Skip to main content

Hva er forretningsreiseadministrasjon?

4 min
Posted: 26 July 2021
what-is-corporate-travel-management.jpg

Uansett hvilken bransje du er i, krever alle sider av virksomheten både planlegging, organisering og analysering. Ett av disse aspektene er forretningsreiser – og det innebærer mye mer enn bare bestilling. Et vellykket forretningsreiseprogram omfatter alt fra logistikk og sporing av de reisende til oversikt over reiseutgifter.

Det er flere fordeler ved å ha et administrert forretningsreiseprogram. I tillegg til å holde styr på og administrere reiseutgiftene dine kan et effektivt reiseprogram også gjøre det enklere å ivareta de forretningsreisendes sikkerhet, gi dem personlig tilpassede reisealternativer samt muligheten til å bestille og oppdatere reisene sine uansett hvor de befinner seg – både på PC og i mobilappen. Et administrert program bør også ha teknologien som kreves for å gi deg tilgang til omfattende dataanalyser, slik at du kan optimalisere reiseprogrammet og dermed øke etterlevelsen, finne nye sparemuligheter, spare tid og mye annet.

Hva er fordelene med et administrert forretningsreiseprogram?

Både store og små bedrifter har nytte av et forretningsreiseprogram. En bedrift i vekst vil for eksempel trenge et forretningsreisebyrå som kan hjelpe dem med å utvikle reiseprogrammet i takt med bedriftens utvikling. For globale organisasjoner er det viktig at en reiseadministrasjonsløsning kan skreddersys for alle stedene der virksomheten opererer, slik at lokale regler og reisealternativer sentraliseres og er enkle å finne. Dette gjør det også mulig å få statistikk for hvert område med tanke på etterlevelse, kostnader, prisbegrensninger osv.

Egencia hjelper Travel Managers på mange måter.

  • Vi gir dem tilgang til verktøy, så de kan opprette en reisepolicy som oppfyller bedriftens avkastningsmål ved å overvåke og forutsi reiseutgiftene. En godt utarbeidet policy bidrar også til økt etterlevelse, noe som igjen fører til reduserte kostnader.
  • Vi gir dem sparemuligheter på over 35 000 hoteller med Egencia-prefererte priser. Med eksklusive restplasstilbud på mobil kan du spare opptil 70 %, og med vårt omfattende utvalg av reiseprodukter kan du finne alternativene som passer din bedrifts reisebudsjett.
  • Optimaliserte rapporteringsverktøy fra Egencia Analytics Studio gir enda flere sparemuligheter. Ved bruk av benchmarking-oversikten kan du sammenligne forbruket ditt med forbruket til virksomheter av lignende størrelse og bruke disse dataene til å forhandle frem bedre priser på hoteller og flyreiser.
  • Datavisualiseringsoversikter gjør det enkelt å generere rapporter over de mest populære rutene etter enkeltpersoner eller grupper, finne bedriftens karbonavtrykk og forstå konsekvensene av globale situasjoner som COVID-19.

Trenger du hjelp til å utforme en reisepolicy? Ta en titt på vår gratisguide.

Hvordan kan programvare for reiseadministrasjon og teknologi hjelpe deg?

Når det gjelder reiseadministrasjon, er teknologi viktig. Dette er like relevant i jobbsammenheng som det er privat. Det bør være like lett å bestille forretningsreiser som det er å bestille en ferie. Dette er vi klar over, og Egencia var innovatøren innen digitale forretningsreiseløsninger. Vi både utvikler og eier teknologien vi bruker for reiseadministrasjon, noe som gjør at vi raskt kan innovere og tilby en komplett, sømløs og positiv totalopplevelse for både reisende og Travel Managers.

Egencia innfrir alle dine reisebehov for å hjelpe deg med å opprette og administrere et vellykket forretningsreiseprogram. Du kan enkelt administrere reiseprofiler, betalingsalternativer og reisepolicyer, og ved bruk av verktøy for risikostyring, som Egencia Traveler Tracker, kan du finne dine forretningsreisende dersom det oppstår en nødsituasjon. Når alt er samlet på ett sted, slipper du å bruke flere online bestillingsverktøy eller kompliserte godkjenningsprosesser, og det blir enkelt å bestille og godkjenne reiser. Du kan dessuten bestille, oppdatere bedriftens policyer og godkjenne reiser på alle enheter, uansett hvor du er.

Reisende på farten får varsler i sanntid dersom det oppstår noe som kan påvirke reisen deres. Trenger de hjelp underveis, kan de bruke «Hjelp»-funksjonen og bli oppringt i løpet av kort tid. De erfarne reisekonsulentene våre bruker de samme verktøyene som de reisende, slik at de kan se hele reiseruten deres og løse eventuelle problemer så raskt som mulig. Konsulentene våre er tilgjengelige døgnet rundt, hele året – både online og offline.

Hvor rolle spiller reisedata?

Teknologien vår drives av rikelig med forretningsreisedata, og gjennom maskinlæring brukes dataene vi har om blant annet reisepolicyer, bestillingshistorikk, overnattingspreferanser og referansepunkter fra reisebransjen for å kunne tilby og foreslå relevante reisevalg. Alternativene som er i tråd med policyen, vises øverst i søkeresultatene, noe som gjør det enklere å oppnå etterlevelse av reisepolicyen, øke de reisendes tilfredshet samt holde utgiftene under kontroll.

Egencia kan tilby det samme utvalget og de samme prisene som de reisende ville fått på Hotels.com, i tillegg til spesielle avtalepriser på forretningsreiser. Med Egencia-prefererte priser får de reisende gode tilbud på flyreiser og hotellopphold med eksklusive priser som ikke er tilgjengelige for andre forretningsreisebyråer. Disse prisene inkluderer gjerne fasiliteter som fleksibel avbestilling, frokost og wi-fi.

Forretningsreiseadministrasjon hos Egencia

Reiseadministrasjonstjenester bør hjelpe deg med å effektivisere forretningsreiseprogrammet, spare tid og penger, ta vare på de reisende, tilby døgnåpen kundeservice og gi deg tilgang til nyttige data.

Vi stiller alltid opp for våre kunder og hjelper dem med alt fra innfasingsprosessen til å håndtere problemer som kan oppstå under forretningsreiser. Finn ut hvordan du kan få et vellykket forretningsreiseprogram ved hjelp av Egencias ekspertise innen forretningsreiser.

Er du på utkikk etter bedre løsninger for forretningsreiser? Ta kontakt med teamet vårt.