Hva går arbeidet til en Travel Manager ut på?

Posted: 08 March 2021

En nærmere kikk på rollen til en Travel Manager

Travel Managers spiller en viktig rolle i å sørge for vellykkede forretningsreiseprogram. Det er ingen tvil om at de gjør mye mer enn å bare bruke et bestillingsverktøy til å bestille flybilletter, hotellrom eller leiebiler. Rollen deres er mye bredere enn som så. Innflytelsen deres strekker seg også lenger enn kun forretningsreiseplanlegging, og den når helt opp til toppledelsen. Dette gjør deres rolle i å sørge for kunnskap om forretningsreiseprogrammet til en viktig brikke i en bedrift.

Travel Managers administrerer forretningsreisepolicyer og har tradisjonelt også hatt ansvar for håndteringen av reiseregninger, leverandør- og partnerkontrakter, å finne muligheter for sparing og å ivareta de forretningsreisendes behov. Som del av rollen sin kan de også ha ansvar for innkjøp eller å samarbeide med eksterne partnere om å få tilbakebetaling for kansellerte reiser. Det krever flere års erfaring å skulle håndtere alt dette. Ved å samarbeide med et forretningsreisebyrå sørger Travel Managers for at forretningsreiseprogrammet og -policyene deres møter behovene til din bedrift og deres forretningsreisende.

Last ned verktøysettet for omforming av forretningsreiseprogrammet ditt

Det er ikke en enkel oppgave å definere og implementere et effektivt forretningsreiseprogram. Bedriftens behov kan endre seg raskt, og forretningsreiseprogrammet må kunne endre seg i samme takt. Forretningsreisevirkeligheten kan også endre seg nærmest uten forvarsel, og en Travel Manager må være proaktiv og sørge for at de rette reisepolicyene er på plass, slik at bedriften kan handle effektivt samtidig som de reisendes sikkerhet ivaretas. Grunnlaget for effektive forretningsreiseprogrammer er:

  • klart definerte reisepolicyer og -rutiner
  • brukervennlige løsninger for reiseadministrasjonsverktøy og -teknologi
  • verktøy for risikostyring og ivaretagelse av de reisendes sikkerhet
  • reiseoptimaliseringsprogrammer

Travel Manageren samarbeider med forskjellige stakeholdere om å legge dette grunnlaget.

Definering av reisepolicyer og -rutiner

Tydelig definerte reisepolicyer og -rutiner bidrar til å holde kostnadene nede, samtidig som man ivaretar de reisendes velferd. Det viktigste er å være konsekvent når man utformer og håndhever reisepolicyen. Siden forretningsreiser er tett sammenvevd med bedriftenes forretningsmål, finnes det policyer og kontrollmekanismer som ikke er til stede når vi bestiller fritidsreiser.

En bedrift kan for eksempel ha foretrukne leverandører for hotell og leiebiler. Begrensninger for reiser, overnatting og kostgodtgjørelse kan fastsettes for spesifikke regioner og land, og kan også ta hensyn til kulturelle forskjeller i ulike deler av verden. Retningslinjer for ivaretagelse av aktsomhetsplikten vil også være viktige når reisepolicyen skal defineres.

Alt dette gjør det mulig for en bedrift å ha kontroll på utgiftene, måle avkastningen og ivareta de reisendes sikkerhet. For eksempel oppdaget NASDAQ fordelene ved å revurdere reisepolicyen sin og gjennomføre policy- og rutineendringer som var til fordel for både de forretningsreisende og bunnlinjen.

En Travel Managers rolle er å håndtere alt dette. Det er også grunnen til at mange bedrifter samarbeider med et forretningsreisebyrå som Egencia. Å velge det rette forretningsreisebyrået er helt grunnleggende hvis bedriften skal lykkes med reiseprogrammet. Dere trenger en partner med bestillingsverktøyene og teknologien som gjør det enklere å håndtere alt fra å organisere reiser til å forbedre detaljene i bedriftens reisepolicyer. Denne partneren bør være ledende innen reisebransjen og kunne hjelpe med å forhandle frem de beste prisene og rabattene for alle forretningsreisene deres. Egencia har en unik fordel i og med at vi kan basere oss på Expedia Groups store ressurser for å sikre de beste reisealternativene for våre kunder.

Teknologi som skaper en bedre reiseopplevelse

Den teknologiske utviklingen har endret hele reisebestillingsopplevelsen. Dine ansatte er også forbrukere, og de forventer den samme sømløse, brukervennlige opplevelsen når de skal bestille forretningsreiser. Reiseprogrammet må tjene dem på måten de ønsker.

For noen er det på internett. Andre vil heller bestille forretningsreisen sin med bare et par trykk på telefonen. Og noen foretrekker helst å ordne alt sammen med en telefonsamtale. Bestillingsverktøyene du tilbyr til dine ansatte må møte kravene og forventningene deres, noe investeringsforetaket West Park Management Services oppdaget da de byttet forretningsreisebyrå til Egencia og gikk fra en online-andel på 11 % til over 80 % i løpet av den første måneden.

Dere må kunne møte de reisendes forventninger samtidig som bedriftens behov for policyetterlevelse ivaretas. Dagens Travel Manager må finne den rette balansen mellom de forretningsreisendes og bedriftens behov.

Heldigvis finnes det teknologi som kan bidra til dette. I tillegg til mer synlig teknologi som apper og nettsteder finnes det også kunstig intelligens (AI) som gjør det enklere for reisende å ta beslutninger som både imøtekommer deres ønsker og sørger for policyetterlevelse. Egencias kunder vet det kanskje ikke, men de betjenes av kunstig intelligens hver eneste dag. Noe av den nyeste reiseteknologien arbeider i bakgrunnen for å forbedre reiseopplevelsen og ivareta policyetterlevelsen.

Reisendes sikkerhet og risikostyring

Som Travel Manager er du ansvarlig for dine forretningsreisendes helse og velferd. Dette faller innunder bedriftens lovpålagte plikter som arbeidsgiver. Bedrifter må sørge for at helse-, miljø- og sikkerhetstiltak er iverksatt på tvers av hele virksomheten, inkludert forretningsreiser.

Når ansatte reiser, er bedriften med andre ord ansvarlig for dem. Hvor er dine ansatte? Hvilken situasjon er de i? Trenger de hjelp?

Travel Managers må sørge for at de har forretningsreiseverktøyene de trenger for å kunne forutse mulige problemer eller finne og kontakte reisende når det oppstår krisesituasjoner. Faktisk har 8 av 10 bedrifter integrert funksjoner for ivaretagelse av sikkerhet i reisepolicyen sin, og mange bedrifter har prioritert aktsomhetsplikten som en viktig del av strategien for forretningsreiseprogrammet sitt.

Krisehåndtering er en viktig del av en Travel Managers rolle. Å ta vare på de reisende når de reiser, er en av hovedoppgavene til en Travel Manager. I en krisesituasjon må du vite hvor dine reisende er, slik at du kan hjelpe dem med å komme seg i sikkerhet. Når alle bestiller gjennom Egencias plattform, kan du se hvor de er gjennom Traveler Tracker.

Ta for eksempel Informa PLC, en internasjonal utstillings-, arrangements-, etterretnings- og publiseringsbedrift som er basert i Storbritannia. Da nyheten kom om et angrep på London Bridge, kunne deres Travel Manager bruke Traveler Tracker til å raskt finne ut hvor alle bedriftens reisende i regionen befant seg, noe som gjorde det enklere å forsikre seg om at alle var i sikkerhet. Dette er bare ett eksempel på typen reisetjenester en Travel Manager må ha oversikt over.

Optimalisering av forretningsreiseprogrammet

Travel Managers skaper økt verdi for bedriften ved å optimalisere reiseprogrammet gjennom sparing, rapportering, ivaretagelse av aktsomhetsplikten og endrings- og utgiftsadministering. En Travel Manager forventes å være talsmann for fordelene forretningsreiser skaper. Dette krever god nok kjennskap til bedriften til å kunne vise hvilken verdi reisevirksomhet har med tanke på konkurransefordeler, inntekter og å holde på ansatte.

Egencia tilbyr en avansert online-plattform som gjør at Travel Managers har verktøyene de trenger for å kunne utføre analyser for å finne sparemuligheter og dokumentere avkastning. Egencia Analytics Studio gir Travel Managers muligheten til å analysere reiseprogrammene sine for å finne sparemuligheter. Hos NTT Singapore bruker de verktøyene våre for å holde oversikt over reiseutgifter, analysere reiser basert på enkeltpersoner eller grupper og gi ledelsen visuelle rapporter om reiseprogrammet. Dette er nyttig for bedriften, samtidig som det gir de ansatte en enkel brukeropplevelse som ivaretar deres reisebehov.

Travel Managers leder an på reisen

Reisevirksomhet har en direkte påvirkning på både bedriftskulturen og bunnlinjen. Travel Manageren sørger for at reiseprogrammet møter disse målene.

Fra retningslinjer og rutiner til å velge det rette forretningsreisebyrået – Travel Manageren spiller en viktig rolle i å skape en vellykket bedrift

Er du på utkikk etter bedre løsninger for forretningsreiser? Kontakt oss.