Prioritering av de reisendes velferd

 

Aktsomhetsplikten har tradisjonelt sett blitt definert som det juridiske ansvaret man har for sikkerheten til forretningsreisende. Denne definisjonen er i dag utvidet til å omfatte både forretningsreiserisiko og de reisendes velferd. De ansatte må være trygge på at risikoen som er forbundet med forretningsreisene deres, er minimal, og at de støttes hele veien – fra planlegging og bestilling til hjemreise.

På grunn av endringene i forretningsreisebransjen har også omfanget av bedriftenes reiserisikostyring blitt utvidet. For å konkurrere på den globale markedsplassen må bedrifter vise oppriktig empati og bry seg om de ansattes velferd. Dette innebærer å ta hensyn til nye faktorer utover grunnleggende forretningsreisesikkerhet, slik at de reisende får ro i sjelen.

Noe annet som har endret seg, er rollen til Travel Managers. Fra å fokusere mest på lønnsomhet og sparing må Travel Managers nå samarbeide med ledere, HR-avdelingen og sikkerhetsansvarlige for å komme frem til systematiske måter å redusere reiserisikoen på og forbedre de reisendes velferd.

En slik organisatorisk endring gjennomføres ved å definere essensielle forretningsreiser, oppdatere retningslinjene og implementere en revidert reisepolicy, som lanseres gjennom prosessintegrasjon og kommunikasjon med de ansatte.

Egencia er her for å hjelpe deg med å finne veien i dette nye landskapet og vise deg hvordan du best kan ivareta de reisendes velferd.

Slik vurderer og håndterer du reiserisikoer

Når du skal håndtere en situasjon, må du først samle inn all relevant informasjon. Finn ut hvordan du vil opprettholde bedriftens sikkerhetsstandarder for forretningsreiser. Det er viktig å forstå alle risikoene for å sikre at de reisende får det de trenger for å føle seg trygge og forberedte. Den beste måten å gjøre dette på, er å utføre en risikovurdering.

En risikovurdering tar Travel Managers gjennom de nødvendige trinnene for å oppdage potensielle risikoer og sikkerhetsproblemer. De kan da håndtere disse risikoene og justere deler av bedriftens reisepolicy, samtidig som de ser etter muligheter til å optimalisere de reisendes generelle velferd. Denne typen risikoer og tiltak kan omfatte følgende:

Naturkatastrofer som orkaner, skogbranner, jordskjelv og voldsomt regn eller snøfall.

Hold deg oppdatert med aktuelle varsler. Egencias team for krisekommunikasjon følger hele tiden med på globale hendelser for å hjelpe Travel Managers med å holde de reisende oppdatert om pågående hendelser. Hvis det er overhengende fare for en naturkatastrofe, oppretter teamet Global Customer Impact-rapporter. Denne nyttige kombinasjonen av overvåkning og kommunikasjon gjør det enklere for Travel Managers og forretningsreisende å legge om eller endre reiseplaner før det braker løs.

 

Helsesikkerhet i områder der mat- og/eller vannbårne sykdommer er utbredt.

Lag innhold med reisetips for hvordan man ivaretar sikkerheten hvis mat- eller vannforsyningen utgjør en risiko for de reisende. Det kan være å bare spise varm mat, bruke engangsbestikk (eller ta med eget) og drikke væske fra flasker eller bokser. Travel Managers kan sende ut denne informasjonen til ansatte når de planlegger reisen.

 

Fysisk risiko i områder med mye kriminalitet eller gjengaktivitet.

Hjelp de reisende med å minimere reiserisikoen gjennom bedriftens reisepolicy. Godkjenn andre tiltak, som flyvninger som ankommer når det er lyst ute, og la de reisende bestille private biler fremfor å ta kollektivtransport. Dette er enkle endringer som kan øke sikkerheten og gi de reisende ro i sjelen.

 

Reiseråd og -varsler fra myndighetene er nødvendige på grunn av politisk uro, sykdomsutbrudd, karantenetiltak og andre problemer knyttet til et bestemt område.

Sørg for at du får med deg hvert eneste varsel og råd fra myndighetene. Det er viktig å være proaktiv og holde seg oppdatert gjennom hele hendelsesforløpet.

Reisevarsler fra myndighetene sendes vanligvis ut for kortvarige, overhengende risikoer, som en forventet streik, men kan også sendes ut for plutselige hendelser med mer langsiktige konsekvenser, som naturkatastrofer. Reiseråd utstedes hyppig, uansett om det er snakk om en kortsiktig påvirkning eller en langsiktig risiko ved å reise til et område, for eksempel på grunn av politisk uro. Vi har samlet sammen informasjon om fire måter du kan bruke data om reiseråd på for å hjelpe de reisende.

For nødssituasjoner legger Egencia proaktivt ut varsler daglig for Travel Managers på Egencia-hjemmesiden og i reisenyhetene. På den måten kan Travel Managers oppdatere reisepolicyen sin i nær sanntid for å holde de reisende informert om eventuelle endringer. Egencia sender også ut detaljerte varsler til de reisende via mobilappen innen én time etter at en hendelse har oppstått eller forventes å oppstå.

Ved langsiktige risikoer kan Travel Managers merke visse regioner eller reisemål som utenfor reisepolicyen, noe vi skal snakke mer om nedenfor.

Det kan også oppstå ukjente situasjoner, som COVID-19-pandemien, der risikoene er komplekse og veldig skiftende. Egencia® Travel Advisor gir reisende, reisebestillere og Travel Managers tilgang til oppdatert informasjon om regler og krav basert på avreisested, reisemål og utstedelsesland for pass, slik at de reisende kan ta veloverveide avgjørelser med det samme.

 

Faktorer ved internasjonale reiser som kan påvirke de reisendes velferd.

Reiser til utlandet kan åpne opp for en rekke andre faktorer med hensyn til de reisendes velferd. Det kan være kulturelle normer (som adferd og påkledning), syn på kjønnsroller og seksuell legning samt språkbarrierer, i tillegg til mer praktiske ting som jetlag.

Travel Managers kan opplyse og informere de reisende ved å lage regionale veiledninger om kulturelle normer og forventninger. En enkel måte å formidle denne informasjonen på er gjennom tilpassede meldinger i bestillingsverktøyet.

Travel Managers kan også gjøre reisen mer komfortabel ved å tillate høyere kabinklasser på langdistanseflyvninger eller gi de reisende en fridag for å komme seg etter lange flyreiser (varighet og/eller avstand). Slike endringer implementeres i reisepolicyen. Policyen kan også omfatte kompensasjon for helsesjekker og -tester som er påbudt før avreise eller ved hjemreise.

 

Lag en strategi og opprett prosesser for å optimalisere velferden

Når du har gjort en risikovurdering, er det på tide å oppdatere reisepolicyen, slik at den gjenspeiler funnene dine. Beste praksis for reiserisikostyring omfatter å opprettholde den tradisjonelle aktsomhetsplikten — fremgangsmåter for å ivareta de reisendes sikkerhet og vite hvor de er — og ytterligere tiltak knyttet til de reisendes overordnede velferd.

Ifølge en undersøkelse utført av Global Business Travel Association (GBTA), har 56 % av reiseinnkjøpere endret bedriftens reisepolicy, slik at den gjenspeiler de nye behovene. 53 % har for eksempel lagt til nye regler om forhåndsgodkjenning av reiser, 35 % sender ut mer detaljert informasjon før reisen, og 22 % har endret reglene om tilgodebeløp.

Den samme undersøkelsen avdekket også at dårlig komfort, som treg internettforbindelse, økonomiklasse på langdistanseflyvninger samt mellomlandinger, var et av de øverste stressmomentene for ansatte som reiser ofte. Derfor er det også viktig å ta hensyn til de mindre prekære aspektene ved de reisendes velferd for å redusere stress og øke trivselen.

Slik kan du ta hensyn til velferd i reisepolicyen:

Finn balansen mellom fleksibilitet og kontroll for å få mer fornøyde reisende. Selv om det kan være vanskelig for Travel Managers å oppnå både fleksibilitet og etterlevelse, er det ikke umulig. Du bør vurdere å angi overordnede reise- og sikkerhetspolicyer, og bruke reisegrupper og unntak for å legge til rette for bedre komfort i visse situasjoner.

Det kan for eksempel være lurt å legge til et kabinklasseunntak basert på flyreisens varighet eller for bestemte ruter, slik at det blir mer komfortabelt å reise langt. Øker du maksprisen på hoteller, enten generelt eller for visse årstider eller regioner, kan de reisende ta høyde for flere faktorer når de bestiller, som helse- og hygieneprosedyrer eller rask wi-fi. Slike endringer viser at du vil det beste for de reisende.

Bygg inn trygghet, sikkerhet og komfort i hvert steg av reisen. Forretningsreiser handler ikke bare om å være på farten. Det handler om hele opplevelsen, fra planlegging og bestilling til å forstå reiseråd, få hjelp ved behov og sikre en trygg hjemreise. Slik sikrer du at de reisende føler seg ivaretatt hele veien:

Før reisen: Gi de ansatte tilgang til informasjon og støtte under bestillingsprosessen

  • Intuitiv bestillingsopplevelse på alle enheter. Det kan være frustrerende for de reisende å måtte bruke en rekke tungvinte apper og programmer for å bestille reiser og å gå gjennom tidkrevende prosesser offline. En velkjent og intuitiv opplevelse derimot gjør alt enklere. Bestiller du med Egencia, er det som å bestille en ferie, og du får en sømløs opplevelse på alle enheter.
  • Søkeresultater med fokus på de reisende. Det er upraktisk og tidkrevende å bla gjennom flere sider med søkeresultater når man skal bestille en reise. Med Egencias Smart Mix-teknologi rangeres søkeresultatene basert på intelligent vekting av variabler som mellomlandingstider og bagasjegebyrer. Teknologien bruker maskinlæring og tar utgangspunkt i hva den reisende og andre ansatte har valgt tidligere, for kontinuerlig å forbedre resultatene. Smart Mix gjør at kundene våre slipper å bla side opp og side ned, og de aller fleste bestiller hotell i løpet av fire minutter og fly, tog og leiebil i løpet av fem minutter.
  • Innebygd reisepolicy. Det siste reisende trenger, eller har lyst til, er å måtte huske alle reisepolicyene. Dagens situasjon er dessuten så skiftende at reisepolicyen bør oppdateres hele tiden. Hvis bedriften har en løsning der Travel Managers raskt og enkelt kan oppdatere policyene, og der alternativer som er utenfor policyen, markeres i søkeresultatene, blir det enklere for de reisende å ta smartere valg uten å bruke mye tid.
  • Strømlinjeformede godkjenningsprosesser. Programmer for risikostyring skal støtte de reisende, men kompliserte og tidkrevende godkjenningsprosesser skaper unødvendig med bry. Egencias løsninger er svært fleksible når det gjelder godkjenningskrav, fra detaljert godkjennelse på reise-, prosjekt- og gruppenivå til godkjennelse kun for reiser utenfor policyen. Hvis en ansatt for eksempel vil bestille en reise til et reisemål som er utenfor policyen, kan Travel Managers velge innstillinger som utløser en godkjenningsforespørsel og ber om en årsak for reisen. Og for å gjøre det enda enklere kan reiser godkjennes på alle enheter.
  • Oppdatert reiseinformasjon. Hvis de ansatte skal være komfortable med å reise, er det viktig at de føler de har informasjonen de trenger. Når de bestiller, ser de personlig tilpassede, relevante varsler og råd. De har dessuten tilgang til Egencia® Travel Advisor, der de kan se alle aktuelle opplysninger om krav, restriksjoner, retningslinjer vedrørende COVID-19 samt andre råd for reisemålet. De reisende trenger bare å skrive inn avreisested og reisemål for å finne informasjonen de trenger. Travel Advisor gjør det dessuten enklere for Travel Managers å forbedre programmene for aktsomhetsplikt samt reisepolicyene. Reisende kan dessuten fremdeles finne relevante reisevarsler på Egencias startside.
  • Relevante oppdateringer fra hoteller og leverandører. En annen måte å hjelpe de reisende på er å gi dem tilgang til leverandørspesifikk informasjon vedrørende helse- og hygieneprosedyrer i søkeresultatene. En slik form for åpenhet direkte integrert i bestillingsprosessen gjør det enklere for de reisende å ta veloverveide avgjørelser som de er komfortable med.

Sørg for at de ansatte føler seg sikre og ivaretatt når de reiser

  • La de reisende kontrollere sin egen reiserute. Når omstendighetene er usikre, uansett om det er på grunn av globale forhold eller individuelle planer, er det lurt å gi de reisende muligheten til å avbestille eller ombestille reiser selv. Med Egencia er dette mulig. Da kan reisende avbestille eller endre fly- og togbilletter samt hotellreservasjoner direkte på nettstedet, i appen eller via chatten, og vi registrerer tilgodebeløp for senere bruk.
  • Gjør det enklere for de reisende å bruke mobilenheter. Ifølge data fra Spend Journal bruker over 70 % av reisende i USA alltid mobiltelefonen når de reiser. Det betyr at de reisende bør kunne kontrollere reisen sin når og hvor som helst.
    Med Egencias mobilapp finner de reisende all informasjon om reisen sin på ett sted, og de kan gjøre endringer, motta reisevarsler og ta smarte avgjørelser om bakketransport. Mobilappen vår viser hvor lang tid det tar å komme seg fra et sted til et annet med ulike transportmåter, som tog, buss, Uber eller til fots, slik at de reisende kan velge det beste alternativet.
  • Vi håndterer situasjoner bak kulissene. Når det oppstår forsinkelser, vil de reisende helst slippe å håndtere ombestilling av fly og hoteller. Egencias reiseeksperter følger kontinuerlig med på reiseforstyrrelser og endrer reiseruter ved behov for ansatte som er på farten.
  • Send ut reisevarsler i sanntid. Når det oppstår en krisesituasjon eller det er fare for at det gjør det, er det viktig at de reisende informeres umiddelbart. Våre team for krisekommunikasjon holder Travel Managers og reisende oppdatert om enhver forstyrrelse gjennom meldinger som sendes ut per telefon og i mobilappen.
  • Gjør det enkelt å få menneskelig hjelp. Uansett hvor gode de teknologiske løsningene er, har reisende av og til behov for å snakke med og få hjelp av et annet menneske. Med Egencia er det bare å trykke på Hjelp-knappen i appen. Våre reisekonsulenter sitter i over 60 land, snakker til sammen flere enn 30 språk og er tilgjengelige hele døgnet, hver eneste dag, året rundt.
  • Få hjelp umiddelbart i Egencia-chatten. Vår virtuelle reisekonsulent er drevet av kunstig intelligens og hjelper de reisende med å endre bestillinger, inkludert tidligere bestillinger og avbestillinger. Chatten kan gjøre de reisende tryggere ved å sende ut proaktive varsler om reiseråd fra den virtuelle konsulenten. De reisende kan dessuten velge å heller chatte med en av Egencias reisekonsulenter.
  • Gjør det mulig å kontakte de reisende i nødssituasjoner. Hvis det skulle oppstå nødssituasjoner, er det svært viktig at du enkelt kan finne ut hvilke reiser og ansatte som er eller kan bli berørt. Med Egencia Traveler Tracker kan Travel Managers søke etter bestillinger basert på land, by eller region. Utvidede datafiltreringsfunksjoner gjør det mulig å søke etter navn og bestillinger hos ett eller flere flyselskaper ved å bruke informasjon om markedsførte flyselskaper og rutesamarbeid. Du kan laste ned rapportene for enkelt å utføre analyser, sende e-poster eller pushvarsler til reisende og motta lesebekreftelser.

Reduser stresset etter reisen

  • Gi de reisende muligheten til å gi tilbakemeldinger. Noe som er viktig med tanke på velferd, særlig i dag, er at de reisende føler seg hørt. Ved å sende ut en undersøkelse etter reisen kan de ansatte gi tilbakemeldinger med forslag til hvordan hele reiseprosessen kan gjøres enklere og tryggere.

    Det kan hende at de følte det var utrygt å ta kollektivtransport og ønsker en høyere dagspris for å kunne ta taxi eller privat transport. Det kan også hende at de foretrekker å fly med flyselskaper som sperrer av midtsetene. Denne typen data fra virkeligheten gjør det enklere å ta avgjørelser vedrørende reisepolicyen, slik at Travel Managers kan være sikre på at de oppfyller de reisendes behov.
  • Enklere reiseregningssystem. Reiseregninger er en av de største bekymringene til ansatte etter de har vært på forretningsreiser. Egencia har samlet alle bestillingsutgifter fra plattformen på ett sted, slik at hele prosessen blir enklere og mindre tidkrevende.
  • Enkel tilgang til reisedata. Traveler Tracker gjør at Travel Managers kan finne ut hvor de reisende befinner seg. Du kan se aktuelle bestillinger og reiseinformasjon for de neste 30 dagene, noe som gjør risikorapportering og kontaktsporing enklere. Med Traveler Tracker kan Travel Managers dessuten se på planlagte reiser for en bestemt datoperiode eller 30 dager frem i tid.
  • Gjør det enkelt å bruke tilgodebeløp og ubrukte billetter fra flyselskaper. Når reisende må endre eller avbestille flyreiser, skal det ikke være tungvint og vanskelig å få kuponger eller tilgodebeløp for ubrukte billetter. Egencia viser dessuten tilgodebeløpene i søkeresultatene, så det blir enkelt å bruke tilgodebeløp fra ubrukte billetter på nye bestillinger.

Ytterligere hjelp for å øke de reisendes velferd. På hvilke andre måter kan du hjelpe de ansatte med å tilpasse seg den nye forretningsreisebransjen? Travel Managers kan sende ut en undersøkelse og spørre de ansatte om å lage en liste, rangert etter viktighet, over hva bedriften kan gjøre for å ivareta sikkerheten og velferden deres. Her er noen alternativer:

  • Gratis pakker med personlig beskyttelsesutstyr. Hvis hygiene og helse er viktig for de ansatte, bør du vurdere å gi dem en pakke med personlig beskyttelsesutstyr før de reiser. Pakkene kan bestå av håndsprit, minst tre munnbind, desinfiserende våtservietter og en sikkerhetssjekkliste. I disse dager ser mange bedrifter på slike pakker som like normalt som å gi de reisende en laptop.
  • Gratis testing. Hvis en ansatt kommer tilbake fra en forretningsreise og er redd for å være smittet, kan bedriften tilby å betale for COVID-19-testen.
  • Kombinering av forretnings- og fritidsreiser. Forretningsreisende irriterer seg ofte over at de har så mange møter at de egentlig ikke får utforsket reisemålet. Ved å la de ansatte ta ut feriedager eller bli over helgen i forbindelse med forretningsreiser kan de senke skuldrene og se hva stedet har å by på.
  • Velferdsapper. I en GBTA-undersøkelse kom det frem at dårlig kost og mangel på trening var stressfaktorer for reisende. Vi har noen tips til hvordan du kan hjelpe de reisende med å ivareta helsen sin når de er på farten, og vi foreslår at du lager en liste over anbefalte velferdsapper og dekker eventuelle kostnader.
background-pillar-page-airstrip

Informer de ansatte om programmet for risikostyring

Vi har bygd inn kommunikasjonskanaler i mange av forslagene ovenfor, noe som er viktig
med tanke på å hjelpe de reisende, ettersom Travel Managers er nødt til å vite hva de
reisende trenger, for å oppfylle behovene deres.

Det er imidlertid også viktig å informere de ansatte kontinuerlig og på en tydelig
måte om fordelene som allerede er tilgjengelige i reiseprogrammet.

Nedenfor ser du informasjon som det er viktig at de reisende får, så de vet hva de har tilgang til:

Sikkerhetstips for reiser. Gi de reisende en sjekkliste de kan se på før reisen for å finne ut hvordan de ivaretar sin egen sikkerhet på turen. Her er noen eksempler på hva det kan være lurt å legge til på listen:

  • Sørg for at telefonen er godkjent for internasjonal roaming.
  • Slå på varsler i Egencia-appen.
  • Ta med håndsprit, munnbind og desinfiserende våtservietter eller pakken du har fått med personlig beskyttelsesutstyr.
  • Når det er smittefare, har FHI følgende anbefalinger:
    - Ha på munnbind på offentlige steder som flyplasser, togstasjoner og kollektivtransport.
    - Hold rundt 2 meters (omtrent to armlengder) avstand til andre, selv når du har på munnbind.
    - Unngå folkemengder.
    - Vask hendene ofte, i minst 20 sekunder, eller bruk håndsprit.
    - Unngå å ta deg selv på øyne, nese og munn.

Mobilapp. Appen vår gir de reisende muligheten til å bestille, administrere og se informasjon om forretningsreiser på telefonen. Send de reisende et varsel om å laste ned appen (tilgjengelig på Apple og Android) og en påminnelse om alt de kan gjøre med den, blant annet dette:

  • Få tilgang til reiseruter, kvitteringer og support.
    Med personlig tilpassede søk, enkel filtrering og en tydelig oversikt over tilgjengelige fasiliteter kan du enkelt endre eller avbestille reiser.
  • Sammenlign bakketransportalternativer, og finn ut hvordan det er best å komme seg dit du skal.
  • Få mer for pengene med spesialpriser på hoteller (opptil 70 % rabatt) og ekstra fasiliteter som kun er tilgjengelige via mobilappen.
  • Se og strømlinjeform betalinger med håndtering av reiseregninger og kvitteringer på mobil.
  • Få kontakt med reisekonsulenter raskt, når og hvor som helst, ved å klikke på Hjelp-knappen i appen.

Personlig sikkerhet. Enkelte reisemål har mer kriminalitet, for eksempel lommetyveri. Lag retningslinjer for å beskytte de forretningsreisende ved å gi dem tips til hvordan de kan passe på eiendelene sine, og hvordan de kan unngå usikre internettilkoblinger.

Bruk forretningsreisebyrået. Vi er her for å hjelpe Travel Managers ved å gi dem tilgang til kommunikasjonsverktøy, tips til relansering av reiseprogrammet og en samling av forretningsreiseløsninger for å sørge for at de reisende er fornøyde.

Samarbeid med riktig forretningsreisebyrå

Forretningsreisebyrået ditt er en stor del av strategien for de reisendes velferd. Et forretningsreisebyrå som ikke tilbyr mer enn en bestillingsapp, kommer til kort når de reisende trenger personlig hjelp. Et tradisjonelt forretningsreisebyrå uten praktiske digitale løsninger kan ikke gi de reisende funksjonene de trenger.

Egencia er en pålitelig kilde for alt dette – og mer. Kombinasjonen av medarbeidere, samarbeidspartnere og en global plattform for reiseadministrasjon i verdensklasse er årsaken til at International Data Corporation (IDC), som er ledende innen markedsanalyser for bransjene IT, telekommunikasjon og forbrukerteknologi, har utnevnt Egencia til bransjeleder innen skybaserte apper for bestilling av forretningsreiser.

Nå er det viktigere enn noensinne at reisende har tilgang til moderne digitale funksjoner samt uovertruffen support, for å optimalisere de reisendes velferd og sørge for at de har kontroll, er velinformerte og føler seg ivaretatt.

Er du på utkikk etter bedre løsninger for forretningsreiser? Ta kontakt med teamet vårt.