NTT Singapore Pte Ltd (NTTS) ble etablert i 1997 og har over 20 års erfaring med å levere løsninger innen informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT).

NTT Ltd er en global leverandør av IKT-løsninger med rundt 40 000 ansatte i et mangfoldig og dynamisk arbeidsmiljø fordelt på 57 land. Selskapet driver handelsvirksomhet i 73 land og leverer tjenester i over 200 land.

Utfordringen

NTTS driver med avansert teknologi, og selskapets ansatte forventer både fleksibilitet og personlig tilpasning når det gjelder administrasjon av forretningsreiser. Selskapet brukte tidligere et tradisjonelt forretningsreisebyrå, og Tricia Lim, viseadministrerende direktør for strategisk planlegging, og Raymond Thor, innkjøpsansvarlig, sier at de ønsket å inngå samarbeid med et forretningsreisebyrå som hadde en visjon som var mer i tråd med bedriftens verdier.

«Før vi begynte å samarbeide med Egencia, måtte de ansatte sende en forespørsel til en sentral administrasjonsgruppe når de skulle bestille flyreiser og hoteller», forteller Lim. «Prosessen tok lang tid, vi hadde ikke frihet til å velge selv, og kostnadene var høye fordi mange gjorde endringer i siste liten, som førte til at det påløp ekstra gebyrer.»

Å finne den rette samarbeidspartneren

«Vi valgte å samarbeide med Egencia fordi vi følte at de deler mye av den samme visjonen som NTTS har, ved å bruke teknologi og innovasjon til å gi våre ansatte, kunder og lokalsamfunn en bedre og helhetlig opplevelse», forklarer Lim. De forsto at Egencia ikke bare kunne hjelpe dem med å bygge en solid forretningsreiseplattform, men også med å skape en sterk reisekultur som gjenspeiler selskapets verdier.

«Hos NTTS har vi ikke en tradisjonell forretningsreiseprosess. Her bestiller alle sine egne reiser», sier Lim. «Etter at vi gikk over til Egencia, kan de ansatte enkelt tilpasse sine egne reiser, og de planlegger alt selv.»

Hver eneste gang en ansatt bestilte en reise, gikk det med mye tid til å innhente prisoverslag og bekreftelser. Med vår plattform ble tiden som ble brukt på bestilling og godkjenning, redusert til 15 minutter.

Det er svært enkelt å gjøre bestillinger på den globale forretningsreiseplattformen til Egencia. Siden både reisende og Travel Managers har tilgang til den samme plattformen som Egencias reisekonsulenter, er prosessen med å bestille og administrere reiser konsekvent og forutsigbar. Reisende og reisebestillere har tilgang til plattformen fra alle typer enheter, og det er dessuten mulig å gjøre bestillinger på tvers av dem. Man kan for eksempel begynne å gjøre en bestilling på en PC og så fullføre den på en smarttelefon.

Lim sier videre: «Noe av det viktigste for oss er at det skal være enkelt å reise, og her har Egencia virkelig vært til stor hjelp. De reisende kan finne hoteller i nærheten av stedene de skal besøke, og de kan dessuten bestille både flyreiser og hotellrom i siste liten – alt via Egencias portal.»

De tilpassede alternativene bidrar til å gjøre hver enkelt reise enklere. På plattformen vår er søkeresultatene basert på de reisendes preferanser og tidligere søk, og resultatene forbedres ved bruk av maskinlæring med informasjon fra selskapets reisepolicy samt store datasett fra andre reisende i bedriften.

Den personlige servicen er også svært viktig. Lim husker en gang da selskapets administrerende direktør måtte ha hjelp under en reise til USA. Reiseruten ble endret i siste liten, og da måtte flyreisen og hotellbestillingen også endres umiddelbart. «Kundeservice var svært effektive – han fikk øyeblikkelig hjelp til å endre hotellet og flyreisen», sier hun.

NTTS har et innovativt og nyskapende miljø, og ved hjelp av teknologien Egencia bruker på plattformen sin, har de ansatte i NTTS friheten til å bestille og administrere sine egne reiser. I tillegg er våre kundeservicemedarbeidere klare til å hjelpe hvis det skulle oppstå uventede problemer.

Kostnadsbesparelser og enklere bestilling

Tidligere hadde det sentraliserte reiseteamet ansvaret for det meste av administrative oppgaver i forbindelse med reiseforespørsler.

Ved å endre bruken av en sentraladministrasjon har NTTS dessuten spart mye penger. På grunn av den smarte bruken av teknologi har Egencia en svært lav bestillingsavgift sammenlignet med mer tradisjonelle byråer. Bestillingsportalen viser dessuten reisealternativer automatisk basert på den laveste prisen og selskapets reisepolicy.

«Egencias portal gir de reisende en bedre opplevelse samtidig som vi kan følge med på kostnadene», sier Raymond. I tillegg blir reisen langt enklere, slik at de ansatte kan fokusere på jobben sin.

NTTS har spart hele 60 % på servicegebyrer etter at de begynte å samarbeide med Egencia. I tillegg har kostnadene på flybilletter blitt redusert med mellom 27 % og 58 % i løpet av ett år.

«NTTS er et stort selskap, og all stedsinformasjonen på Egencias plattform gjør det enkelt å finne våre globale kontoravdelinger», forteller han. «Våre reisende kan nå se hvilke hoteller som ligger i nærheten av stedene de skal besøke.»

Smarte data, økt etterlevelse og god endringshåndtering

Travel Managers drar nytte av at vi sentraliserer alle reisedataene for dem. På den måten kan de holde oversikt over reiseutgifter, analysere reiser etter enkeltpersoner eller grupper samt rapportere tilbake til ledelsen med visuelle rapporter om reiseprogrammet. «Ved bruk av analysene kan vi holde oversikt over reiseutgiftene og forhandle frem bedre priser», sier Raymond.

Etterlevelsen har også økt ved bruk av Egencias portal.

Det at reisepolicyen er integrert i plattformen, har dessuten gjort prosessen mye enklere for de reisende. «Tidligere hadde selskapet mange forskjellige policyer, og det var umulig å lære seg dem», forklarer Lim. «Med Egencia er det imidlertid ikke behov for å måtte huske alt. Policyen er nemlig integrert direkte i plattformen.» Dermed kan administrasjonsteamet holde de ansatte oppdatert om policyen, samtidig som de har full kontroll over administreringen av reiseprogrammet.

Lim sier: «Tidligere var vi avhengig av menneskelig styring og kontroll. Nå er imidlertid reisepolicyen og godkjenningsprosessen integrert i plattformen. Det har bidratt til å øke etterlevelsen, og vi har også sett forbedringer i revisjonene våre.»

Vi hjelper til med både innfasingen og endringsledelsen, slik at reiseansvarlige og innkjøpspersonell får hjelpen de trenger til å forbedrede de ansatte på overgangen til det nye bestillingssystemet. I denne prosessen formidles også fordelene ved den nye plattformen til de reisende, blant annet ved å gi enkel tilgang til selskapets reisepolicy, tilby en bestillingsplattform som er lik den de bruker til bestilling av andre typer reiser, og muligheten til å få profesjonell hjelp på noen få sekunder.

Hjelp til krisehåndtering

I tillegg til økt etterlevelse og store reduksjoner i både reiseutgifter og tidsbruk har NTTS dessuten tilgang til kritisk informasjon hvis det skulle oppstå nødssituasjoner. «Tidligere har vi hatt problemer med å holde oversikt over hvor de ansatte befinner seg», forteller Lim.

Viktigheten av denne manglende informasjonen ble svært tydelig da tsunamien traff Japan i 2011. «Mange av våre ansatte befant seg der, men vi hadde ingen informasjon om hvor de var. Takket være Egencia vet vi nå hvor de ansatte skal være på et visst tidpsunkt. Alle de ansatte må bestille reiser gjennom plattformen, og ved hjelp av Traveler Tracker kan vi se hvor de befinner seg, noe som hjelper oss med å håndtere eventuelle krisesituasjoner.»

Den perfekte løsningen

Den globale forretningsreiseplattformen vår har gitt de reisende i NTTS et brukervennlig bestillingsverktøy. Samtidig har etterlevelsen økt som følge av at brukeropplevelsen er bedre, og at reisepolicyen er integrert i plattformen.

Innsamlingen av reisedata og rapporteringsverktøyet gjør det dessuten enklere for Travel Managers å finne sparemuligheter, forhandle frem bedre priser og følge med på hvor de reisende befinner seg.

Ifølge Lim har disse fordelene hjulpet bedriften med å administrere sitt globale forretningsreiseprogram, gitt de ansatte en bedre reiseopplevelse og skapt en positiv reisekultur. «Egencia har hjulpet oss med å øke effektiviteten og gi våre ansatte en bedre reiseopplevelse», avslutter hun.