Av Dan Godsell, Global Sales, Nord-Amerika

I dagens hektiske og svært konkurransepregede globale økonomi er endring helt nødvendig for å ivareta bedriftens konkurransedyktighet. Strategiske endringer i bestemte områder av virksomheten, for eksempel forretningsreiseprogrammet, kan få store virkninger. Det å implementere et stort forretningsreiseprogram er ingen liten oppgave, men det finnes strategier som kan gjøre overgangen enklere, særlig i vår digitale tidsalder.

Dette er den andre artikkelen i en artikkelserie om innkjøp av reiser i en økonomi i stadig endring. Den første artikkelen handlet om innkjøpspraksiser som ikke klarer å holde tritt med utviklingen og fremgangen i verden. Denne gangen ønsker jeg å rette fokuset mot samkjøring av reiseprogrammet og virksomhetens prioriteringer ved å se på det store bildet, komme med eksempler fra virkeligheten og gi deg tips til hvordan bedriften din kan få til dette.

Fordelene med denne samkjøringsprosessen blir svært tydelige hvis vi ser på hva resultatene av manglende samkjøring er. Når en bedrift ikke oppnår målene sine, kan det blant annet resultere i redusert inntekt og/eller lavere aksjepris. Det er lettere å forstå slike konsekvenser når vi for eksempel ser på dårlige investeringer innen forskning og utvikling. Mer indirekte ting påvirker også inntekter, rekruttering og kundetilfredshet dersom det ikke tas hensyn til virksomhetens mål. Reiseprogrammer kan sies å tilhøre denne kategorien.

De som jobber med reise og innkjøp, kan opparbeide seg kredibilitet og innflytelse ved bevisst å bruke reiseprogrammet for å oppnå bedriftens mål. La oss se på et scenario som viser hvordan dette gagner både Travel Managers, reisende og selve virksomheten.

Når bedrifter diskuterer strategi, blir ofte det å rekruttere og beholde dyktige ansatte sett på som en prioritet. Vi har hørt om denne kampen i flere år, og det har aldri vært viktigere å finne og beholde de beste ansatte. Ifølge Bureau of Labor Statistics var arbeidsledigheten i USA på 3,7 prosent i august 2019.^[1] Dette er historisk lavt – til og med lavere enn det noen økonomer ser på som full sysselsetting. I henhold til Federal Reserve Bank of St. Louis var imidlertid den profesjonelle arbeidsledigheten på 2,9 prosent i juli 2019.^[2] I Canada var arbeidsledigheten i 2018 på rundt 5,8 prosent, noe som nesten var det laveste på 20 år.^[3] I tillegg til at det generelt sett er høy etterspørsel etter arbeidskraft, finnes det dessuten mer spesialiserte bransjer der det virkelig er en kamp om de ansatte.

Konsekvensene av denne konkurransen er ganske reelle. Forskning viser at det å erstatte en ansatt som tjener rundt USD 100 000 i året, kan koste så mye som USD 213 000. Det vil si 213 prosent av lønnen. Når vi tar dette i betraktning, er det ikke vanskelig å forstå at store selskaper kan spare mye penger på å unngå at ansatte slutter.

Hvis et av bedriftens mål er å finne og beholde dyktige ansatte, kan reiseprogrammet bli en del av denne strategien.

Jeg var nylig konsulent for et rasktvoksende finansfirma som jobbet med sin årlige strategiplanlegging. Noe av det som lå til grunn for flere av selskapets strategiske mål, var den skiftende demografiske informasjonen til de ansatte. Millenniumsgenerasjonen utgjør en stor del av arbeidsstokken, og firmaet visste at dette generasjonsskiftet bare ville øke – sammen med gruppens forventninger.

På samme tid jobbet reise- og innkjøpsteamet med å omforme reiseprogrammet. Det overordnede målet om å «finne og beholde dyktige ansatte» ble dermed til å «tilby en neste generasjons reiseopplevelse». Dette målet ble brukt for å velge riktig reisebyrå og som en del av kommunikasjons- og endringsprosessen.

Da ledelsen spurte om hvorfor de ønsket å endre reiseprogrammet, kunne teamet legge frem strategiske argumenter knyttet til et konkret mål. Dette overbeviste alle og enhver.

Fornøyde reisende betyr fornøyde ansatte, og fornøyde ansatte gjør en enda bedre jobb.

Det å rekruttere og beholde ansatte er bare to eksempler på hvorfor det er viktig å samkjøre reiseprogrammet med forretningsmålene. Noen bedrifter jobber for å bli mer datadrevne. Hvordan innhenter, analyserer og bruker bedriften din dataene fra reiseprogrammet? Kanskje et av initiativene er forenkling. Noen andre retningslinjer er kostnadsreduksjon og -kontroll, digital utvikling samt sikkerhet. Du kan lære mer om hvordan disse kan være aktuelle for mange av bedriftens strategier, visjoner, krav og mål.

Når dere skal diskutere forretningsreisestrategier i bedriften, bør du se etter muligheter til å samkjøre reiseprogrammet med overordnede mål. Du kan for eksempel velge ut to mål og bruke tid på å forstå hvordan forretningsreiser påvirker disse målene. Når du skal evaluere forretningsreisebyråer, kan du spørre om hvordan deres tjenester og verktøy understøtter disse målene. Det kan også være lurt å samarbeide med innkjøpsavdelingen om å implementere disse kriteriene i evalueringene.

Siden strategier oppdateres jevnlig, må du være forbedret på å gjøre dette igjen i fremtidige planleggingsrunder. Samkjøringsprosessen utvikler seg da til en kontinuerlige forbedringsmetode – som er et eget tema i seg selv.

Én ting er imidlertid sikkert. Uansett hva målene er for forretningsreiseprogrammet, får du bedre resultater hvis argumentasjonen din vinner gjenklang i hele virksomheten.

Last ned artikkelen for å lese mer om en moderne tilnærming til forretningsreiseinnkjøp.

^[1] «Civilian unemployment rate», Bureau of Labor Statistics, oppdatert i august 2019, https://www.bls.gov/charts/employment-situation/civilian-unemployment-rate.htm#.

^[2] «Unemployment Rate: Professional and Related Occupations», Federal Reserve Bank of St. Louis, oppdatert i august 2019, https://fred.stlouisfed.org/series/LNU04032217.

^[3] «Rate of unemployment in Canada from 2000 to 2018», Statistica, 29. april 2019, https://www.statista.com/statistics/578362/unemployment-rate-canada/.