AMS er et globalt selskap som hjelper over 100 ledende foretak i over 90 land og på over 40 språk. I sitt daglige virke hjelper de både bedrifter og enkeltpersoner med å nå sitt fulle potensiale gjennom anskaffelse og administrering av talenter. AMS har over 4 000 ansatte over hele verden og leverer en særegen kombinasjon av løsninger for outsourcing og komplette konsulenttjenester. NØKKELRESULTATER

• online-andel: 89,9 %
• policyetterlevelse: 87,4 %
• spart med avtalepriser på fly og hotell: USD 70 000
• spart med onlinegebyr: USD 110 000

UTFORDRINGEN Ansatte i AMS reiser for å møte kunder eller delta i bestemte prosjekter. AMS ønsket en godkjenningsprosess som gjorde det mulig å godkjenne basert på prosjekter, kunder og interne reiser i stedet for at det bestandig skulle være mellomledernes ansvar. De ville også ha en prosess som ga dem muligheten til å oppgi en prosjektkode for hver reise, slik at det ble lettere for godkjennerne å få oversikt. Dette ville også gjøre det enklere for økonomiavdelingen å fordele utgiftene på de riktige prosjektene. LØSNINGEN Egencias reiseportal gir kundene fleksibilitet til å kunne tilpasse godkjenningsprosessen slik at den samsvarer med den enkelte bedrifts reisevaner. Man kan for eksempel be om godkjenning på alle reiser eller kun de som bryter med reisepolicyen. Egencia tilbyr også tjenester som godkjenning på flere nivåer, unntak for reiser i siste liten, kombinert godkjenning for produkter (fly, hotell, bil og tog) og policygrupper, ulike regler for innenlands- og utenlandsreiser og oversikt over reiser som venter på godkjenning for både godkjennerne og bedriftens Travel Manager. For å imøtekomme AMS’ behov implementerte Egencia en prosjektbasert godkjenningsprosess i april 2017. Reisende og reisebestillere kan velge det aktuelle prosjektet eller den aktuelle kunden på betalingssiden. Dette starter en godkjenningsprosess for både online- og offlinebestillinger. Godkjenningsforespørselen sendes automatisk til den ansvarlige godkjenneren for prosjektet eller kunden. Dersom en godkjenner er borte fra jobb, har man også muligheten til å utnevne en vikarierende godkjenner som kan ta seg av oppgaven mens den egentlige godkjenneren er borte. Egencias kunder har muligheten til å opprette så mange policygrupper som de selv ønsker. Du kan enkelt tildele en tilpasset reisepolicy til et bestemt team eller en enkeltperson. Kundene kan tilpasse kostgodtgjørelse, forkjøp og en rekke andre elementer, for eksempel kabinklasse og pris, for hver enkelt policygruppe. Reisende (og Egencias reisekonsulenter) kan se reisepolicyen med en gang den er på plass. På den måten vet alle hva som er lov og hva som ikke er lov før de bestiller. Hvis du har behov for å gjøre noen endringer, vil disse implementeres umiddelbart på tvers av alle bestillingskanalene (appen, reiseportalen og kundeservice). AMS har oppnådd 87,4 % policyetterlevelse og en online-andel på hele 89,9 % takket være Egencias tilpasningsdyktige forretningsreiseløsning.