Hva er forretningsreiseadministrasjon?

Posted: 30 June 2020
Topics: Blogg
what-is-corporate-travel-management.jpg
Uansett hvilken bransje du er i, krever alle sider av virksomheten både planlegging, organisering og analysering. Et av aspektene er forretningsreiser – og det innebærer mye mer enn bare å bestille flybilletter og hoteller. Et vellykket forretningsreiseprogram omfatter alt fra logistikk og sporing av de reisende til oversikt over reiseutgifter. Det er flere fordeler ved å ha et administrert forretningsreiseprogram. I tillegg til å holde oversikt over og administrere reiseutgifter kan et bra reiseprogram også gjøre det enklere å ivareta de reisendes sikkerhet, gi dem personlig tilpassede valg samt muligheten til å bestille og oppdatere reisene sine uansett hvor de befinner seg – både på PC eller i mobilappen. Et administrert program bør også ha teknologien som kreves for å gi deg tilgang til omfattende dataanalyser, slik at du kan optimalisere reiseprogrammet og dermed øke etterlevelsen, finne nye sparemuligheter, spare tid og mye annet.

Hva er fordelene med et administrert forretningsreiseprogram?

Både store og små bedrifter har nytte av et forretningsreiseprogram. En bedrift i vekst vil for eksempel trenge et forretningsreisebyrå som kan hjelpe dem med å utvikle reiseprogrammet i takt med bedriftens utvikling. For globale organisasjoner er det viktig at en reiseadministrasjonsløsning kan skreddersys for alle stedene der virksomheten opererer, slik at lokale regler og reisealternativer sentraliseres og er enkle å finne. Dette gjør det også mulig å få statistikk for hvert område med tanke på etterlevelse, kostnader, prisbegrensninger osv. Egencia hjelper Travel Managers på mange måter.
  • Vi gir dem tilgang til verktøy, så de kan opprette en reisepolicy som oppfyller bedriftens avkastningsmål ved å overvåke og forutsi reiseutgiftene. En godt utarbeidet policy bidrar også til økt etterlevelse, noe som igjen fører til reduserte kostnader.
  • Vi gir dem sparemuligheter på over 35 000 hoteller med Egencia-prefererte priser. Med restplasstilbud for mobilbrukere er det mulig å spare opptil 70 %, og gjennom det omfattende utvalget av reiseprodukter fra Expedia Group kan du finne alternativene som passer bedriftens behov og reisebudsjett best.
  • Optimaliserte rapporteringsverktøy fra Egencia Analytics Studio gir enda flere sparemuligheter. Ved bruk av benchmarking-oversikten kan du sammenligne forbruket ditt med forbruket til virksomheter av lignende størrelse og bruke disse dataene til å forhandle frem bedre priser på hoteller og flyreiser.
  • Datavisualiseringsoversikter gjør det enkelt å generere rapporter over de mest populære rutene etter enkeltpersoner eller grupper, finne bedriftens karbonavtrykk og forstå konsekvensene av globale situasjoner som COVID-19.
Trenger du hjelp til å utforme en reisepolicy? Ta en titt på den gratis veiledningen vår.

Hvordan kan reiseteknologi bidra til å forenkle administrasjonen av forretningsreiser?

Teknologi er viktig når det gjelder reiseadministrasjon. Dette er like relevant i jobbsammenheng som det er privat. Det bør være like lett å bestille forretningsreiser som det er å bestille en ferie. Dette er vi klar over, og Egencia var innovatøren innen digitale forretningsreiseløsninger. Vi både utvikler og eier teknologien vi bruker for reiseadministrasjon, noe som gjør at vi raskt kan innovere og tilby en komplett, sømløs og positiv totalopplevelse for både reisende og Travel Managers. Egencia har alt du trenger for å opprette og administrere et vellykket forretningsreiseprogram. Du kan enkelt administrere reiseprofiler, betalingsalternativer og reisepolicyer, og ved bruk av verktøy for risikohåndtering, som Egencia Traveler Tracker, kan du finne dine forretningsreisende dersom det oppstår en nødsituasjon. Når alt er samlet på ett sted, slipper du å bruke flere reisebestillingsverktøy eller kompliserte godkjenningsprosesser, og bestilling og godkjenning av reiser blir lett som en plett. Du kan dessuten bestille, oppdatere policyer og godkjenne reiser når som helst på alle enheter, uansett hvor du er. De reisende får varsler dersom det skjer noe som kan berøre reisen deres. Trenger de hjelp underveis, kan de bruke «Hjelp»-funksjonen og bli oppringt i løpet av kort tid. De erfarne reisekonsulentene våre bruker de samme verktøyene som de reisende, slik at de kan se hele reiseruten deres og løse eventuelle problemer så raskt som mulig. Konsulentene våre er tilgjengelige døgnet rundt, hele året – både online og offline.

Hvor viktig er reisedata?

Egencia og Expedia Group har rikelig med forretningsreisedata, og gjennom maskinlæring brukes dataene vi har om blant annet reisepolicyer, bestillingshistorikk, overnattingspreferanser og bransjereferansemålinger for å kunne tilby og foreslå relevante reisevalg.  Alternativene som er i tråd med policyen, vises øverst i søkeresultatene, noe som gjør det enklere å oppnå etterlevelse av reisepolicyen, øke de reisendes tilfredshet samt holde utgiftene under kontroll. Som en del av Expedia Group kan vi tilby det samme utvalget og de samme prisene som de reisende ville fått på Expedia.no eller Hotels.com, i tillegg til priser fra Egencia som gjelder spesifikt for forretningsreisende. Med Egencia-prefererte priser får de reisende gode tilbud på flyreiser og hotellopphold med eksklusive priser som ikke er tilgjengelige for andre forretningsreisebyråer. Disse prisene inkluderer gjerne fasiliteter som fleksibel avbestilling, frokost og wi-fi.

Forretningsreiseadministrasjon hos Egencia

Et forretningsreisebyrå skal bidra til å effektivisere forretningsreiseprogrammet, spare tid og penger, ta vare på de reisende, tilby døgnåpen kundeservice og gi deg tilgang til nyttige data. Vi stiller alltid opp for våre kunder og hjelper dem med alt fra innfasingsprosessen til å håndtere problemer som kan oppstå under forretningsreiser. Finn ut hvordan du kan få et vellykket forretningsreiseprogram ved hjelp av Egencias ekspertise innen forretningsreiser.

Er du på utkikk etter bedre løsninger for forretningsreiser? Ta kontakt med teamet vårt.