Råd og varsler: Dette bør de reisende vite

Posted: 30 October 2020
Business Traveler Uses Corporate Travel Advisories

I en nylig blogg diskuterte jeg hvordan Travel Managers kan bruke reiserådsinformasjon til å informere om policyendringer, øke forutsigbarheten og kontrollen i programmet samt hjelpe de reisende med å ta valg i henhold til reisepolicyen. Denne artikkelen handler om hvordan reisende kan bruke reiseråd og Egencia® Travel Advisor til å forberede seg til kommende reiser.

La oss først se på forskjellene mellom varsler og råd, og hvorfor myndighetene utsteder dem.

Reisevarsler

Reisevarsler utstedes av blant annet ambassader og konsulater av sikkerhetsmessige årsaker. De handler ofte om kortsiktige hendelser som reisende bør vite om, f.eks. store offentlige arrangementer.

De reisende kan bruke varslene for å ta avgjørelser om bestillingene sine. Hvis det for eksempel er planlagt en demonstrasjon i én del av byen, kan det være lurt å bestille hotell i et annet område.

Egencia sender daglig ut reisevarsler til Travel Managers om eventuelle sikkerhetsrisikoer, slik at det blir enklere å tilpasse policyen. Hvis det skjer noe som kan berøre reisen til de ansatte, blir de varslet om det innen én time via Egencia-appen. Både du og de reisende har alltid tilgang til reisevarsler på Egencia-hjemmesiden, og det finnes mer detaljert informasjon, i nær sanntid, i Egencias nyhetsoppdatering.

Hvis en midlertidig bekymring utvikler seg til å bli en langsiktig situasjon, utsteder myndighetene reiseråd.

Reiseråd

Reiseråd utstedes for å informere innbyggerne om mer spesifikke, langsiktige risikosituasjoner. De kan gjelde for byer, land eller andre geografiske områder og handler om blant annet alvorlige værforhold, naturkatastrofer, demonstrasjoner, politisk uro, terrorisme og folkehelseproblemer, som COVID-19. Rådene kan endres hyppig, avhengig av situasjonen, men de kan også forbli uendret i flere uker eller måneder.

Ulike risikonivåer, som «utvis normal forsiktighet» og «ikke reis», brukes også for å påpeke alvorlighetsgraden. Ettersom spredningen av COVID-19 varierer, kan en by eller et område bli sett på som mer risikofylt og derfor få et høyrere risikonivå enn resten av landet.

Reiseråd kan juridisk sett ikke stoppe noen fra å reise til et bestemt sted, og derfor er det viktig å holde reisepolicyene og godkjenningsprosessene oppdatert, og sørge for at de gjenspeiler programmets definisjon på essensielle og tillatte forretningsreiser. Les om beste praksiser for å definere essensielle og ikke-essensielle reiser.

Egencia® Travel Advisor

COVID-19-pandemien resulterte i at myndighetene i mange land utstedte reiseråd så vel som restriksjoner, for eksempel 14 dagers karantene ved innreise og bruk av personlig beskyttelsesutstyr. Det er annerledes å reise nå, og det er viktig at både du og de ansatte legger en plan på forhånd for å være forberedt. Egencia Travel Advisor er et verktøy du og de reisende kan bruke til å finne reiseråd under COVID-19-pandemien, inkludert restriksjoner for ulike reisemål samt retningslinjer for helse og sikkerhet.

Ettersom restriksjonene kan endre seg fra dag til dag, oppfordrer vi reisende til å sjekke Egencia Travel Advisor før bestilling og igjen før avreise. Her er fem ting de reisende bør ha i bakhodet når de skal begynne å reise igjen:

  1. Innreiserestriksjoner - Mange land og regioner har innført reiseforbud og restriksjoner for hvem som kan reise inn og ut. Noen steder er det kun statsborgere, personer med permanent oppholdstillatelse eller visum og folk på essensielle reiser som slipper inn. Slike restriksjoner kan endres ofte, noe som påvirker avgjørelser om bestilling av forretningsreiser – med fly, bil eller tog. De reisende må vite før de bestiller, og før de reiser, om de er godkjent for innreise.
  2. Restriksjoner for mellomlandinger – Enkelte flyplasser har egne retningslinjer for mellomlandinger. Mellomlandinger kan for eksempel bare være tillatt hvis den reisende ikke må gjennom tollen. De reisende må vite om slike restriksjoner gjelder for reisen deres, slik at de kan bestille og planlegge deretter.
  3. Karantenepolicyer: Det kan hende at reisende må i karantene ved ankomst. I enkelte tilfeller må de kunne dokumentere at de skal bo et sted som er egnet for selvisolering, og at de har tilgang til mat og andre nødvendigheter uten å måtte gå på butikken. Andre land krever kanskje overvåket isolasjon, noe som betyr at reisende får et eget rom i et isolasjonsbygg.
  4. Helsedokumentasjon: Krav til medisinsk dokumentasjon omfatter bevis på negativ COVID-19-test mottatt innen en viss tidsramme før avreise. Noen land krever testresultater fra en medlemsstat eller et sertifisert foretak, mens andre krever at reisende tar en COVID-19-test ved ankomst.

    Mange steder må dessuten reisende, og fastboende, fylle ut et skjema før avreise. Denne informasjonen brukes til å kontakte reisende hvis de eller noen de har vært i kontakt med i løpet av oppholdet, får symptomer på COVID-19. Myndighetene bruker også denne informasjonen til å sjekke at reisende overholder karantenereglene. Det er som oftest obligatorisk å fylle ut slike skjemaer, selv for reisende som ikke må i karantene ved ankomst, og man kan få bot hvis man ikke gjør det.

  5. Munnbind (personlig beskyttelsesutstyr): I enkelte byer må reisende ha på munnbind hele tiden på offentlige steder og på kollektivtransport ettersom det er vanskelig å holde avstand. Hvis de ansatte får informasjon om slike ting før avreise, kan de planlegge forretningsreisene sine deretter og pakke det de trenger.

Det kan være nyttig for de reisende å forstå forskjellen mellom reisevarsler og reiseråd, så de vet hva de må ta hensyn til. Egencia Travel Advisor er et bra sted å starte. Der får nemlig de reisende rådene de trenger for å planlegge og gjøre seg klare til reiser både innenlands og utenlands. Du kan hjelpe de ansatte med å holde seg informerte ved å gi dem tilgang til denne ressursen og COVID-19-guiden for forretningsreiser samt vanlige spørsmål, slik at de kan reise med viten om at de blir ivaretatt.

Er du på utkikk etter bedre løsninger for forretningsreiser? Ta kontakt med teamet vårt.