De største forretningsreisebyråene har opplevd en nedgang i veksten de senere årene. Som en følge av dette ønsker de å utvide kundebasen sin ved å tilby tjenestene til mellomstore bedrifter. Men er det slik at det å betjene noen av verdens største selskaper setter deg i stand til å også betjene små og mellomstore bedrifter? Eller betjenes mellomstore bedriftskunder best på en standardisert måte? Vi spurte Michael Robertson om hans synspunkter, basert på hans mangeårige erfaring i direkte samarbeid med små og mellomstore bedrifter

Spørsmål: Noen bedrifter og forretningsreisende som ikke har hatt et reiseprogram før sliter med å håndtere endringene. Hvordan kan et forretningsreisebyrå gjøre disse endringene enklere?

Svar: Folk er ikke redde for endringer. De er redde for unødvendige endringer som de ikke forstår. Derfor er det så viktig for selskaper som enten ikke har hatt et reiseprogram før eller som skal bytte leverandører å ha en tydelig kommunikasjonsplan. Hvis du forteller de reisende hvorfor du gjør endringer, hvorfor de skjer nå og hva målene med programmet er, så vil de enklere akseptere reiseprogrammet. Vi forstår at Travel Managers for små forretningsreiseprogrammer ofte har flere roller, så vi hjelper dem med å utvikle kontinuerlige kommunikasjonsplaner som fokuserer på målene. Vi sørger for at Travel Managers har verktøyene de trenger for å overbevise reisende,  både når de gjør sin første bestilling, og på hver enkelt reise de gjør senere, gjennom nyhetsbrev, blogginnlegg og rapportgjennomgang på statusmøter.

Spørsmål: Små forretningsreiseprogrammer for små og mellomstore bedrifter har ofte ikke samme forhandlingsstyrke som store bedrifter. Hvordan kan et forretningsreisebyrå være til hjelp?

Svar: Et forretningsreisebyrå bør gi små og mellomstore bedrifter tilgang til leverandører, priser og fasiliteter som de ikke kunne fått på egenhånd. Hos Egencia har vi over 1 700 Market Managers for hoteller som kun arbeider med å sørge for dette. Vi er våre kunders forlengede arm og forhandlere. Dermed kan reisende enkelt finne og bestille hoteller med priser som er i samsvar med bedriftens reisepolicy og som har fasiliteter og avbestillingsregler som er tilpasset forretningsreisende. Dette er tilfellet uansett om en har et forretningsreiseprogram for en liten eller mellomstor bedrift, eller er del av et større selskap. På den andre siden samarbeider leverandørene med Egencia fordi vi kan utvide markedet deres og sørge for at rommene deres blir presentert for kjøpere fra små bedrifter som ikke har stort nok volum til å kunne forhandle fram avtalepriser med betydelige rabatter.

Spørsmål: Noen reiseleverandører sier at de tilbyr en komplett tjeneste gjennom flere kanaler. Hvorfor er dette viktig? Og er dette i hele tatt mulig når de fleste forretningsreisebyråer ikke utvikler eller bruker sin egen teknologi?

Svar: Tradisjonelle forretningsreisebyråer tilbyr løsninger gjennom flere kanaler. De støtter en mengde teknologileverandører, fra leverandører av online-bestillingsverktøy til data- og reiseregningssystemer. De støtter nesten alt du måtte ønske deg, og prøver å integrere alt sammen i sin løsning. Problemet er at de ikke eier noe av det. Hvis noe går galt med bestillingsverktøyet, kan du ikke ringe forretningsreisebyrået. Det spiller ingen rolle om du tilhører et av verdens største selskaper eller en voksende bedrift med et forretningsreiseprogram for små bedrifter. Ingen er der for å hjelpe deg. Det andre store problemet er at ikke alle dataene ligger på én og samme plattform. Jo flere ganger du sender data fra en partner til en annen, jo større er sjansen for at de til slutt ikke matcher. Det er også problemer med forsinkelser. Du må vente på at et tredje system skal sende avgårde data- eller policyoppdateringer. Til sammen kan disse tingene skape vansker for de reisende. Se for deg at du tar ut penger i minibanken og kvitteringen viser én saldo. Du snakker deretter med en bankansatt som forteller deg at saldoen din ikke stemmer overens med den som står på kvitteringen. Hva ville du gjøre i en slik situasjon? Bytte bank, slik at du vet hvor mye penger du faktisk har på kontoen din. Det er det samme med forretningsreisebyråer. Hvis dataene dine ikke matcher eller forretningsreisebyrået ikke kan svare på spørsmålene dine, bør du sørge for å bytte til et forretningsreisebyrå som kan hjelpe deg.

Spørsmål: Hvorfor bør reiseinnkjøpere være opptatt av om reiseleverandøren deres eier og utvikler sin egen teknologi? Løser dette problemene du nevnte ovenfor?

Svar: Absolutt. Det spiller ingen rolle om du bestiller reiser for et stort multinasjonalt selskap eller for en liten bedrift – det er den samme informasjonen. Våre reisekonsulenter bruker det samme bestillingsverktøyet som våre reisende og reisebestillere, så de har den samme informasjonen tilgjengelig som den reisende har. Hvis en reisende har spørsmål kan vi svare på dem direkte, uten å måtte sende han eller hun videre til en tredjepart. Vi trenger heller ikke be om hjelp for å overføre data til en partner. Dataene er i sanntid, slik at Travel Managers når som helst kan få tilgang til analyser for å administrere forretningsreiseprogrammet for små bedrifter. Ved å bruke disse dataene kan reisebestillere og Travel Managers kunne dele tilpassede og relevante meldinger med sine reisende, slik som: «Velkommen til Dallas. Husk at du ikke trenger å kjøpe bilforsikring. Du er allerede dekket». Reisende vil også ha sanntidsdata tilgjengelig. Fra plattformen vår kan vi tilgjengeliggjøre informasjon som er relevant og til hjelp for reisende via mobilappen vår. Vi kan fortelle reisende hvis det er gate-endringer på flyplassen, hvor de kan finne den nærmeste bensinstasjonen og mange andre opplysninger som er nyttige på reisen.

Spørsmål: Er det noen andre måter det å eie deres egen teknologi gjør at dere skiller dere ut fra andre forretningsreisebyråer på?

Svar: Alle forretningsreisebyråer sier at de «setter kunden først». Hos Egencia utvikler vi produktene våre for dem. Vi tester kontinuerlig brukervennligheten slik at vi raskt kan foreta endringer og tilby enda bedre service for forretningsreiseprogrammet ditt. Ved å levere brukervennlige verktøy som reflekterer de reisendes atferd kan våre kunder øke policyetterlevelsen gjennom positiv kommunikasjon heller enn ved tvang.

Spørsmål: Hvor viktig er det å tilby en enkelt, global løsning til små og mellomstore bedriftskunder?

Svar: Verden har forandret seg. En bedrifts størrelse sier lite om kompleksiteten i dens globale engasjement, dens ansattes reiser eller dens behov hva gjelder reiseadministrasjon. Å anta at en mellomstor bedrift ikke har global kompleksitet er å gjøre dem en bjørnetjeneste. Forretningsreiseprogrammer for små og mellomstore bedrifter behøver markedstilpassede løsninger. For de bedriftene som er mer modne og ser etter måter å håndtere globalisering på, er det enda viktigere å ha én enkelt plattform i alle regioner. Vi tilbyr en brukeropplevelse som er den samme i hele verden, og som også tar med i betraktningen nyansene ved, og behovene til det landet de reisende befinner seg i.

Spørsmål: Hva bør små og mellomstore bedrifter vite når de vurderer forretningsreisebyråer?

Svar: Hvor viktig er ditt forretningsreiseprogram for forretningsreisebyrået? Uansett om du ønsker å introdusere et administrert forretningsreiseprogram for små og mellomstore bedrifter eller vil bytte leverandører, må du sørge for at forretningsreisebyrået du velger kan ivareta dine unike behov. Samtalene dere har bør handle om deg, dine behov og hva som vil være den beste løsningen for din bedrift. Hvis ikke risikerer du å bare få en «leverandør», i stedet for en strategisk partner.

Spørsmål: Har du noen avsluttende ord til reisebestillere i små bedrifter?

Svar: Da Egencia ble grunnlagt for 15 år siden, fokuserte vi på løsninger for små og mellomstore bedrifter med små og mellomstore forretningsreiseprogrammer. Siden den gang har vi kontinuerlig overbevist både Travel Managers og reisebestillere i disse markedene ved å tilby fantastisk service, gjøre endringer enklere, være en forkjemper for bedriften og kontinuerlig forbedre løsningene våre. Last ned en gratis rapport om fordelene ved et administrert forretningsreiseprogram her...