West Park Management Services (WPMS) støtter investeringsselskapet Triton, som har hovedkontor i Europa, og dets porteføljeselskaper. WPMS tilbyr operativ, strategisk og kommersiell aktsomhetsrådvigning, og mer. Sammen jobber Triton og WPMS for å bygge sterkere virksomheter, hovedsaklig i Nord-Europa.

Gjenoppbygging av et forretningsreiseprogram tilpasset bedriftens kultur og mål

Triton og WPMS har til sammen rundt 300 ansatte som til en viss grad reiser i jobbsammenheng, og ca. 100 av disse er regelmessig ute og reiser.

«Reiser utgjør kjernen i virksomheten vår − for å bygge relasjoner og søke nye muligheter. Investering krever mye tillitsbygging på begge sider, og å reise og møte personer ansikt til ansikt er en viktig del av det», uttalte WPMS' globale Travel Manager, Ieva Kisieliute.

WPMS kontaktet Egencia for å forbedre forretningsreiseverktøyene sine og skape en smidig bestillingsprosess med pålitelig teknologi. «Tidligere ble bestilling alltid gjort over telefon, fordi det ikke var mulig å gjøre oppdateringer online», fortalte hun. «Hvis det oppsto en endring i siste liten, noe som skjer ofte, var det stressende å vente på at en reisekonsulent skulle svare i telefonen.»

«Vi hadde et online bestillingssystem, men det var ikke pålitelig», forklarte hun. «Teamet vårt kunne finne bedre tilbud ved å søke på egen hånd. Og informasjonen var ikke alltid oppdatert, så reisende måtte dobbeltsjekke reiseopplysningene flere ganger mens de var på farten.»

På grunn av måten bedriften er bygd opp på, og det høye antallet reiser, påvirket disse problemene hele teamet.  «Bedriften vår er svært dynamisk, og ting skjer veldig raskt − vi trengte noen som kunne matche hastigheten vår», sa hun. «Vi valgte Egencia fordi de kunne møte våre krav til hastighet, digitalisering og fleksibilitet.»

Bruk av de rette forretningsreiseverktøyene for å øke online-andelen

Teamet trengte verktøy som fungerer på tvers av enheter, enten de satt ved skrivebordet, var ute på reise eller i andre land.

«Da vi begynte å samarbeide med Egencia, var mottoet vårt 'travel goes digital', og vi hang opp plakater med dette mottoet på alle våre 14 kontorer, fra Stockholm og London til Shanghai», sa Kisieliute. «Digitale forretningsreiseverktøy var sårt trengt fra vår side − vi snakket om det i lang tid, men vi hadde ikke verktøyene.»

Det var vanskelig å forutse hvordan Egencias teknologi ville bli mottatt av teamet, som var vant til et upålitelig online bestillingssystem med en online-andel på kun 11 %.

Men som Kisieliute sa: «Folk ønsket å bestille online». Innen den første måneden hadde WPMS overgått målet om en online-andel på 80 %.

«For de reisende fungerer teknologien akkurat som forventet, og du kan stole på informasjonen. Før var vi nødt til å ringe en reisekonsulent, og nå kan vi enkelt bestille og administrere reiser uten å måtte ringe noen.»

Den nyttigste av forretningsreiseløsningene fra Egencia er hvordan bedriften kan skreddersy forretningsreiseprogrammet sitt.

«Alternativene for tilpasning gjør det enda enklere for alle å spare og overholde reisepolicyen. Vi har avtaler med visse hoteller, og søket vårt på Egencia er programmert til å prioritere disse hotellene. Hver gang jeg spurte implementeringsteamet om det var noe vi kunne gjøre, var interaksjonen fra dem svært positiv», fortalte Kisieliute.

Med Egencias teknologi kan Travel Managers også kontrollere reisepolicyen sentralt og endre den når som helst. «Vi har en variert tilnærming til reisepolicy. Reisende kan ta avgjørelser og gjøre endringer når de må. Når noe endres, enten det er av sikkerhetsmessige årsaker eller noe annet, kan jeg gjøre oppdateringer umiddelbart», la hun til.

Økning av synlighet i en utfordrende tid for forretningsreiser

Én av de nylige endringene i bedriftens reisepolicy er et resultat av en diskusjon med WPMS' Account Manager Natasha Ulrich, som har viktig innsikt i reiser i COVID-19-perioden.

«Vi har allerede begynt å reise litt igjen, ettersom det er kjernen i virksomheten vår. Managere har full kontroll over hvor de skal reise og når, men vi trenger synlighet når det gjelder aktsomhetsplikten. Natasha foreslo blant annet at vi legger til et 'årsak til reisen'-felt i bestillingsprosessen, og det har vært veldig nyttig», forklarte Kisieliute.

Nå som nesten hele teamet bestiller reiser online, har de fått et bedre innblikk i forretningsreiseprogrammet, på et tidspunkt hvor det å ha full oversikt over forretningsreiser er grunnleggende for de reisendes helse. “[Da COVID-19 først brøt ut] kunne vi bruke Traveler Tracker for å se hvem som befant seg i landene som ble regnet som de mest risikofylte», sa hun. «Og rapporteringsmulighetene har vært ekstremt nyttige både for min rolle og for å holde ulike managere oppdatert på hvor deres reisende befinner seg.»

«Nå har vi forretningsreiseteknologi som passer vår dynamiske og hurtiggående bedrift. Enhver bedrift som reiser regelmessig behøver hurtighet, fleksibilitet og muligheten til å tilpasse seg − nå har vi det. Beviset på at det fungerer for teamet vårt ser vi både i den høye online-andelen og i tilbakemeldingen fra teamet − stresset med reiseendringer i siste liten er ikke lenger et problem.» Og hun er overbevist om at det bare vil bli bedre og bedre: «Natasha og jeg jobber fortsatt tett sammen, og vi ser på hvordan vi kan utvikle forretningsreiseprogrammet i takt med bedriftens utvikling.»