Noe av det viktigste for en leder i en krisesituasjon, inkludert koronapandemien, er å stille opp for de ansatte. Krisehåndtering må ta tak i alt fra å dekke grunnleggende helse- og velferdsbehov til tydelig kommunikasjon i skiftende omstendigheter, samtidig som det er viktig å være åpen og ærlig om usikkerhet angående fremtiden.

Når bedriftene våre begynner å fokusere på å komme se på beina igjen og på gjenvekst, vil måten vi håndterer dette på for våre ansatte, ha mye å si for bransjen. Det vil dessuten bety mye for bedriftenes rykte i årene som kommer, noe som igjen vil ha mye å si for fremtidig konkurransedyktighet. I «den neste normalen» er det usannsynlig at vi vender tilbake til måten vi jobbet på før.

Som personalansatt er det ett aspekt ved jobben som kan se annerledes ut i den neste normalen, og det er forretningsreiser. Selv om forretningsreiser er på vei tilbake i enkelte regioner, er tiden inne for å se på de nye kravene og realitetene for forretningsreiser. Å finne den rette balansen mellom risikostyring, spesifikke lokale restriksjoner, de ansattes helse og bedriftens behov for vekst er en ny utfordring.

Tiden er inne for å kontakte din Travel manager og ditt forretningsreisebyrå for å planlegge tilpasningen til en ny verden. På denne måten kan du forberede deg på potensielle risikoer og få klarhet i dagens usikre situasjon.

Spørsmål som bør stilles og besvares:

• Hvordan skal du holde deg oppdatert på lokale restriksjoner, HR-relaterte risikoer, trender og krav? Hvordan skal informasjonen kommuniseres til de ansatte?
• Hvilke typer forretningsreiser anser du nå som essensielle? Trenger du begrensninger på hvem som reiser og hvor ofte de gjør det?
• Hvordan må reisegodkjenningsprosessen være for at dere skal kunne opprettholde balansen mellom sikkerhet og kostnadskontroll?
• Vil du iverksette restriksjoner for ansatte mens de er på reise, slik at du ivaretar deres helse på best mulig måte?
• Hvordan vil du sørge for å ha den mest oppdaterte informasjonen tilgjengelig for å utforme reise- og mobilitetsrestriksjoner i sanntid?
• Hvordan ivaretar du konsekvent kommunikasjon rundt endringer og reisevarsler med dine ansatte før og under reisen deres?
• Hva synes de ansatte om å skulle reise igjen? Hva kan du gjøre for å støtte de ansattes utvikling og ivareta velferden deres?

Det er mye å tenke på, men forretningsreiseteamet ditt er sannsynligvis allerede involvert i denne viktige beslutningsprosessen. I samarbeid med dem kan du følge disse fem tipsene for å bygge et solid forretningsreiseprogram for å gjenoppta bedriftens reisevirksomhet på en måte som finner den rette balansen mellom risiko, kontroll, helse og bedriftens mål, samtidig som de reisende føler seg trygge.

1. Skap et generelt rammeverk for tillatte reiser

Sørg for å definere forskjellige nivåer av nødvendige reiser, slik at alle vet hvilke typer ansatte som kan reise, og av hvilke forretningsårsaker.

En åpenbar måte å definere nødvendige reiser på, er å identifisere oppgaver som kun kan utføres ved personlig tilstedeværelse, for eksempel vedlikehold av maskineri eller byggevirksomhet. Disse reisene må tas med i beregningen av bedriftens nødvendige utgifter.

Personalavdelingen må ha en klar oppfatning av den sanne avkastningen av forretningsreiser for å kunne avgjøre hva som faktisk regnes som nødvendige reiser. Samarbeid med økonomi- og forretningsreiseteamene om hvem som definerer dette. Du må også passe på at det ikke legges for store begrensninger på reisevirksomheten, slik at det går utover sluttresultatet og bedriftens vekst.

Les mer om hvordan du omformer forretningsreiseprogrammet ditt etter koronaviruset her.

Hør fra bransjekonsulentene Festive Road om deres eget rammeverk for beste praksis.

2. Informer om risikohåndteringsplanen din

Vær i forkant av eventuelle bekymringer hos dine reisende ved å informere dem om viktige punkter i personalavdelingens risikostyringsplan, som spesifikke regler for forretningsreiser og myndighetenes reiseråd. Pass på at du forklarer hvordan forretningsreiseprogrammet ditt gjør at reisende kan komme i kontakt med deg og forretningsreisebyrået deres når de er på farten.

Sett opp aktiviteter for opplæring og gjenopptagelse av reisevirksomheten for dine reisende, slik at de lærer om eventuelle nye reisekrav og retningslinjer for sikkerhet. Utarbeid personalhåndbøker for integrering av nyansatte og sørg for at de er godt informert om hvordan reiserisiko kan begrenses på en proaktiv måte.

Det er flere steg du kan ta for å forberede dine reisende og vurdere hvor klare de er for å reise igjen. Snakk med dine reisende for å forstå hvor komfortable de er med å reise igjen og om de har spørsmål rundt den nåværende reisesituasjonen. Kjør virtuelle fokusgrupper med små, regionale samlinger av reisende, så du kan høre deres tilbakemeldinger om hvordan de tilpasser seg de nye forholdene som er spesifikke for dem. Å kommunisere med de ansatte og lytte til dem vil være tillitsskapende når reisevirksomheten tiltar igjen, og bidra til bedre kommunikasjon fremover.

En beste praksis er å sette opp interne kommunikasjonskanaler for de ansatte. Her kan de dele tips, triks, bekymringer og erfaringer rundt forretningsreiser. Dette gjør også at personalansvarlige får muligheten til å følge opp ofte stilte spørsmål.

Vi har opprettet en forhånds-sjekkliste som hjelper reisende med å forberede seg på sin neste forretningsreise. Og du kan også jobbe med å skape et helse- og velværeprogram for reisende som blant annet kan inkludere tilgang til medisinsk hjelp, hjelp til avslapning eller midlertidige muligheter til å reise på en høyere klasse enn vanlig.

3. Bruk forretningsreisebyrået ditt så mye som mulig

I usikre perioder er det viktigere enn noensinne å bestille reiser gjennom et moderne, erfarent forretningsreisebyrå med fokus på strategier for risikostyring.

Travel Managers må nå sørge for å ha større kontroll på policyen for risikostyring, samt en detaljert oversikt over leverandørkapasitet. Forretningsreisebyråets rolle i dette er i dag blitt svært viktig. Utfordre din Travel Manager på hvordan din bedrifts nåværende leverandør kan levere her. Her er noen spørsmål din Travel Manager bør stille forretningsreisebyrået:

1. Tilbyr de smidige løsninger for policy-kontrollen du må ha for å raskt kunne endre forretningsreiseprogrammet i takt med endringer i reiseforholdene? Et forretningsreisebyrå som raskt kan tilby nye løsninger, er i best posisjon til å støtte deg på dette området. Fleksibel godkjenningsfunksjonalitet vil for eksempel være viktig når reisegodkjenningen skal delegeres til bedriftens øvre ledelse.

2. Kan de tilby dine reisende forbrukerlignende, selvbetjente bestillingsløsninger? Høy etterlevelse av reisepolicy er viktig når du skal sørge for at sikkerhetsretningslinjene følges. Brukervennlig funksjonalitet på tvers av PC, mobil og andre enheter vil være viktig med tanke på å oppnå dette. Selvbetjent konfigurering av reisepolicy vil gjøre at administratorer umiddelbart kan skape policy-regler sentralt, som prisbegrensninger, krav til forkjøp, spesifisering av foretrukne leverandører og priser, og opprette unntak for spesifikke grupper reisende.

3. Samarbeidet med leverandørene vil være viktig når bedrifter får større behov for ivaretagelse av sikkerhet. Har ditt forretningsreisebyrå tyngden som skal til for å forhandle og anskaffe et utvalg med kun de høyeste hygienestandardene? Se etter partnere som samarbeider tett med globale informasjonsverktøy som IATA Travel Centre som en troverdig kilde til de siste internasjonale reisereglene, eller risikohåndteringstjenester som WorldAware.

4. Gjennomgå alle reisealternativer for å ivareta de reisendes velferd

Når dine reisende er klare for å dra ut igjen, kan ting se og føles annerledes ut. Det er fremdeles mulig å reise trygt samtidig som man ivaretar bedriftens mål. Finn alternative måter å reise på.

Reiserestriksjonene endrer seg stadig, og det betyr at forretningsreiseleverandørene også må være tilpasningsdyktige. Bransjen må tilpasse seg «den neste normalen», med alt fra sosial distansering til hygienetiltak.

Veksten i regionale forretningsreiser kan gjøre at dine reisende er mer komfortable med å leie en bil eller ta et tog enn en kort flytur. Etterhvert som nye reisemetoder og hygienekrav vokser frem, bør du passe på å støtte dine Travel Managers ved å stille minstekrav til hygiene-, helse- og sikkerhetsstandarder. Slik kan de identifisere de mest passende rutevalgene.

Legg til godkjenninger som gjør at Travel Managers og reisebestillere velger de tryggeste rutene og hotellene.

Samtidig har mange hotellgrupper iverksatt utvidede hygienetiltak for å beskytte reisende. Marriotts «Cleanliness Council», Radisson Hotels' helse- og sikkerhetsprosedyrer og IHGs utvidede «Way of Clean»-ordning er bare noen eksempler. Igjen, samarbeid med forretningsreisebyrået ditt for å sette minstestandardene du mener at dine ansatte vil forvente.

Mange forretningsreisebyråer vil la deg markere dine foretrukne hoteller og flyselskaper. Hvis du for eksempel vil velge én bestemt leverandør på grunn av hygienetiltakene deres, kan du angi de foretrukne hotellene i verktøyet og dermed sørge for at de vises øverst i søkeresultatene til de reisende.

Les mer om hvordan hoteller kommer opp med innovative løsninger for nye hygienestandarder.

5. Gi reisepolicyen din fleksibilitet

Dette er et bra tidspunkt å gjennomgå reisepolicyen din på for å sørge for at den dekker dine ansattes behov. De setter sin lit til at de personalansvarlige støtter dem og jobber tett med Travel Managers når de gjennomfører endringer i reisepolicyen. Hjelp dem med å anerkjenne de ansattes forventninger og fleksibiliteter angående nyanser ved reiser, som for eksempel lengre reisetider og sosial distansering med tanke på kollegaer og andre mennesker generelt. Når endringer inntreffer, støtter du dine bredere interessenter i forretningsreiseprogrammet ved å lytte til tilbakemeldinger om forholdene for helse og velvære. Din ekspertise i å informere den øvre ledelsen om viktigheten av de reisendes velbefinnende vil også være viktig når policyen blir påvirket av press om kostnadsreduksjon. Hjelp dem med å finne den rette balansen mellom de ansattes helse- og velvære og policybegrensninger, for å sørge for en myk overgang.

Du bryr deg om sikkerheten til dine forretningsreisende. Følger du disse stegene, kan du vise dine reisende at du passer på dem når de er ute og reiser. Ved å ta i bruk bransjens beste praksiser og lene deg på et moderne forretningsreisebyrå som Egencia, som har den rette teknologien til å møte dine behov som personalansvarlig og samtidig sørge for at dine reisende er trygge og komfortable, vil det å bygge tillit være et naturlig neste steg på veien mot å komme i gang med driften igjen.