler med risikovarsler til mobilappen deres for å hjelpe de reisende med å håndtere situasjonen – blant annet ved å ordne tidligere hjemreise.

Noen nødssituasjoner starter ett sted, men sprer seg så videre. Naturkatastrofer, som vulkanutbrudd eller orkaner, kan påvirke flytrafikken på et helt kontinent. Med Traveler Tracker kan Travel Managers søke ved å ta utgangspunkt i navn, flyselskaper og bestillingskoder for å finne de som kan være berørt av avbrudd i flytrafikken, og hjelpe dem med å komme seg hjem så raskt som mulig.

Selv om sjeldne, globale nødssituasjoner kan oppstå, noe COVID-19-pandemien i 2020 er bevis på, er disse situasjonene systemiske og dynamiske med mange ulike aspekter. Derfor er det svært viktig å ivareta de reisendes velferd. Traveler Tracker gir Travel Managers oversikt over situasjonen, uansett om det er en global, regional eller lokal hendelse. De reisende kan dra nytte av alle Egencias bestillingsverktøy for å håndtere hva enn som måtte oppstå.

Søkefunksjonen til Traveler Tracker opererer i nær sanntid og kan brukes til å sjekke reiser for de 30 siste dagene eller kommende reiser de 30 neste dagene. Dette gjør at Travel Managers kan gå for en reaktiv eller proaktiv tilnærming til reiserisikostyring. Med enkel tilgang til håndtering av reiseforstyrrelser kan du redusere eller til og med eliminere risiko etter hvert som globale hendelser utvikler seg. Travel Managers har tilgang til de samme funksjonene uansett om de sitter ved pulten sin og bruker Egencia-portalen eller på en restaurant og bruker mobilappen.

Gi de reisende kontroll i sanntid

Traveler Tracker blir med de ansatte på reisen via mobilappen. Travel Managers kan sende et varsel med en gang det oppstår problemer, og reisende kan da bruke Hjelp-funksjonen i appen til å kontakte dyktige reisekonsulenter. De blir da oppringt innen noen få minutter. 

Fra juni 2018 til juli 2019 besvarte teamene våre hele 9,5 millioner henvendelser fra reisende rundt om i verden. Egencias ansatte følger hele tiden med på hva som skjer globalt, og er klare til dyst når det oppstår nødssituasjoner, slik at de kan utvide bemanningen og hjelpe bedriftene med å få de reisende trygt hjem.

For å bygge opp tillit hos de ansatte er det lurt å informere om Traveler Tracker og andre tjenester for risikostyring. Risikostyring er en del av aktsomhetsplikten Travel Managers og bedrifter må overholde. Derfor er det også viktig å samle alle bestillinger i Egencias løsning. Kun reiser som er bestilt via Egencia, vises i Traveler Tracker. Reiser som bestilles via andre kanaler, vises ikke, og da kan ikke Travel Managers finne reisende eller sende dem nødmeldinger. Traveler Tracker blir enda et godt argument Travel Managers kan bruke for å øke policyetterlevelsen.

Forretningsreiser er en av hovedstrategiene for å styrke verdensøkonomien igjen. Traveler Tracker er et viktig verktøy for å redusere reiserisikoen og et flott tilskudd i et risikostyringsprogram som i tillegg har gode reisepolicyer, reiseforsikring og mer.

Er du på utkikk etter bedre løsninger for forretningsreiser? Ta kontakt med teamet vårt.