Risikostyringsstrategier: 5 måter å hjelpe forretningsreisende på

Posted: 13 November 2020
Corporate Travel Manager Reduces People Risk

Av Sergio Fierens, Senior Director, Technology, Egencia

  1. Hva gjør Egencia for å hjelpe reisende med å ta velinformerte beslutninger om nåværende og kommende reiseplaner i møte med et økt antall reiserestriksjoner tilknyttet, men ikke begrenset til, COVID-19?

    I forbindelse med COVID-19 har Egencia lansert Egencia® Travel Advisor, slik at kundene våre enklere kan undersøke hvilke restriksjoner som kan påvirke spesifikke reiseplaner, og dermed redusere risikoen ved reiser. Verktøyet gir informasjon om COVID-19-relaterte restriksjoner, inkludert grenserestriksjoner, karanteneregler, påkrevde helseattester og krav om bruk av munnbind eller personlig beskyttelsesutstyr. I tillegg gir verktøyet informasjon om andre potensielle risikoer, og gir brukere tilgang til all slags nødinformasjon på ett sted. Dette gjør risikostyringen for bedriftene enklere.

    Forretningsreisende, reisebestillere, HR-ansatte og Travel Managers kan søke etter og få tilgang til informasjon om reiseråd for alle avreisesteder og reisemål. Informasjonen i Travel Advisor hentes og sammenstilles av Egencias Crisis Management-team, Expedia Groups Government Affairs-team og tredjepartsleverandører av informasjon om nødstilfeller, slik som Sherpa.

    Egencia bruker maskinlæring for å kunne tilby en liste over foreslåtte steder spesielt valgt for hver bruker basert på tidligere, nåværende og forventede reisemønstre. Dette gjør at alle avdelinger kan ta en proaktiv tilnærming til reiseadministrasjonsprosessen.

  2. Sett bort i fra informasjonsverktøy – hvordan tilbyr Egencia betimelig og relevant informasjon til brukerne når de bestiller reiser?

    I tillegg til verktøy for planlegging og informasjon, har Egencia innlemmet reiseråd i bestillingsopplevelsen for å bidra til beslutningsprosessen. Egencia viser restriksjoner og krisevarsler som gjelder for den reisendes avreise- og ankomststed, basert på reisedatoene som blir angitt i løpet av bestillingsprosessen.

    I tillegg er Egencia del av Expedia Group, et av verdens ledende reiseselskaper. Dette gjør at informasjon om helse- og hygienetiltak kommer direkte fra leverandørene. Egencia viser restriksjonene og fasilitetene som gjelder for spesifikke flyvninger, hoteller, leiebiler eller togreiser i løpet av bestillingsprosessen.

    Reiserådene er integrert i Egencias forretningsreiseløsning SaaS, noe som gjør det enklere for Travel Managers, reisebestillere og reisende å holde seg oppdatert på de seneste reiserådene gjennom tilgang til denne informasjonen under bestillingsprosessen. De er også fullt integrert gjennom hele Egencias globale plattform, inkludert på reiserutesiden, i mobilappen og gjennom vår virtuelle agent.

  3. Og utover bestillingsprosessen? Hvordan får reisende tilgang til reiseråd etter at de har bestilt?

    Regler og restriksjoner endres stadig, og derfor vil reisesiden på nettstedet og i mobilappen alltid vise oppdaterte varsler.

    Etter bestilling mottar brukeren bestillingsbekreftelser på e-post som også inneholder relevante restriksjoner som gjelder for reisen på bestillingstidspunktet. Fordi situasjonen i verden kan være uforutsigbar, sender vi fire dager før avreise også en «Gjør deg klar for avreise»-e-post med oppdaterte reiseråd.

    I tillegg er Egencia® Travel Advisor bygget inn i Egencias virtuelle agent. Den virtuelle agenten vil gjenkjenne bestilte reisemål som har aktive varsler, og automatisk tilby råd om disse reisemålene. Den vil også tilby brukere detaljer om reiseråd og gi informasjon om relevante verktøy og innhold, hvis brukerne ber om dette. Brukere kan chatte med den virtuelle agenten for å utføre handlinger basert på disse rådene og endre reiseplanene ved behov.

  4. Etter at en ny restriksjon eller et nytt varsel har kommet, hvordan kan Travel Managers identifisere og kontakte rammede reisende?

    Travel Managers bruker Egencias Traveler Tracker for å finne ut av hvem som er (eller blir) rammet av nye restriksjoner eller mandater. De kan søke globalt eller etter spesifikke land, byer, flyselskaper eller områder på kartet. Det har nylig også blitt lagt til sorterings- og filtreringsmuligheter som gjør det mulig for brukerne å utføre bedre søk, for bedre risikoredusering og -styring.

    Når reisende med reiser som kan være rammet av en ny restriksjon eller varsel har blitt identifisert, kan Travel Manageren få tilgang til kontaktopplysningene deres eller kontakte dem direkte fra Egencia Traveler Tracker-verktøyet. De kan sende dem en e-post eller et pushvarsel direkte, så lenge de har Egencia-appen installert på mobiltelefonen sin. Slik kan Travel Manageren tilby spesifikke råd vedrørende situasjonen.

    Travel Managers kan se alle meldinger sendt fra Egencia Traveler Tracker i løpet av de siste 60 dagene, inkludert tidsstempler, hvilke kanaler som er brukt (e-post eller pushvarsler), og om (og når) de reisende har lest meldingen. På denne måten vet de at de har god oversikt og at de reisende har fått informasjonen de trenger.

  5. Etter at de rammede reisende er trygge, er neste prioritet for Travel Managers å minimere fremtidige og finansielle risikoer for forretningsreiseprogrammet deres. Hvilke verktøyer er tilgjengelige for dem for å handle proaktivt?

    Egencias kunder har tilgang til et stort utvalg av policy-, godkjennings- og rapporteringsfunksjoner. Vi fortsetter å forbedre disse funksjonene, slik at det blir enklere for brukerne å holde driften i gang, selv med et stort antall reiserestriksjoner i verden.

    Egencia har forbedret innstillingene og lagt til nye funksjoner for å gjøre det enklere å definere reiseruter og reisemål som er utenfor policy, inkludert muligheten til å ta i bruk risikovurderinger som korridorunntak for disse reisene. Disse nye funksjonene inkluderer også prosesser for sikkerhetsgodkjenning. Når de er aktivert, krever disse prosessene godkjenning fra fra sikkerhetsadministratorer eller andre interessenter for alle bestillinger på reisemål bedriften har restriksjoner på.

    Disse funksjonene er alle lett tilgjengelige via Egencia® Travel Advisor og ressursoversikten i Egencia Traveler Tracker, slik at Travel Managers har verktøy for å håndtere reiseforstyrrelser lett tilgjengelig uansett om han eller hun jobber i en liten bedrift eller et stort, internasjonalt selskap.

Er du på utkikk etter bedre løsninger for forretningsreiser? Ta kontakt med teamet vårt.