Av Wendy White, CMO Egencia

I takt med at fokuset på mer bærekraftige forretnings- og fritidsreiser øker, ser bedrifter etter måter for å utvikle reiseprogrammene sine på som både tar hensyn til de ansattes oppfatninger samt oppfyller bedriftens mål om samfunnsansvar.

Hvis det ovennevnte stemmer for din bedrift, lurer du kanskje på hva som skjer videre. Hvordan kan bedriften dra nytte av arbeidskulturen, samarbeidspartnere i bransjen og programmer for samfunnsansvar i utformelsen av forretningsreiseprogrammer? Et godt utgangspunkt er å samarbeide med et forretningsreisebyrå som gjenspeiler bedriftens verdier.

Som en del av Expedia Group er Egencia et karbonnøytralt selskap. Vi kompenserer for selskapets samlede miljøpåvirkning gjennom programmer for treplanting og støtte for bærekraftig turisme. Våre utfordrende bærekraftsmål er en viktig drivkraft for oss, og gjør at vi forstår og støtter miljømålene dine.

Når du har valgt forretningsreisebyrå, kan du begynne utforme et mer bærekraftig reiseprogram. Slik gjør du det:

Fem trinn for å få et mer bærekraftig forretningsreiseprogram

1. Ikke gjør alt helt alene: Sett sammen et bærekraftsteam

Det er fordelaktig for de aller fleste i bedriften å implementere et mer bærekraftig program. Først og fremst bør du involvere personer fra følgende avdelinger: reise, HR, sikkerhet, innkjøp og kommunikasjon. Sett opp møter for å komme frem til både kortsiktige og langsiktige mål samt for å utarbeide en strategi for hvordan disse målene skal oppfylles.

2. Innfør tiltak for bærekraftige forretningsreiser i bedriftens policyer

Sammen med teamet for bærekraft kan du gå gjennom og gjøre nødvendige endringer i bedriftens reisepolicyer. Det bør fokuseres på bedriftens miljømål og hvorvidt de eksisterende policyene bidrar til å oppfylle dem.

Se på følgende deler av programmet:

• Generelle retningslinjer:
  • Begrens antall personer per reise for å redusere karbonavtrykket, og planlegg flere møter per tur, slik at de reisende kan utnytte tiden best mulig.
  • Begrens antall reiser per måned per reisende.
  • Oppfordre de ansatte til å benytte seg av offentlig transport.
  • Oppfordre til bruk av e-billetter og apper for å unngå papiravfall.
  • Prøv å oppmuntre de reisende til å ta med seg mindre bagasje for å redusere miljøpåvirkningen.

• Transport og overnatting:
  • Fly: Oppfordre de reisende til å bestille direktefly.
  • Hotell: Legg til egendefinerte steder og foretrukne hoteller i bestillingsverktøyet.
  • Tog: Be de reisende om å vurdere tog fremfor fly for korte reiser.
  • Leiebil: Oppmuntre til bruk av hybridbiler eller elbiler.

Dersom du allerede er kunde hos oss, må du huske å merke preferansene ovenfor med en tagg på Egencia. Da kan du formidle bedriftens policyer og hjelpe de reisende med å ta mer bærekraftige valg.

3. Velg de rette leverandørene

Med riktig sammensetning av leverandører kan du lettere oppfylle bedriftens miljømål. Det er viktig at du spør og forstår hva de forskjellige reiseleverandørene gjør for å støtte bærekraftige reiser. Du bør deretter vurdere hvordan de kan påvirke eller forbedre programmets mål om bærekraft.

Tips:

• Samarbeid med vårt konsulentteam om å utarbeide og implementere et bærekraftig hotellprogram.
• Sett opp et evalueringssystem for leverandører: Still målrettede spørsmål i neste hotellanbudsforespørsel, eller bruk rangeringen Dow Jones Sustainability Index (DJSI) for å finne lokale transportmuligheter.
• Velg ut foretrukne flyselskaper, og ta hensyn til høy DJSI-rangering, CO2-rapportering samt kompensasjon.
• Gå over til å bruke tog og andre lokale transportmidler, som trikk og undergrunnsbane.
• Velg bilutleiebyråer som tilbyr hybridbiler og elbiler.

4. Fokus på rapportering

Ved bruk av Co2-oversiktene i Egencia Analytics Studio kan kundene våre følge med på karbonavtrykket fra forretningsreiseprogrammene sine. Disse dataene er avgjørende for å forstå resultatene og se om målene for bærekraft er oppnådd.

«Egencias Co2-oversikt er glimrende for oss. Vi får innsyn i karbonutslippene våre og hva karbonavtrykket vårt er som bedrift. Oversikten hjelper oss også med å øke forståelsen, slik at vi kan lære opp de ansatte. Vi vil at våre reisende skal være klar over effektene av å fly langdistanse på Business Class, First Class eller Economy. Alle må gjøre sitt i kampen mot klimaendringer, og i oversikten finner vi data vi kan bruke til å påvirke og endre adferd.»

– Michael McSperrin, Global Head of Facilities and Support Services hos Alexander Mann Solutions.

Angi prestasjonsindikatorer for programmets policyer for å følge med på fremgangen:

• Reisepolicy: Følg anbefalingene under punkt to ovenfor for å sette spesifikke, målbare mål samt avgjøre hvordan bedriften skal vurdere om de er nådd.
• Leverandører: Med utgangspunkt i anbefalingene i punkt tre ovenfor kan du måle om de reisende benytter seg av de bærekraftige leverandørene du har foreslått, har begynt å ta tog fremfor å fly og velger miljøvennlig bilutleie.
• Reisendes velferd: Her kan du legge til faktorer som antall dager per tur, nattflyvninger og kjørelengde.

5. Oppfordre til bærekraftig atferd blant reisende og reisebestillere

Informer de reisende om endringer i reiseprogrammet, og gi dem opplæringen de trenger for å bli mer miljøbevisste når de er på farten. Hvis du oppfordrer dem til å komme med forslag, viser det seg kanskje at du har en engasjert bærekraftekspert i bedriften uten å være klar over det.

Tips:

• Oppmuntre til ansvarlig forbruk, som å unngå sløsing, bruk av plastalternativer, resirkulering og gjenbruk.
• Implementer miljøvennlige policyer, og oppfordre til bærekraftig atferd i bedriftskulturen.
• Følg med på og belønn bærekraftige prestasjoner.

Kom i gang

Tipsene du har fått her, gir deg informasjonen du trenger for å begynne å utforme et mer bærekraftig forretningsreiseprogram. Du kan begynne med å ta et møte med bærekraftsteamet for å høre andres ideer og forslag. Videre er det viktig å sørge for at bedriftens samarbeidspartnere engasjerer seg for bærekraft. Som Michael McSperrin sa: Alle må gjøre sitt i kampen mot klimaendringer.»

Finn ut mer om Egencias workspace for karbonutslipp – oppdag sannheten bak noen vanlige misoppfatninger om bærekraftige forretningsreiser og hvordan de kan unngås.